Manual do Administrador

Visão Geral

Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi concebido de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia deixará explícito o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de forma randômica, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá perigo que uma informação anterior, que lhe seja prerrequisito, inexista nos sistemas. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.

2. Cadastro do Órgão

Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em Órgãos>Novo, conforme abaixo:

Em seguida, na tela Novo Órgão, preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil Administrador e selecione Administração>Órgãos:

Em seguida, na tela Órgãos, selecione o ícone de edição:

Preencha os dados cadastrais do Órgão na tela Alterar Órgão:

Ainda na tela Alterar Órgão, se for o caso, marque os Check Boxes referentes ao recebimento de processos e publicação de documentos, bem como anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. O Campo Formato da Numeração é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo na página Fórmula de Protocolo

2. 1 Fórmula de Protocolo

Incluir informações sobre publicações.

3. Cadastro de Unidades

As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no sistema SIP e posteriormente configurada no próprio SEI.

3. 1 Unidades no SIP

As unidades são cadastradas em duas etapas.

Primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em "Unidades>Nova", conforme abaixo:

Em seguida, na tela Nova Unidade, selecione o Órgão no qual vai cadastrar a unidade, informe a Sigla da Unidade e a Descrição da Unidade. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto! Anova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão ou Entidade.

Veja como fazer isso no link: Montar hierarquia.

Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no Sistema SEI. Para obter instruções de como fazer isso, clique em: Unidades no SEI.

Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades>Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de Ações:

3.2 Unidades no SEI

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Criação de hierarquia

Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizado no sistema SIP. É possível criar mais de uma hierarquia, uma vez que o sistema permite o operação com diversos órgãos. Dessa forma, deve-se criar uma hierarquia para cada órgão registrado no sistema. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: "Hierarquias>Nova", conforme abaixo:

Na tela Nova Hierarquia, preencha o Nome, a Descrição e a Data Inicial da nova hierarquia. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, siga para próxima sessão

Montar hierarquia

Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em "Hierarquias>Montar", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme demonstrado na tela a seguir:

Aguarde o sistema apresentar as ramificações das unidades já inseridas na hierarquia e proceda da seguinte forma:

1 - Caso a unidade seja "raiz", clique em Adicionar unidade, ou

2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:

Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente ao dirigente máximo do órgão ou entidade.

Informe os dados da tela Adicionar Unidade na Hierarquia e clique em salvar, conforme abaixo:

Existe também a possibilidade de atribuir um Coordenador à Unidade. Essa opção possibilita ao usuário selecionado atribuir permissões para qualquer usuário na unidade que ele esteja coordenando. Entretanto, ele próprio precisa ter permissão no perfil na unidade e este deve estar disponível aos coordenadores de unidade (ver opção no cadastro de perfil). Normalmente, somente o perfil Básico está disponível aos Coordenadores de Unidade.

Cadastro de Usuários

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para inclui um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione "Usuários>Novo", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos Sigla e o Nome do usuário. O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Se possível, utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. Outras possibilidades para o preenchimento do campo Sigla são: um código numérico como o CPF; as iniciais do nome; ou ainda, a mesma identificação do usuário no e-mail do órgão. No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

Pronto!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, siga na sessão abaixo.

Manter usuário no SIP

Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em "Usuários>Listar", conforme abaixo:

Em seguida, localize o usuário na lista de usuários apresentada e realize a operação desejada clicando num dos ícones de Ações (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou nos botões do canto superior direito da tela:

Manter usuário no SEI

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