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==Visão Geral==
==Visão Geral==
Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi concebido de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia deixará explícito o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de forma randômica, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá perigo que uma informação anterior, que lhe seja prerrequisito, inexista nos sistemas. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.
Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi criado de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia explica o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de modo não sequencial, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá risco que uma informação anterior, que seja pré-requisito, não exista no sistema. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.


==2. Cadastro do Órgão==
==2. Cadastro do Órgão==
Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em '''Órgãos>Novo''', conforme abaixo:
Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em '''Órgãos>Novo''', conforme abaixo:


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Em seguida, na tela '''Novo Órgão''', preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em '''Salvar''' no canto superior direito da tela.
Em seguida, na tela '''Novo Órgão''', preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em '''Salvar''' no canto superior direito da tela.


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Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil '''Administrador''' e selecione '''Administração>Órgãos''':
Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil '''Administrador''' e selecione '''Administração > Órgãos''':
 
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Em seguida, na tela '''Órgãos''', selecione o ícone de edição:
Em seguida, na tela '''Órgãos''', selecione o ícone de edição:
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Preencha as informações na tela '''Alterar Órgão''':
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O Campo '''Formato da Numeração''' é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo no tópico [[Manual do Administrador#2.1 Fórmula de Protocolo|2.1 Fórmula de Protocolo]]
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A tela abaixo será exibida:
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Preencha os dados cadastrais do Órgão na tela '''Alterar Órgão''':
Preencha as informações e clique em '''Salvar'''.


Ainda na tela '''Alterar Órgão''', marque os '''Check Boxes''' a serem utilizados, e anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela.


Ainda na tela '''Alterar Órgão''', se for o caso, marque os '''Check Boxes''' referentes ao recebimento de processos e publicação de documentos, bem como anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. O Campo '''Formato da Numeração''' é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo na página Fórmula de Protocolo
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===2.1 Fórmula de Protocolo===
===2.1 Fórmula de Protocolo===
Incluir informações sobre publicações.
As regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo '''Decreto 44.414, de 27 de setembro de 2013''' e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções estabelecidas neste decreto, bem como as que venham a ser objeto de regulamentação específica publicada pelo órgão central.
 
Composição do Número Único de Protocolo (NUP) a ser atribuído aos documentos (avulsos ou processos):
 
'''000000/000000/0000''' (16 dígitos)
 
 
O SEI permite criar algorítimo para a geração automática do número do Protocolo. No âmbito da Administração Estadual é adotado o NUP, cuja geração é realizada de acordo com a seguinte formulação:
 
'''SEI-SSPPPP/XXXXXX/AAAA'''
 
 
I – '''SEI''' é o conjunto fixo de letras que será utilizado por todos os processos autuados no Sistema Eletrônico de Informação;
 
II – '''SS''' é o número de identificação da secretaria ou órgão a ela vinculado;
 
III – '''PPPP''' é o número da unidade protocoladora;
 
IV – '''XXXXXX''' é a faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade protocoladora, reiniciada a cada ano;
 
V – '''AAAA''' é o ano de abertura do processo.
 
{{Box|tipo=aviso|texto=PARA CADASTRAR O CÓDIGO DA UNIDADE PROTOCOLADORA, QUE CORRESPONDE AO CÓDIGO SSPPPP NA FIGURA ACIMA, PREENCHA O CAMPO "CÓDIGO SEI" DA TELA "ALTERAR UNIDADE" SEGUINDO AS INSTRUÇÕES DA PAGINA UNIDADES NO SEI.}}
 
O SEI pode ser programado para a geração do NUP, para tal, o SEI oferece uma linguagem simples de programação e variáveis pré estabelecidas que podem ser utilizadas na codificação da fórmula. A codificação da fórmula é introduzida no SEI através do campo '''Formato da Numeração''' da tela '''Alterar Órgão.''' A codificação utilizada para a geração do NUP, no âmbito da Administração Estadual, é a seguinte:
 
 
'''''SEI-@cod_unidade_sei_06d@=@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@/@ano_4d@'''''
 
 
As seguintes variáveis foram utilizadas na formulação:
 
'''''SEI-@cod_unidade_sei_06d@''' ->  variável referente a código da unidade protocoladora, esse código deve ser preenchido com campo "Código SEI" nas telas de cadastro das unidades.''
 
'''''@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@''' -> variável referente ao número sequencial do protocolo, reiniciado anualmente.''
 
'''''@ano_4d@''' -> variável ano.''
 
{{Box|tipo=dica|texto=A QUANTIDADE DE DÍGITOS DE CADA VARIÁVEL É PARAMETRIZÁVEL, POR MEIO DA NUMERAÇÃO QUE APARECE AO FINAL DE CADA VARIÁVEL.}}
 
Outro elemento utilizado na fórmula do NUP, são os caracteres utilizados na separação das variáveis. Esses caracteres são introduzidos diretamente na fórmula sem nenhum tratamento especial. No caso da fórmula do NUP, foram utilizados os caracteres'''"-'''"e"'''/'''", porém outros caracteres podem ser utilizados.
 
As variáveis pré formatadas no SEI, que podem ser utilizadas na programação do código gerador do número do protocolo, podem ser consultadas na opção '''Ajuda,''' na tela '''Alterar Órgão''', conforme imagem:
 
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===3. Cadastro de Unidades===
==3. Cadastro de Unidades==
As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no '''sistema SIP''' e posteriormente configurada no próprio '''SEI'''.
As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no '''sistema SIP''' e posteriormente configurada no próprio '''SEI'''.


===3.1 Unidades no SIP===
===3.1 Unidades no SIP===
As unidades são cadastradas em duas etapas.
As unidades são cadastradas em duas etapas, primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para isso, entre no '''SIP''' com perfil de Administrador e clique em '''"Unidades > Nova"''', conforme abaixo:


Primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no '''SIP''' com perfil de Administrador e clique em '''"Unidades>Nova"''', conforme abaixo:
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Em seguida, na tela '''Nova Unidade''', selecione o '''Órgão''' onde a unidade será cadastrada, informe a '''Sigla''' e a '''Descrição''' e clique em '''Salvar''' no canto superior direito da tela.


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Em seguida, na tela '''Nova Unidade''', selecione o '''Órgão''' no qual vai cadastrar a unidade, informe a '''Sigla da Unidade''' e a '''Descrição da Unidade'''. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.
'''Pronto'''! A nova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão.


Veja como fazer isso no tópico [[Manual do Administrador#4.1 Montar hierarquia|4.1 Montar hierarquia]]


'''Pronto'''! Anova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão ou Entidade.
Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no '''Sistema SEI'''. Para obter instruções de como fazer, clique em: '''Unidades no SEI'''.


Veja como fazer isso no link: '''Montar hierarquia.'''
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Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no '''Sistema SEI'''. Para obter instruções de como fazer isso, clique em: '''Unidades no SEI'''.


Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades>Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua '''Sigla''', ou algum fragmento do nome no campo '''Descrição'''. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de '''Ações''':
Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em '''"Unidades > Listar"'''. Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua '''Sigla''', ou algum fragmento do nome no campo '''Descrição'''. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de '''Ações''':


===3.2 Unidades no SEI===
===3.2 Unidades no SEI===
Primeiramente, faça o '''login''' no sistema SEI com o perfil Administrador. Além disso, para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no sistema SIP. Para ver as instruções de como cadastrar unidades no sistema SIP, clique neste link: '''''Cadastro de Unidades'''''. Para manter as unidades no '''sistema SEI''', entre em "'''Administração>Unidades>Listar'''", conforme figura abaixo:
Faça o '''login''' no SEI com o perfil Administrador.  
 
Para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no SIP.
 
Para ver as instruções de como cadastrar unidades no SIP, clique no tópico [[Manual do Administrador#3.%20Cadastro%20de%20Unidades|3. Cadastro de Unidades]]
 
Para manter as unidades no '''sistema SEI''', entre em "'''Administração > Unidades > Listar'''", conforme figura abaixo:
 
[[Arquivo:Image18.png]]
 
 
O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, a localize na lista, você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na '''Descrição'''. A manutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das '''Ações.'''
 
[[Arquivo:Image20.png]]
 
 
Agora, clique no ícone '''"Alterar Unidade"''', da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:
 
1) O código da unidade que será utilizado na composição do '''Número Único de Protocolo - NUP''';
 
2) Endereço da Unidade, esses dados compõem o cabeçalho dos documentos.
 
3) O endereço de e-mail da unidade para envio de e-mails pelo sistema; e
 
4) Funções da unidade.


Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Na tela abaixo preencha o campo '''SEI''', que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:


O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, encontre-a na lista. Você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na '''Descrição'''. Amanutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das '''Ações.'''


[[Arquivo:Image21.png]]


Agora, clique no ícone "Alterar Unidade", da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:


1) O código da unidade que será utilizado na composição do '''Número Único de Protocolo - NUP''', se tratar-se de unidade do Poder Executivo Federal;
Em seguida insira os dados de endereço da unidade:


2) Os dados do endereço da Unidade. Esses dados compõem o cabeçalho dos documentos conforme preconizado pelo Manual de Redação da Presidência da República;
[[Arquivo:Image22.png]]


3) O(s) endereços de e-mail do(s) usuário(s) autorizados a enviar e-mails pelo sistema; e


4) Tipo de unidade.


Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Nesta tela está em destaque o campo Número SEI, que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:
Agora, insira o e-mail que será utilizado como remetente para envio a partir do SEI. Orientamos que sejam incluídos e-mails institucionais neste campo. Podem ser adicionados quantos e-mail forem necessários.




Em seguida insira os dados do endereço da unidade:
[[Arquivo:Image24.png]]


Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "'''Salvar'''" no canto superior direito da tela.


Agora, insira os e-mails que serão utilizados como remetentes para enviar e-mails pelo SEI. Nada impede que seja utilizado um e-mail institucional da unidade para esse fim.




Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "Salvar" no canto superior direito da tela.
[[Arquivo:Image26.png]]




'''Pronto'''!!! Aunidade já está disponível para utilização no sistema SEI. Porém, como observação final, uma funcionalidade importante, indiretamente ligada às unidades, é a assinatura de documentos. O SEI, em regra, não é personalizado. Ou seja, todos os usuários de um mesmo perfil tem as mesmas prerrogativas, inclusive a de assinar documentos. No SEI, o '''qualificador''' do servidor que assina um documento não está vinculado ao usuário, mas à unidade à qual o usuário está cadastrado. Em outras palavras, '''é necessário associar os qualificadores utilizados nas assinaturas às respectivas unidades.''' Para fazer essa associação, veja o link '''''Assinatura das Unidades'''''.
{{Box|tipo=aviso|texto=Por hora, as funções  "Arquivamento" e "Ouvidoria" não estão sendo utilizadas.}}


{{Box|tipo=dica|texto=Entenda-se por qualificador o cargo, a função, a profissão, a descrição de uma atividade ou outro adjetivo vinculado ao usuário que assina um documento. Exemplos: Engenheiro, Coordenador-Geral, Fiscal da Obra, Supervisor do Contrato.}}


==Criação de hierarquia==
'''Pronto'''!!! A unidade já está disponível para utilização no sistema SEI.
Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizado no sistema SIP. É possível criar mais de uma hierarquia, uma vez que o sistema permite o operação com diversos órgãos. Dessa forma, deve-se criar uma hierarquia para cada órgão registrado no sistema. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: "Hierarquias>Nova", conforme abaixo:


==4. Criação de hierarquia==
Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizada no sistema SIP. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: '''"Hierarquias > Nova"''', conforme abaixo:


Na tela '''Nova Hierarquia''', preencha o '''Nome''', a '''Descrição''' e a '''Data Inicial''' da nova hierarquia. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.
[[Arquivo:Image27.png]]




'''Pronto'''!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, siga para próxima sessão
Na tela '''Nova Hierarquia''', preencha o '''Nome''', a '''Descrição''' e a '''Data Inicial''' da nova hierarquia. Em seguida, clique em '''Salvar''' no canto superior direito da tela.


===Montar hierarquia===
[[Arquivo:Image28.png|503x503px]]
Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em "Hierarquias>Montar", conforme abaixo:




O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme demonstrado na tela a seguir:
 
'''Pronto'''!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, continue para próxima sessão.
 
===4.1 Montar hierarquia===
Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em '''"Hierarquias > Montar'''", conforme abaixo:
 
[[Arquivo:Image29.png]]
 
 
O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme tela abaixo:
 
[[Arquivo:Image30.png]]
 




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2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:
2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:


Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente ao dirigente máximo do órgão ou entidade.
Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente a hierarquia máxima do órgão.
 
[[Arquivo:13.png]]
 
 
 
Informe os dados na tela '''Adicionar Unidade na Hierarquia''' e clique em '''Salvar''', conforme abaixo:
 
[[Arquivo:14.png]]
 
'''Pronto'''!!! A unidade foi incluída na hierarquia do órgão.
==5. Cadastro de Usuários==
O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para incluir um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione '''"Usuários > Novo"''', conforme abaixo:
 
[[Arquivo:Image34.png]]
 
O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos '''Sigla''' e o '''Nome do usuário'''. O campo '''Sigla''' deve ser preenchido com a identificação do usuário na rede do órgão (login), isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação através da mesma senha utilizada para acessar a rede.
 
[[Arquivo:15.png|590x590px]]
 
 


Após o preenchimento, clique no botão '''Salvar''' no canto superior da tela.




Informe os dados da tela '''Adicionar Unidade na Hierarquia''' e clique em salvar, conforme abaixo:
'''Pronto'''!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, continue para a próxima sessão.
===5.1 Manter usuário no SIP===
Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em '''"Usuários > Listar"''', conforme abaixo:


[[Arquivo:Imag37.png]]


Existe também a possibilidade de atribuir um Coordenador à Unidade. Essa opção possibilita ao usuário selecionado atribuir permissões para qualquer usuário na unidade que ele esteja coordenando. Entretanto, ele próprio precisa ter permissão no perfil na unidade e este deve estar disponível aos coordenadores de unidade (ver opção no cadastro de perfil). Normalmente, somente o perfil Básico está disponível aos Coordenadores de Unidade.
Em seguida, localize o usuário na listagem apresentada, pesquise pela '''"Sigla e/ou Nome"''' (pode ser por parte da sigla ou do nome) e realize a operação que desejar, clicando nos ícones de '''Ações''' ''Bloquear, Consultar, Alterar, Acessos, Desativar ou Excluir Usuários'', ou nas opções disponíveis no canto superior, direito, da tela:


==Cadastro de Usuários==
[[Arquivo:Imag42.png]]
O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para inclui um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione "Usuários>Novo", conforme abaixo:


{{Box|tipo=dica|texto=PARA GERAR UMA LISTAGEM DE USUÁRIOS, SELECIONE OS USUÁRIOS E CLIQUE EM "IMPRIMIR"}}


O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos Sigla e o Nome do usuário. O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Se possível, utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. Outras possibilidades para o preenchimento do campo Sigla são: um código numérico como o CPF; as iniciais do nome; ou ainda, a mesma identificação do usuário no e-mail do órgão. No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.
===5.2 Manter usuário no SEI===
O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, conforme instruções do link: '''Cadastro de Usuários'''. Após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário, conforme o link '''''Permissões de Usuários'''''. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI.


Para manter usuários no SEI, entre no sistema com perfil de administrador e clique em "'''Administração > Usuários > Listar'''", conforme abaixo:


'''Pronto'''!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, siga na sessão abaixo.
[[Arquivo:Imag43.png]]


===Manter usuário no SIP===
Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em "Usuários>Listar", conforme abaixo:


Em seguida, localize o usuário na lista de usuários apresentada e realize a operação desejada clicando num dos ícones de '''Ações''' (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou nos botões do canto superior direito da tela:
O sistema apresentará a lista de usuários cadastrados. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função '''Pesquisa''', conforme demostrado na figura abaixo. Efetue as operações ''Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir Usuários'', clicando no ícone da Ação correspondente.


[[Arquivo:Imag45.png]]


'''Observação importante''': em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresente mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário". Nese caso, para implementar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário. Veja como excluir as permissões em Permissões de usuários. Após a alteração, não esqueça de reatribuir as permissões.
Para alterar informações do cadastro do usuário, clique no ícone da ação '''Alterar Usuário''', a tela abaixo será exibida:


===Manter usuário no SEI===
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'''IMPORTANTE''': é necessário complementar os dados do usuário no SEI com o respectivo CPF. ''O CPF é utilizado para validar a assinatura por certificação digital.''


O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, conforme instruções do link: Cadastro de Usuários. Após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário, conforme o link Permissões de Usuários. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI.


Para manter usuários no SEI, entre no sistema com perfil de administrador e clique em "Administração>Usuários>Listar", conforme abaixo:


Na tela a seguir, altere as informações do usuário e clique em "'''Salvar'''"


O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na figura abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir Usuários, clicando no ícone da Ação correspondente.
[[Arquivo:Image47.png]]




Para informar ou alterar o CPF, clique no ícone da ação Alterar Usuário, conforme detalhado na figura acima. O sistema apresentará a tela Alterar Usuáriocorrespondente ao usuário selecionado, na qual deverá ser preenchido ou alterado o campo CPF. Após, clique em "Salvar" no canto superior direito da tela.
Após, clique em "'''Salvar'''" no canto superior direito da tela e as alterações serão realizadas.


==Permissões de Usuários==
==6. Permissões de Usuários==
Após atribuir a permissão, entre no sistema SEI, com perfil administrador, e complemente os dados do usuário. Veja como realizar essa operação no link Manter usuário no SEI.
Após atribuir a permissão, entre no sistema SEI, com perfil administrador, e complemente os dados do usuário. Veja como realizar essa operação no link '''Manter usuário no SEI.'''


Atela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. O sistema já vem configurado com os seguintes perfis:
A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. O sistema já vem configurado com os seguintes perfis:


'''Básico''' permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas)
* '''Básico''' permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas)


'''Administrador''' permissão para configurar itens de negócio do sistema
* '''Administrador''' permissão para configurar itens de negócio do sistema


'''Arquivamento''' permissão para executar funções específicas da área de Arquivo
* '''Arquivamento''' permissão para executar funções específicas da área de Arquivo


'''Informatica''' permissão para configurar itens técnicos do sistema (Habilita a opção Infra no menu para enxergar os logs no SEI)
* '''Informatica''' permissão para configurar itens técnicos do sistema (Habilita a opção Infra no menu para enxergar os logs no SEI)


'''Inspeção''' permissão para executar funções específicas de inspeção
* '''Inspeção''' permissão para executar funções específicas de inspeção


'''Ouvidoria''' permissão para executar funções específicas de ouvidoria
* '''Ouvidoria''' permissão para executar funções específicas de ouvidoria


É possível criar novo perfil no sistema, atribuindo-lhe exatamente as funções que lhe será permitido executar. Veja como criar um novo perfil no link '''Manter Perfil'''.
É possível criar novo perfil no sistema, atribuindo-lhe exatamente as funções que lhe será permitido executar. Veja como criar um novo perfil no link '''Manter Perfil'''.


É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas
É possível associar a um usuário vários perfis e unidades.  
 
{{Box|tipo=aviso|texto=TODO USUÁRIO DO SISTEMA DEVE TER AO MENOS UMA PERMISSÃO (BÁSICA), MESMO OS USUÁRIOS COM PERFIL DE ADMINISTRADOR. ENQUANTO NÃO LHE FOR ATRIBUÍDA PERMISSÃO, O SISTEMA SIP NÃO COMPARTILHARÁ SEUS DADOS COM O SISTEMA SEI. O USUÁRIO SEM PERMISSÃO NÃO TERÁ ACESSO AO SISTEMA SEI.}}
 
Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione "'''Permissões > Nova'''":
 
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'''Importante''': todo usuário do sistema deve ter ao menos uma permissão (Básica), mesmo os usuários com perfil de Administrador. Enquanto não lhe for atribuída permissão, o sistema SIP não compartilhará seus dados com o sistema SEI. Em outras palavras, o usuário sem permissão não terá acesso ao sistema SEI.


Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione "'''Permissões>Nova'''":
Em seguida preencha os campos ''Sistema, Órgão na Unidade, Unidade, Órgão do Usuário, Usuário e Perfil'', conforme orientado na figura abaixo. Após, clique no botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. Repita a operação para adicionar outras unidades e/ou perfis.


[[Arquivo:Imag49.png]]


Em seguida preencha os campos Sistema, Unidade, Usuário e Perfil, conforme orientado na figura abaixo. Após, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.




'''Para excluir uma permissão'''
'''Para excluir uma permissão'''


Para excluir uma permissão, selecione "'''Permissões>Administradas'''":
Para excluir uma permissão, selecione "'''Permissões > Administradas'''":
 
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O sistema apresentará a tela '''Pemissões Administradas'''. Nessa tela utilize uma das formas de pesquisa para verificar as permissões correspondentes, é possível realizar filtros conforme os parâmetro(s) de pesquisa informados, porém, preenchendo os campos conforme indicado no exemplo, serão listadas todas as permissões disponíveis para o usuário, no órgão.


O sistema apresentará a tela '''Pemissões Administradas'''. Nessa tela, utilize uma das formas de pesquisa para selecionar as permissões correspondentes:
[[Arquivo:17.png]]




O sistema apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem ao(s) parâmetro(s) de pesquisa informados. No exemplo, foi preenchido o campo para pesquisa '''Perfil = Administrador'''. O sistema apresentou todos os usuários com o perfil '''Administrador'''. Para excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) e clique no ícone '''Excluir Permissão''' da linha correspondente.




Para excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) e clique no ícone '''Excluir Permissão''' da linha correspondente.


===Manter Perfil===
[[Arquivo:Imag58.png]]
 
===6.1 Manter Perfil===
Manter Perfil é a funcionalidade do sistema SIP que permite ativar ou desativar as funcionalidades correspondentes a cada perfil no sistema SEI. Por meio do Manter Perfil é possível também criar novos perfis e alterar ou desativar os existentes.  
Manter Perfil é a funcionalidade do sistema SIP que permite ativar ou desativar as funcionalidades correspondentes a cada perfil no sistema SEI. Por meio do Manter Perfil é possível também criar novos perfis e alterar ou desativar os existentes.  


Para acessar a funcionalidade, entre no sistema SIP com perfil Administrador, e selecione uma das opções, conforme abaixo:
Para acessar a funcionalidade, entre no sistema SIP com perfil Administrador, e selecione uma das opções, conforme abaixo:


[[Arquivo:18.png]]
É recomendável selecionar a opção '''Listar''', que mostrará os perfis existentes no sistema, bem como os ícones com as funcionalidades disponíveis para fazer a gestão de perfis:
[[Arquivo:Image64.png]]


É recomendável selecionar a opçã o Listar, que mostrará os perfis existentes no sistema, bem como os ícones com as funcionalidades disponíveis para fazer a gestão de perfis:




Linha 203: Linha 343:
'''Ouvidoria''' - permissão para executar funções específicas de ouvidoria.
'''Ouvidoria''' - permissão para executar funções específicas de ouvidoria.


É recomendável que seja clonado um dos perfis já existentes, cujas funcionalidades sejam as mais próximas possível do perfil que se deseja criar. No exemplo abaixo, iremos clocar o perfil '''Administrador''' para criar o perfil '''Administrador Treinamento'''. Para isso, clique no ícone '''Clonar''' do perfil '''Administrador''':
[[Arquivo:Image65.png]]


E as funcionalidades disponíveis para a gestão de perfis são as mostradas na figura abaixo:


Na tela '''Clonar Perfil''', informe o nome do novo perfil, '''Administrador Treinamento''', e clique no botão '''Clonar''':


Para entender como funciona a gestão dos perfis, segue o roteiro para criar um novo perfil. Primeiramente, é recomendável que seja clonado um dos perfis já existentes, cujas funcionalidades sejam as mais próximas possível do perfil que se deseja criar. Neste exemplo, vamos clocar o perfil '''Administrador''' para criar o perfil '''Administrador de Unidade'''. Dessa forma clique no ícone '''Clonar''' do perfil '''Administrador''':
[[Arquivo:Imag66.png]]




Na tela '''Clonar Perfil''', informe o nome do novo perfil, '''Administrador de Unidade''', e clique no botão '''Clonar''':
'''Pronto'''! O perfil clonado foi criado. Para alterar a descrição do novo perfil, clique no ícone '''Alterar Perfil''':


[[Arquivo:Imag69.png]]


Se tudo correu a contento o perfil clonado foi criado. Clique no ícone '''Alterar Perfil''' para alterar a descrição do novo perfil:
Na tela '''Alterar Perfil''', informe a descrição do novo perfil e clique em '''Salvar''':


[[Arquivo:Image77.png]]


Na tela '''Alterar Perfil''', informe a descrição do novo perfil e clique em '''Salvar''':




O próximo passo é entrar em '''Montar Perfil''' e atribuir as funcionalidades desejadas para o novo perfil.
O próximo passo é entrar em '''Montar Perfil''' e atribuir as funcionalidades desejadas para o novo perfil.


[[Arquivo:Imag71.png]]
No nosso exemplo, serão ativadas apenas as funcionalidades correspondentes aos '''Cargos e Funções das Assinaturas da Unidades'''. As funcionalidades estão dispostas em ordem alfabética. No SIP, as funcionalidades são conhecidas pelo nome '''Recursos'''. Percorra cada uma das páginas de recursos e desative todos os recursos, exceto os correspondentes às funcionalidades que deseja. Você pode utilizar o '''Check box''' '''Perfil''' do cabeçalho para ativar ou desativar todas os recursos da página a um único clique.
[[Arquivo:Imag72.png]]
Percorra as páginas de recursos até encontrar as funcionalidades que deseja atribuir ao perfil, e desative as demais. Não esqueça de clicar no botão '''Salvar''' a cada página percorrida. Ao encontrar os recursos correspondentes às funcionalidades desejadas, ative-os clicando nos check boxes correspondentes, como no exemplo abaixo:
[[Arquivo:Imag74.png]]
Para verificar o resultado da criação do novo perfil, atribua o perfil '''Administrador Treinamento''' a um usuário. Veja como atribuir perfis a usuários na página '''''Permissões de Usuários'''''. Verifique o resultado entrando no sistema SEI com algum usuário que tenha o perfil "'''Administrador Treinamento".'''
[[Arquivo:Imag75.png]]
{{Box|tipo=dica|texto=O PERFIL CRIADO NÃO ESTÁ RESTRITO APENAS À UNIDADE À QUAL O USUÁRIO ESTÁ VINCULADO. NO EXEMPLO, O USUÁRIO QUE ESTIVER COM ESSE PERFIL TERÁ ACESSO A PERMISSÃO PARA DEFINIR OS CARGOS E FUNÇÕES UTILIZADOS NAS ASSINATURAS DE QUAISQUER UNIDADES.}}
===6.2 Coordenadores de Unidades===
Este perfil permite que o usuário realize gestão das unidades, onde receber permissão para tal. Para isso, no SIP vá em '''Unidades > Coordenadores:'''
[[Arquivo:Imag218.png]]
A tela '''Coordenadores de Unidade''' será exibida. Para Listar as permissões já atribuídas, siga os passos descritos na imagem, ou clique em '''Novo''', para Adicionar Permissões:
[[Arquivo:Imag219.png]]
Ao clicar no botão '''Novo''' a tela '''Novo Coordenador de Unidade''' será exibida, preencha as informações e clique em '''Salvar'''.
[[Arquivo:Imag220.png|820x820px]]
==7. Administração SEI==
===7.1 Assinatura das Unidades===
Esta funcionalidade permite que o usuário assine documentos, conforme o cargo/função que está sendo exercida em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como Coordenador, em uma unidade e Fiscal em outra. A listagem apresentada na tela '''Assinatura de Unidades > Pesquisar''', apresenta todos os cargos disponíveis para atribuição em uma unidade.
[[Arquivo:Imag78.png]]
Caso não exista o cargo/função pretendidos é possível a criação de novos. No clique do botão '''Adicionar''', o usuário cadastrará uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e a unidade.
[[Arquivo:Imag79.png]]
Para listar as unidades existentes, o usuário deverá clicar no ícone '''Selecionar Unidades'''. O usuário poderá indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar a unidade, basta clicar no ícone '''Remover Unidades Selecionadas''' . Após o preenchimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão '''Salvar.'''
[[Arquivo:Imag82.png]]
===7.2 Assuntos===
A tela abaixo, lista a tabela de assuntos relacionados aos processos e documentos.
[[Arquivo:Image93.png]]
Se a tabela já existe, basta clicar em '''Ações''' > '''Assuntos da Tabela''' e incluir o Novo Assunto desejado.
[[Arquivo:Image90.png]][[Arquivo:Imag92.png]][[Arquivo:Imag93.png|181x181px]]
Ao clicar em '''Novo Assunto''', a tela abaixo, será exibida:
[[Arquivo:Imag96.png]] 
Se a tabela ainda não existe o usuário administrador poderá incluí-la. Para isso, na tela '''Tabela de Assuntos,''' clique em '''Nova''':
[[Arquivo:Imag97.png]]
A tela '''Nova''' '''Tabela de Assuntos''', será exibida, entre com as informações requeridas e clique em '''Salvar'''.
[[Arquivo:Imag98.png]]
'''Pronto'''! A tabela de Assuntos foi criada.
O SEI permite que o usuário cadastre a temporalidade do documento. De acordo com os objetivos imediatos, frequência de uso ou em função do seu valor, cabe ao usuário classificá-lo em corrente, intermediário ou permanente em conformidade com as classificações informadas pelo Arquivo Público.
{{Box|tipo=dica|texto=NO CADASTRO DE NOVOS ASSUNTOS, O USUÁRIO DEVE SEGUIR AS CLASSIFICAÇÕES INDICADAS NO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO PODER EXECUTIVO DO ESTADO DO RJ, CONFORME APROVADO PELO DECRETO ESTADUAL Nº 44.012, DE 02 DE JANEIRO DE 2013.}}
'''Arquivo corrente'''
Conjunto de documentos com valor primário administrativo, estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execução das atividades, mantidos junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.
'''Arquivo Intermediário'''
Conjunto de documentos com valor primário probatório (legal ou fiscal), originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente e que aguardam em depósitos de armazenamento temporário sua destinação final.
'''Arquivo permanente'''
Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor secundário, recolhidos dos arquivos correntes ou intermediários.
===7.3 Cidades===
A tela abaixo, lista as cidades, de acordo com o código IBGE, sendo possível editá-las ou excluí-las. Para acessá-la, vá em '''Administração > Cidades'''
[[Arquivo:Imag90.png]]
O SEI permite que o usuário cadastre uma nova cidade, onde é necessário identificar o código IBGE. '''''As informações sobre latitude, longitude e capital são facultativas'''''. Os códigos estão disponiveis no link: https://www.ibge.gov.br/explica/codigos-dos-municipios.php
[[Arquivo:Imag99.png]]
Para listar as cidades existentes, vá em '''Administração > Cidades > Listar.''' Clique nos ícones disponiveis para consulta, alteração ou exclusão de cidades.
[[Arquivo:Imag100.png]]
===7.4 Critérios de Controle Interno===
A tela abaixo, lista os critérios de controles internos, sendo possível editá-los ou excluí-los.
[[Arquivo:Imag101.png]]
O SEI permite que o usuário cadastre um novo critério de controle interno. A cada novo critério o usuário poderá relacionar Unidades, Órgãos, Processos e Documentos que serão controlados, ao clicar em '''Administração > Critérios de Controle Interno > Novo,''' a tela abaixo será exibida.
[[Arquivo:Imag103.png]]
O usuário poderá fazer as seleções de acordo com as listas pré-definidas no SEI.
===7.5 Editor===
====7.5.1 Modelos de Documentos====
Na tela abaixo, o usuário poderá gerir Modelos de Documentos de acordo com as necessidades do Órgão e padrões definidos de layout. No menu principal, com perfil Administrador, vá em '''Administração > Editor > Modelos''':
[[Arquivo:Imag104.png]]
Clique em '''Novo''' para adicionar um novo Modelo de Documento:
[[Arquivo:Imag105.png]]
Após criar um modelo novo, o usuário precisa criar as seções que montam a estrutura do Modelo. Algumas seções podem receber informações dinâmicas ou somente leitura. Outras são pré-definidas pelo SEI, como cabeçalho, principal, rodapé e assinatura. O usuário poderá também organizar a ordem das seções enumerando-as conforme o tipo de layout do documento, para isso clique no ícone '''Seções do Modelo''', conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag109.png]]
Utilize os ícones disponíveis para ''Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir'' uma Seção, conforme a necessidade.
[[Arquivo:Imag110.png]]
Um modelo poderá ficar desativado. Para reativá-lo basta clicar na opção '''Reativar''' e escolher o(s) modelo(s) que poderão ficar disponíveis novamente para os usuários.
====7.5.2 Estilos de formatação====
O SEI também possibilita que o usuário cadastre Estilos de formatação de textos, para isso vá em '''Administração > Editor > Estilos''', conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag111.png]]
A tela a seguir será exibida:
[[Arquivo:Imag112.png]]
Para criar um novo estilo clique no botão '''Novo''':
[[Arquivo:Image113.png]]
====7.5.3 Tarjas de assinatura====
No SEI, as tarjas da assinatura eletrônica apostas nos documentos assinados e as instruções de validação da autenticidade do documento também podem ser configuradas. Para fazer a configuração das tarjas de assinatura vá em: '''Administração > Editor > Tarjas de Assinatura''':
[[Arquivo:Imag113.png]]
Na tela de visualização das tarjas, selecione a ação a ser efetuada, ''Consultar ou Altera''r Tarja:
[[Arquivo:Imag115.png]]
{{Box|tipo=aviso|texto=NÃO É POSSÍVEL ADICIONAR NOVAS TARJAS.}}
'''Configuração das tarjas de assinaturas'''
Para realizar alterações nas tarjas, clique no ícone ''Alterar'', a tela abaixo será exibida.
[[Arquivo:Imag119.png]]
{{Box|tipo=aviso|texto=O NOME DA TARJA NÃO PODE SER ALTERADO.}}
'''Variáveis disponíveis:'''
Para visualizar as variáveis existentes no SEI, que podem ser utilizadas na elaboração do conteúdo das assinaturas, clique no ícone '''''Ajuda''''', conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag118.png]]
====7.5.4 Formatos de imagens permitidos====
O SEI permite que o usuário, com o perfil de Administrador, cadastre formatos de imagens permitidas para serem utilizadas no editor de texto do SEI, para isso vá em '''Administração > Formatos Permitidos.'''
[[Arquivo:Imag120.png]]
Para Adicionar um novo formato de imagem, clique em '''Novo''' conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag121.png]]
Para exibir os tipos de formatos permitidos, vá em '''Administração > Formatos Permitidos > Listar''', ou utilize as opções disponíveis, conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag122.png]]
===7.6 E-mails do Sistema===
????
===7.7 Extensões de Arquivos Permitidas===
Na tela abaixo, o usuário poderá visualizar as extensões permitidas já cadastradas no SEI para arquivos externos. Vá em '''Administração > Extensões de Arquivos Permitidas:'''
[[Arquivo:Imag123.png]]
Na opção: '''Administração > Extensões de Arquivos Permitidas > Listar''', são exibidas todas as extensões permitidas, para upload de arquivos no SEI. Para inclusão de novas extensões, clique em '''Nova''', ou utilize as opções disponíveis, conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag125.jpg]]
===7.8 Grupos de E-mail Institucionais===
O SEI permite envio a grupos de E-mails. O usuário poderá adicionar novos grupos de E-mails, se necessário. Para isso, vá em '''Administração > Grupos Institucionais > E-mail:'''
[[Arquivo:Imag126.png]]
Clique no botão '''Novo''' e a tela abaixo será exibida:
[[Arquivo:Imag127.png]]
Para gerenciar os grupos existentes, vá em '''Administração > Grupos Institucionais > Listar,''' os grupos serão listados, utilize as opções disponíveis, conforme necessário.
[[Arquivo:Imag128.png]]
===7.9 Hipóteses Legais===
O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso dos processos e documentos (sigiloso ou restrito), para isso, no menu principal vá em '''Administração > Hipóteses Legais:'''
[[Arquivo:Imag129.png]]
Na tela '''Administração > Hipóteses Legais > Listar,''' serão exibidas todas as hipóteses legais, já cadastradas no SEI. Pode ser adicionada uma '''Nova''' Hipótese ou utilizadas as opções disponíveis nos ícones correspondentes, conforme tela abaixo:
[[Arquivo:Imag130.png]]
Para adicionar Nova Hipótese Legal, vá em '''Administração > Hipóteses Legais > Nova''', a tela abaixo será exibida:
[[Arquivo:Imag131.png]]
===7.10 Histórico===
O Usuário, com perfil de Administrador, poderá acrescentar na opção ''Consultar Andamento'', o histórico (completo ou resumido) relacionado as ações realizadas no processo. Para isso, no menu principal, vá em '''Administração > Histórico:'''
[[Arquivo:Imag133.png]]
A tela '''Configuração do Histórico''' será exibida:
[[Arquivo:Imag135.png]]
===7.11 Novidades===
O SEI permite que o usuário administrador adicione Novidades relacionadas ao sistema, para isso no menu principal, vá em '''Administração > Novidades:'''
[[Arquivo:Imag137.png]]
A tela abaixo será exibida, clique em '''Nova''' para adicionar novidades, ou utilize as opções disponíveis nos botões:
[[Arquivo:Imag138.png|685x685px]]
Ao clicar em '''Nova''' a tela '''Nova Novidade''' será exibida. Após editar as informações é preciso clicar no botão '''Liberar,''' para que a novidade seja disponibilizada.
[[Arquivo:Imag139.png]]
{{Box|tipo=dica|texto=PARA VISUALIZAR AS NOVIDADES BASTA QUE O USUÁRIO COM QUALQUER PERFIL CLIQUE NO ÍCONE "NOVIDADES" NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA TELA DO SEI.}}
[[Arquivo:Imag140.png]]
===7.12 Países===
Nesta opção, o usuário administrador poderá adicionar Países na lista do sistema. Para isso, vá em '''Administração > Países:'''
[[Arquivo:Imag143.png]]
Ao clicar na opção '''Novo''', a tela '''Novo País''' será exibida:
[[Arquivo:Imag142.png]]
Ao clicar na opção '''Listar''',  a tela Países será exibida, para alterar clique em '''Alterar País''', ou utilize as opções disponíveis nos ícones ''Consultar ou Excluir.''
[[Arquivo:Imag144.png]]
===7.13 Publicação===
====7.13.1 Veículos====
O SEI permite o cadastro de Veículos responsáveis por publicações oficiais internos ou externos ao Órgão, para acessar vá em '''Administração > Veículos de Publicação:'''
[[Arquivo:Imag148.png]]
Ao clicar em '''Novo''' a tela '''Novo Veículo de Publicação''' será exibida:
[[Arquivo:Imag149.png]]
Ao clicar em '''Listar''', a tela '''Veículos de Publicação''' será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis conforme a necessidade.
[[Arquivo:Imag150.png]]
====7.13.2  Feriados====
Nesta tela é possível que o usuário Administrador gerencie os feriados, para isso, vá em '''Administração > Feriados''':
[[Arquivo:Imag145.png]]
A tela '''Feriados''', será exibida. Clique em '''Novo''' para adicionar novas datas, ou na lixeira para excluir informações já inseridas.
[[Arquivo:Imag146.png]]
===7.14 Sistemas===
Para Listar Sistemas, vá em '''Administração > Sistemas:'''
[[Arquivo:Imag151.png|384x384px]]
Ao clicar em '''Novo''', a tela '''Novo Sistema''' será exibida:
[[Arquivo:Imag153.jpg]]
Ao clicar em '''Listar''', a tela '''Sistemas''' será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis, conforme a necessidade.
[[Arquivo:Imag154.png]]
===7.15 Tipos de Conferência===
Para verificar o Tipo de Conferência, vá em '''Administração > Tipos de Conferência:'''
[[Arquivo:19.png]]
Ao clicar em '''Novo''' a tela '''Novo Tipo de Conferência''' será exibida:
[[Arquivo:Imag156.png]]
Ao clicar em '''Listar''' a tela '''Tipos de Conferência''' será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis, conforme a necessidade.
[[Arquivo:Imag158.png]]
===7.16 Tipos de documento===
Os tipos de documentos contidos no SEI podem ser verificados em '''Administração > Tipos de Documento:'''
[[Arquivo:Imag159.png]]
Ao clicar no botão '''Novo''' a tela Novo '''Tipo de Documento''' será exibida:
[[Arquivo:Imag163.png]]
Ao clicar no botão '''Listar''', a tela '''Tipos de Documento''' será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em '''Pesquisar.''' Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis. 
[[Arquivo:Imag162.png|792x792px]] 
===7.17 Tipos de Processo===
Os tipos de processos contidos no SEI podem ser verificados em '''Administração > Tipos de Processo:'''
[[Arquivo:Imag164.png]]
Ao clicar no botão '''Novo''', a tela '''Novo Tipo de Processo''' será exibida:
[[Arquivo:Imag166.png]]
Ao clicar no botão '''Listar''', a tela '''Tipos de Processos''' será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em '''Pesquisar.''' Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.
[[Arquivo:Imag167.png]]
===7.18 Tipos de suporte===
Os tipos de Suportes contidos no SEI podem ser verificados em '''Administração > Suportes:'''
[[Arquivo:Imag168.png]]
Ao clicar no botão '''Novo''', a tela '''Novo Tipo de Suporte''' será exibida:
[[Arquivo:Imag170.png]]
Ao clicar no botão '''Listar''', a tela '''Tipos de Suporte''' será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em '''Pesquisar.''' Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.
[[Arquivo:Imag171.png]]
===7.19 UFs===
'''No tópico Países, Estados e Cidades.'''
==8 Regras de Auditoria SIP==
O usuário poderá cadastrar no SIP regras de auditoria que servirão como relatórios de Recursos e Ações feitas, diferentes dos gerados no Log (em que visualizam-se erros de sistema ou de usuário). O usuário poderá construir uma lista de regras para as diversas ações existentes que será aplicada no SEI. Não há escolha de regra no SEI no formulário de busca, todas as regras criadas no SIP serão aproveitadas no mecanismo de geração de relatórios.
'''Como Cadastrar as Regras?'''
As regras devem ser cadastradas no SIP. Todas serão utilizadas no mecanismo gerador de Relatórios de Auditoria, das ações que ocorreram no SEI por determinado Usuário de uma Unidade em determinada Data/Hora, bem como o seu IP de Acesso, Navegador, Servidor, Recurso, Requisição e Operação. A regra Geral, referente a inúmeros Recursos / Ações, já existe e podem ser criadas outras regras para atenderem as particulariedades de cada órgão.
Para verificar vá em '''SIP > Regras de Auditoria:'''
[[Arquivo:Imag174.png]]
Para listar as regras existentes, selecione o sistema SEI ou SIP, e clique em '''Pesquisar'''. Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.
[[Arquivo:Imag175.png]]
'''Relatórios de Auditoria no SEI'''
Após o cadastro das regras no SIP, relacionadas a ações, relatórios podem ser gerados a partir da opção '''Infra > Auditoria''', no SEI. Conforme as imagens:
[[Arquivo:Imag176.png]]
Para realizar consulta aos Relatórios, utilize os filtros disponíveis e clique em '''Pesquisar'''.[[Arquivo:Imag179.png]]
==9. Infra==
Para visualizar esta opção no menu esquerdo o usuário deverá ter perfil de '''Informática'''.
===9.1 Agendamentos===
O SEI, através do Menu Infra, permite que o usuário agende tarefas com descrição do Comando e a sua Periodicidade e Complemento. Para isso, vá em '''Infra > Agendamentos:'''
[[Arquivo:Imag180.png]]
Ao clicar em '''Agendamentos''' a tela '''Agendamentos de Tarefas''' será exibida. Realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.
[[Arquivo:Imag181.png]]
===9.2 Auditoria<!-- Tópico repetido!? -->===
O SEI possibilita que o usuário, com perfil de Auditoria, possa rastrear todas as ações praticadas e definidas como pontos de controle nos parâmetros do SEI nas diversas unidades por seus usuários.
===9.3 Log===
Os erros ficarão registrados no Log do Sistema. Para acesso, vá em '''Infra > Log''':
[[Arquivo:Imag182.png]]
A tela '''Logs''' será exibida:
[[Arquivo:Imag184.png]]
===9.4 Parâmetros===
O Usuário poderá criar diversos parâmetros com os seus respectivos valores. Para isso, vá em '''Infra > Parâmetros:'''
[[Arquivo:Imag189.png]]
A tela '''Parâmetros''' será exibida, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones e botões disponíveis.
[[Arquivo:Imag187.png|765x765px]]
[[Arquivo:Imag188.png|148x148px]]
'''Segue abaixo a tabela de parâmetros do SEI e SIP'''<!-- É necessário incluir os parâmetros??? -->
'''Tabela de Parâmetros SEI'''
As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do '''menu Infra/Parâmetros''' do SEI (necessária permissão no perfil Informática).
O usuário com o perfil Informática poderá alterar os parâmetros no SEI.  Neste caso, o usuário deverá encontrar na lista o  parâmetro '''SEI_HABILITAR_NUMERO_PROCESSO_INFORMADO''' e depois alterar para a opção 2. Sendo assim, ao gerar um processo o SEI exibirá o campo para digitação do número e da data de autuação como na imagem abaixo.
0 - desabilitado
1 - habilitado somente para unidades de protocolo
'''2 - habilitado para todos os usuários'''
[[Arquivo:Imag192.png]]
'''Tabela de Parâmetros SIP'''
As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros (o usuário deve ser administrador do sistema SIP – menu Sistemas/Administradores):
<!-- É necessário incluir os parâmetros??? -->
==10. Desenvolvimento==
===10.1 Indexação===
A indexação é um recurso do sistema que permite que seus diversos componentes, como usuários, processos e documentos possam ser localizados através de buscas no sistema.
A procedimento de indexação é realizado de forma automática e o item recém indexado leva em torno de 5 a 10 minutos para estar disponível para consulta. Porém, existem situações onde pode ocorrer falhas no procedimento de indexação e, dessa forma, o sistema SEI possui uma área que permite ao administrador do sistema a executar a indexação manualmente.
====Indexação de processos e documentos====
O uso mais frequente da indexação manual é para ajustar ou disponibilizar processos e documentos na ferramenta de pesquisa do sistema. Essa indexação pode ser completa, por processo ou por período.
<b>Indexação Completa</b>
A indexação começará pelos protocolos mais recentes, a contar da data informada no campo "Data Inicial". Este procedimento, dependendo do número de protocolos, poderá levar dias e, por esta razão, não é recomendado que seja executado pela interface do sistema.
A recomendação é que este procedimento seja realizado por meio do console/linha de comando.
<b>Indexação de Processos</b>
Força a indexação dos processos informados com seus documentos. Os números de processos devem ser informados separados por vírgula.
Esta opção é a mais recomendada quando identificamos apenas um processo que não esteja disponível na pesquisa pública.
Para executar esta ação, no menu Infra > Indexação preencha o número do processo no campo "Processos (separados por vírgula):" e clique em "Gerar Indexação de Processos e Documentos".
[[Arquivo:IndexacaoProcesso.png|borda]]
{{Box|tipo=aviso|texto=O número do processo deverá ser informado completo.}}
O sistema irá abrir uma nova janela indicando o progresso da indexação. Esse procedimento poderá levar alguns minutos, dependendo do tamanho e quantidade de processos indicados.
[[Arquivo:Indexprogresso.png|borda]]
[[Arquivo:Indexcompleta.png|borda]]
<b>Indexação parcial</b>
Este procedimento verifica tudo que foi alterado em determinado período atualizando os índices de pesquisa (alteração em níveis de acesso, protocolos gerados, protocolos excluídos, publicações,...). Os dois parâmetros são obrigatórios indicando a data/hora de início e a data/hora final.
Deve ser utilizado após o servidor de indexação ficar indisponível temporariamente.
==11. Relatórios==
A funcionalidade “'''Relatórios'''” tem como objetivo consolidar os dados do sistema em um relatório operacional, com a finalidade de reportar determinados comportamentos do sistema. Para acessar essa funcionalidade, vá em “'''Relatórios'''”, no menu principal.
[[Arquivo:Imag193.png]]
{{Box|tipo=aviso|texto=VALE RESSALTAR QUE OS RELATÓRIOS DO SEI SOMENTE PODEM SER GERADOS APÓS O CADASTRAMENTO DAS REGRAS RELACIONADAS ÀS AÇÕES NO SISTEMA DE PERMISSÕES (SIP).}}
=== 11.1 Acervo Sigiloso da Unidade ===
O objetivo do relatório de processos sigilosos é consolidar todos os processos criados com o nível de acesso “'''Sigiloso'''”. Para acessar essa funcionalidade, vá em '''Relatórios > Acervo Sigiloso da Unidade:'''
[[Arquivo:Imag199.png]]
Após realizar autenticação, através do login e senha, a tela  '''Acervo de Processos Sigilosos da Unidade''', será exibida:
[[Arquivo:Imag200.png|807x807px]]
Realize a pesquisa através dos filtros disponíveis, e clique em '''Pesquisar.''' Na tela de resultados, observe as legendas para verificar o status da credencial. Utilize o ícone disponível em '''Ações''', se desejar Ativar a Credencial.
[[Arquivo:Imag201.png|810x810px]]
=== 11.2 Contatos Temporários ===
Os contatos temporários referem-se àqueles cadastrados durante o preenchimento de metadados de documentos ou de processos, tais como interessado e remetente. Para acessar vá em '''Relatórios > Contatos Temporarios:'''
[[Arquivo:Imag194.png]]
A tela “'''Relatório de Contatos Temporários”''' será exibida, utilize os filtros de pesquisas diponíveis e depois, clique no botão necessário, localizado na parte superior da tela.
[[Arquivo:Imag195.png|856x856px]]
Após a pesquisa, a lista dos contatos temporários será exibida. Na coluna “'''Ações'''” é possível que o usuário com os perfis “'''Administrador'''” e “'''Informática'''” execute as funções disponíveis nos ícones:
[[Arquivo:Imag198.png]]
==== Substituição de Contatos Temporários ====
A substituição de contatos temporários é importante na administração do SEI, visto que novos contatos são cadastrados na criação de processos e de documentos. Muitas vezes, esses contatos são gerados sem necessidade e sobrecarregam o banco de dados. Dessa forma, possibilita que contatos repetidos sejam agrupados em apenas um. Ressalta-se que a substituição não é realizada apenas entre contatos temporários, pode-se também substituir por um usuário ou outro tipo de contato. Essa ação é realizada através do campo “'''Contato para Substituição”.'''
Após selecionar o contato desejado para alteração e clicar no botão “'''Substituir'''”, no canto superior à direita da tela, uma mensagem de confirmação é apresentada.
[[Arquivo:Imag202.png]]
{{Box|tipo=dica|texto=O USUÁRIO DEVE CLICAR NO BOTÃO “OK” PARA CONFIRMAR A OPERAÇÃO OU NO BOTÃO “CANCELAR” PARA DESISTIR DA SUBSTITUIÇÃO.}}
== 12. Vinculações e Procurações Eletrônicas<!-- Não Trabalhamos com pessoa Jurídica. Abordaremos este tópico? -->==
[[Arquivo:Imag217.png|310x310px]]
== 13. Intimações Eletrônicas ==
A funcionalidade de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras comunicações necessárias. Quando uma intimação for direcionada a um usuário externo, este receberá em seu e-mail cadastrado uma notificação para verificar esta intimação. Os tipos de intimação precisam ser previamente cadastrados pela Equipe Gestora do SEI. Para isso, vá em '''Administração > Intimação Eletrônica:'''
[[Arquivo:Imag203.png|345x345px]]
=== Prazo para Intimação Tácita ===
O Prazo para Intimação Tácita é aquele que, a partir da data de expedição, caso o Destinatário não consulte os documentos diretamente no sistema, a intimação será considerada automaticamente cumprida por Decurso de Prazo Tácito. Para configurar vá em '''Administração > Intimação Eletrônica > Prazo para Intimação Tácita:'''
[[Arquivo:Imag206.png|372x372px]]
A tela '''Prazo para Intimação Tácita''' será exibida:
[[Arquivo:Imag207.png]]
=== Tipos de Intimação Eletrônica ===
Os tipos de intimação são previamente cadastrados pela Equipe Gestora do SEI. Para configurar, vá em '''Administração > Intimação Eletrônica > Tipos de Intimação Eletrônica:'''
[[Arquivo:Imag208.png]]
==== Orientações Tipo de Destinatário ====
Ao clicar no botão '''Orientações Tipo de Destinatário''', a tela abaixo será exibida.  As orientações descritas neste campo, serão exibidas na tela '''Gerar Intimação Eletrônica,''' disponível para os Usuários Internos.
[[Arquivo:Imag212.png]]


==== Tipos de Respostas ====
Para cada tipo de Intimação podem existir diferentes tipos de resposta relacionados. Existem três hipóteses de resposta em decorrência da escolha da Intimação:


No nosso exemplo, serão ativadas apenas as funcionalidades correspondentes aos '''Cargos e Funções das Assinaturas da Unidades''' e ao '''Cadastro de Dados das Unidades'''. As funcionalidades estão dispostas em ordem alfabética. No SIP, as funcionalidades são conhecidas pelo nome '''Recursos'''. Percorra cada uma das páginas de recursos e desative todos os recursos, exceto os correspondentes às funcionalidades aqui referidas. Utilize o '''Check box''' '''Perfil''' do cabeçalho para ativar ou desativar todas os recursos da página a um único clique.
# Exige Resposta ''(com prazo)''
# Facultativa ''(com prazo)''.
# Sem resposta ''(Intimação que não permite resposta, apenas para conhecimento)''.




Percorra as páginas de recursos até encontrar as funcionalidades que deseja atribuir ao perfil, desativando todas as demais. Não esqueça de clicar no botão '''Salvar''' a cada página percorrida. Ao encontrar os recursos correspondentes às funcionalidades requeridas, ative-os clicando nos check boxes correspondentes.
[[Arquivo:Imag213.png]]


[[Arquivo:Imag215.png|244x244px]]


Agora verifique o resultado da criação do novo perfil. Primeiro atribua o perfil '''Administrador de Unidade''' a um usuário. Veja como atribuir perfis a usuários na página '''''Permissões de Usuários'''''. Verifique o resultado entrando no sistema SEI com algum usuário que tenha o perfil "'''Administrador de Unidade":'''


Ao clicar no botão '''Novo''', a tela abaixo será exibida. Ao configurar o tipo de resposta, escreva um nome que reflita a possível resposta do Usuário Externo a ser intimado. Pode haver mais de um tipo de resposta para cada intimação.


'''Observação importante:''' O perfil '''Administrador de Unidade''' não está restrito apenas à unidade à qual o usuário está vinculado. O usuário que estiver com esse perfil terá acesso a modificações nos dados cadastrais de '''todas''' as unidades cadastradas no sistema, bem como permissão para definir os '''Cargos e Funções''' utilizados nas assinaturas de quaisquer unidades.
[[Arquivo:Imag214.png]]


===Coordenadores de Unidades===
==== Novo Tipo de Intimação ====
?????
Ao clicar no botão '''Novo''', a tela abaixo será exibida. Como boa prática, escreva um nome que reflita o documento ou decisão que motiva a intimação e não a possível resposta do usuário Externo. Exemplos: Decisão de 1ª instância, Decisão sobre Recurso, Exigência para complementação de informações.


==Administração SEI==
[[Arquivo:Imag211.png|747x747px]]
===Assinatura das Unidades===
O SEI permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. Essa tela apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário possa exercer em determinada unidade.


{{Box|tipo=dica|texto=É POSSÍVEL CONFIGURAR MAIS DE UM TIPO DE RESPOSTA COM RESPOSTA FACULTATIVA PARA O USUÁRIO EXTERNO.
SOMENTE É POSSÍVEL QUE O USUÁRIO EXTERNO INDIQUE UM TIPO DE RESPOSTA.}}


No clique do botão Adicionar, o usuário cadastrará uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.
=== Tipos de Documentos para Intimação ===
Nesta funcionalidade devem ser informados os Tipos de Documentos parametrizados na configuração, com Aplicabilidade de Documentos Internos ou Interno e Externos. Por exemplo, Ofício é um documento tradicionalmente de comunicação externa e serve para ser o documento principal de uma Intimação Eletrônica. Para os documentos Gerados dos Tipos aqui indicados, após assinados, aparecerá o botão '''Gerar Intimação Eletrônica.'''


[[Arquivo:Imag222.png]]


Para listar as unidades existentes, o usuário deverá clicar no ícone XXXX. O usuário poderá indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar unidade, basta clicar no ícone XXXX . Após o preenchimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão '''Salvar.'''


===Assuntos arquivísticos===
===Cidades===
===Critérios de Controle Interno===
===Editor===
====Modelos de Documentos====
====Estilos de formatação====
====Tarjas de assinatura====
====Formatos de imagens permitidos====
===E-mails do Sistema===
===Extensões de Arquivos Permitidas===
===Grupos de E-mail Institucionais===
===Hipóteses Legais===
===Histórico===
===Novidades===
===Países===
===Publicação===
====Veículos====
====Feriados====
===Sistemas===
===Tipos de conferência===
===Tipos de documento===
===Tipos de Processo===
===Tipos de suporte===
===UFs===


==Regras de Auditoria SIP==
Após clicar na lupa, a tela '''Selecionar Tipos de Documento''' será exibida:


==Infra==
[[Arquivo:Imag221.png|674x674px]]
===Agendamentos===
===Auditoria===
===Log===
===Parâmetros===


==Desenvolvimento==
===Indexação===


==Relatórios==
Clique em '''Fechar''' para retornar a página anterior e clique em '''Salvar''', para finalizar.


==Formulário de Ouvidoria==
[[Arquivo:Imag223.png]]

Edição atual tal como às 18h49min de 20 de março de 2024

Visão Geral

Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi criado de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia explica o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de modo não sequencial, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá risco que uma informação anterior, que seja pré-requisito, não exista no sistema. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.

2. Cadastro do Órgão

Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em Órgãos>Novo, conforme abaixo:

2.png

Em seguida, na tela Novo Órgão, preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

3.png

Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil Administrador e selecione Administração > Órgãos:

Imag3.png


Em seguida, na tela Órgãos, selecione o ícone de edição:

4.png

Preencha as informações na tela Alterar Órgão:

6.png

O Campo Formato da Numeração é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo no tópico 2.1 Fórmula de Protocolo

7.png

A tela abaixo será exibida:

8.png


Preencha as informações e clique em Salvar.

Ainda na tela Alterar Órgão, marque os Check Boxes a serem utilizados, e anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela.

9.png

2.1 Fórmula de Protocolo

As regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções estabelecidas neste decreto, bem como as que venham a ser objeto de regulamentação específica publicada pelo órgão central.

Composição do Número Único de Protocolo (NUP) a ser atribuído aos documentos (avulsos ou processos):

000000/000000/0000 (16 dígitos)


O SEI permite criar algorítimo para a geração automática do número do Protocolo. No âmbito da Administração Estadual é adotado o NUP, cuja geração é realizada de acordo com a seguinte formulação:

SEI-SSPPPP/XXXXXX/AAAA


I – SEI é o conjunto fixo de letras que será utilizado por todos os processos autuados no Sistema Eletrônico de Informação;

II – SS é o número de identificação da secretaria ou órgão a ela vinculado;

III – PPPP é o número da unidade protocoladora;

IV – XXXXXX é a faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade protocoladora, reiniciada a cada ano;

V – AAAA é o ano de abertura do processo.

Megafone.pngPARA CADASTRAR O CÓDIGO DA UNIDADE PROTOCOLADORA, QUE CORRESPONDE AO CÓDIGO SSPPPP NA FIGURA ACIMA, PREENCHA O CAMPO "CÓDIGO SEI" DA TELA "ALTERAR UNIDADE" SEGUINDO AS INSTRUÇÕES DA PAGINA UNIDADES NO SEI.


O SEI pode ser programado para a geração do NUP, para tal, o SEI oferece uma linguagem simples de programação e variáveis pré estabelecidas que podem ser utilizadas na codificação da fórmula. A codificação da fórmula é introduzida no SEI através do campo Formato da Numeração da tela Alterar Órgão. A codificação utilizada para a geração do NUP, no âmbito da Administração Estadual, é a seguinte:


SEI-@cod_unidade_sei_06d@=@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@/@ano_4d@


As seguintes variáveis foram utilizadas na formulação:

SEI-@cod_unidade_sei_06d@ -> variável referente a código da unidade protocoladora, esse código deve ser preenchido com campo "Código SEI" nas telas de cadastro das unidades.

@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@ -> variável referente ao número sequencial do protocolo, reiniciado anualmente.

@ano_4d@ -> variável ano.

Lâmpada.pngA QUANTIDADE DE DÍGITOS DE CADA VARIÁVEL É PARAMETRIZÁVEL, POR MEIO DA NUMERAÇÃO QUE APARECE AO FINAL DE CADA VARIÁVEL.


Outro elemento utilizado na fórmula do NUP, são os caracteres utilizados na separação das variáveis. Esses caracteres são introduzidos diretamente na fórmula sem nenhum tratamento especial. No caso da fórmula do NUP, foram utilizados os caracteres"-"e"/", porém outros caracteres podem ser utilizados.

As variáveis pré formatadas no SEI, que podem ser utilizadas na programação do código gerador do número do protocolo, podem ser consultadas na opção Ajuda, na tela Alterar Órgão, conforme imagem:

10.png

3. Cadastro de Unidades

As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no sistema SIP e posteriormente configurada no próprio SEI.

3.1 Unidades no SIP

As unidades são cadastradas em duas etapas, primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para isso, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em "Unidades > Nova", conforme abaixo:

Image14.png

Em seguida, na tela Nova Unidade, selecione o Órgão onde a unidade será cadastrada, informe a Sigla e a Descrição e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

11.png

Pronto! A nova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão.

Veja como fazer isso no tópico 4.1 Montar hierarquia

Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no Sistema SEI. Para obter instruções de como fazer, clique em: Unidades no SEI.

12.png


Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades > Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de Ações:

3.2 Unidades no SEI

Faça o login no SEI com o perfil Administrador.

Para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no SIP.

Para ver as instruções de como cadastrar unidades no SIP, clique no tópico 3. Cadastro de Unidades

Para manter as unidades no sistema SEI, entre em "Administração > Unidades > Listar", conforme figura abaixo:

Image18.png


O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, a localize na lista, você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na Descrição. A manutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das Ações.

Image20.png


Agora, clique no ícone "Alterar Unidade", da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:

1) O código da unidade que será utilizado na composição do Número Único de Protocolo - NUP;

2) Endereço da Unidade, esses dados compõem o cabeçalho dos documentos.

3) O endereço de e-mail da unidade para envio de e-mails pelo sistema; e

4) Funções da unidade.

Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Na tela abaixo preencha o campo SEI, que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:


Image21.png


Em seguida insira os dados de endereço da unidade:

Image22.png


Agora, insira o e-mail que será utilizado como remetente para envio a partir do SEI. Orientamos que sejam incluídos e-mails institucionais neste campo. Podem ser adicionados quantos e-mail forem necessários.


Image24.png

Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "Salvar" no canto superior direito da tela.


Image26.png

Megafone.pngPor hora, as funções "Arquivamento" e "Ouvidoria" não estão sendo utilizadas.


Pronto!!! A unidade já está disponível para utilização no sistema SEI.

4. Criação de hierarquia

Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizada no sistema SIP. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: "Hierarquias > Nova", conforme abaixo:

Image27.png


Na tela Nova Hierarquia, preencha o Nome, a Descrição e a Data Inicial da nova hierarquia. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Image28.png


Pronto!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, continue para próxima sessão.

4.1 Montar hierarquia

Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em "Hierarquias > Montar", conforme abaixo:

Image29.png


O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme tela abaixo:

Image30.png


Aguarde o sistema apresentar as ramificações das unidades já inseridas na hierarquia e proceda da seguinte forma:

1 - Caso a unidade seja "raiz", clique em Adicionar unidade, ou

2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:

Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente a hierarquia máxima do órgão.

13.png


Informe os dados na tela Adicionar Unidade na Hierarquia e clique em Salvar, conforme abaixo:

14.png

Pronto!!! A unidade foi incluída na hierarquia do órgão.

5. Cadastro de Usuários

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para incluir um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione "Usuários > Novo", conforme abaixo:

Image34.png

O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos Sigla e o Nome do usuário. O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário na rede do órgão (login), isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação através da mesma senha utilizada para acessar a rede.

15.png


Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.


Pronto!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, continue para a próxima sessão.

5.1 Manter usuário no SIP

Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em "Usuários > Listar", conforme abaixo:

Imag37.png

Em seguida, localize o usuário na listagem apresentada, pesquise pela "Sigla e/ou Nome" (pode ser por parte da sigla ou do nome) e realize a operação que desejar, clicando nos ícones de Ações Bloquear, Consultar, Alterar, Acessos, Desativar ou Excluir Usuários, ou nas opções disponíveis no canto superior, direito, da tela:

Imag42.png

Lâmpada.pngPARA GERAR UMA LISTAGEM DE USUÁRIOS, SELECIONE OS USUÁRIOS E CLIQUE EM "IMPRIMIR"


5.2 Manter usuário no SEI

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, conforme instruções do link: Cadastro de Usuários. Após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário, conforme o link Permissões de Usuários. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI.

Para manter usuários no SEI, entre no sistema com perfil de administrador e clique em "Administração > Usuários > Listar", conforme abaixo:

Imag43.png


O sistema apresentará a lista de usuários cadastrados. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na figura abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir Usuários, clicando no ícone da Ação correspondente.

Imag45.png

Para alterar informações do cadastro do usuário, clique no ícone da ação Alterar Usuário, a tela abaixo será exibida:

Imag46.png


Na tela a seguir, altere as informações do usuário e clique em "Salvar"

Image47.png


Após, clique em "Salvar" no canto superior direito da tela e as alterações serão realizadas.

6. Permissões de Usuários

Após atribuir a permissão, entre no sistema SEI, com perfil administrador, e complemente os dados do usuário. Veja como realizar essa operação no link Manter usuário no SEI.

A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. O sistema já vem configurado com os seguintes perfis:

  • Básico permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas)
  • Administrador permissão para configurar itens de negócio do sistema
  • Arquivamento permissão para executar funções específicas da área de Arquivo
  • Informatica permissão para configurar itens técnicos do sistema (Habilita a opção Infra no menu para enxergar os logs no SEI)
  • Inspeção permissão para executar funções específicas de inspeção
  • Ouvidoria permissão para executar funções específicas de ouvidoria

É possível criar novo perfil no sistema, atribuindo-lhe exatamente as funções que lhe será permitido executar. Veja como criar um novo perfil no link Manter Perfil.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades.

Megafone.pngTODO USUÁRIO DO SISTEMA DEVE TER AO MENOS UMA PERMISSÃO (BÁSICA), MESMO OS USUÁRIOS COM PERFIL DE ADMINISTRADOR. ENQUANTO NÃO LHE FOR ATRIBUÍDA PERMISSÃO, O SISTEMA SIP NÃO COMPARTILHARÁ SEUS DADOS COM O SISTEMA SEI. O USUÁRIO SEM PERMISSÃO NÃO TERÁ ACESSO AO SISTEMA SEI.


Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione "Permissões > Nova":

Imag48.png


Em seguida preencha os campos Sistema, Órgão na Unidade, Unidade, Órgão do Usuário, Usuário e Perfil, conforme orientado na figura abaixo. Após, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para adicionar outras unidades e/ou perfis.

Imag49.png


Para excluir uma permissão

Para excluir uma permissão, selecione "Permissões > Administradas":

16.png


O sistema apresentará a tela Pemissões Administradas. Nessa tela utilize uma das formas de pesquisa para verificar as permissões correspondentes, é possível realizar filtros conforme os parâmetro(s) de pesquisa informados, porém, preenchendo os campos conforme indicado no exemplo, serão listadas todas as permissões disponíveis para o usuário, no órgão.

17.png



Para excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) e clique no ícone Excluir Permissão da linha correspondente.

Imag58.png

6.1 Manter Perfil

Manter Perfil é a funcionalidade do sistema SIP que permite ativar ou desativar as funcionalidades correspondentes a cada perfil no sistema SEI. Por meio do Manter Perfil é possível também criar novos perfis e alterar ou desativar os existentes.

Para acessar a funcionalidade, entre no sistema SIP com perfil Administrador, e selecione uma das opções, conforme abaixo:

18.png


É recomendável selecionar a opção Listar, que mostrará os perfis existentes no sistema, bem como os ícones com as funcionalidades disponíveis para fazer a gestão de perfis:

Image64.png


O sistema já vem com os seguintes perfis ativados:

Básico - permissão para executar as funções básicas do sistema;

Administrador - permissão para configurar itens de negócio do sistema;

Arquivamento - permissão para executar funções específicas da área de Arquivo;

Informatica - permissão para configurar itens técnicos do sistema;

Inspeção - permissão para executar funções específicas de inspeção;

Ouvidoria - permissão para executar funções específicas de ouvidoria.

É recomendável que seja clonado um dos perfis já existentes, cujas funcionalidades sejam as mais próximas possível do perfil que se deseja criar. No exemplo abaixo, iremos clocar o perfil Administrador para criar o perfil Administrador Treinamento. Para isso, clique no ícone Clonar do perfil Administrador:

Image65.png


Na tela Clonar Perfil, informe o nome do novo perfil, Administrador Treinamento, e clique no botão Clonar:

Imag66.png


Pronto! O perfil clonado foi criado. Para alterar a descrição do novo perfil, clique no ícone Alterar Perfil:

Imag69.png

Na tela Alterar Perfil, informe a descrição do novo perfil e clique em Salvar:

Image77.png


O próximo passo é entrar em Montar Perfil e atribuir as funcionalidades desejadas para o novo perfil.

Imag71.png


No nosso exemplo, serão ativadas apenas as funcionalidades correspondentes aos Cargos e Funções das Assinaturas da Unidades. As funcionalidades estão dispostas em ordem alfabética. No SIP, as funcionalidades são conhecidas pelo nome Recursos. Percorra cada uma das páginas de recursos e desative todos os recursos, exceto os correspondentes às funcionalidades que deseja. Você pode utilizar o Check box Perfil do cabeçalho para ativar ou desativar todas os recursos da página a um único clique.

Imag72.png


Percorra as páginas de recursos até encontrar as funcionalidades que deseja atribuir ao perfil, e desative as demais. Não esqueça de clicar no botão Salvar a cada página percorrida. Ao encontrar os recursos correspondentes às funcionalidades desejadas, ative-os clicando nos check boxes correspondentes, como no exemplo abaixo:

Imag74.png


Para verificar o resultado da criação do novo perfil, atribua o perfil Administrador Treinamento a um usuário. Veja como atribuir perfis a usuários na página Permissões de Usuários. Verifique o resultado entrando no sistema SEI com algum usuário que tenha o perfil "Administrador Treinamento".

Imag75.png

Lâmpada.pngO PERFIL CRIADO NÃO ESTÁ RESTRITO APENAS À UNIDADE À QUAL O USUÁRIO ESTÁ VINCULADO. NO EXEMPLO, O USUÁRIO QUE ESTIVER COM ESSE PERFIL TERÁ ACESSO A PERMISSÃO PARA DEFINIR OS CARGOS E FUNÇÕES UTILIZADOS NAS ASSINATURAS DE QUAISQUER UNIDADES.


6.2 Coordenadores de Unidades

Este perfil permite que o usuário realize gestão das unidades, onde receber permissão para tal. Para isso, no SIP vá em Unidades > Coordenadores: Imag218.png


A tela Coordenadores de Unidade será exibida. Para Listar as permissões já atribuídas, siga os passos descritos na imagem, ou clique em Novo, para Adicionar Permissões:

Imag219.png


Ao clicar no botão Novo a tela Novo Coordenador de Unidade será exibida, preencha as informações e clique em Salvar.

Imag220.png

7. Administração SEI

7.1 Assinatura das Unidades

Esta funcionalidade permite que o usuário assine documentos, conforme o cargo/função que está sendo exercida em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como Coordenador, em uma unidade e Fiscal em outra. A listagem apresentada na tela Assinatura de Unidades > Pesquisar, apresenta todos os cargos disponíveis para atribuição em uma unidade.

Imag78.png


Caso não exista o cargo/função pretendidos é possível a criação de novos. No clique do botão Adicionar, o usuário cadastrará uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e a unidade.

Imag79.png


Para listar as unidades existentes, o usuário deverá clicar no ícone Selecionar Unidades. O usuário poderá indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar a unidade, basta clicar no ícone Remover Unidades Selecionadas . Após o preenchimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão Salvar.


Imag82.png

7.2 Assuntos

A tela abaixo, lista a tabela de assuntos relacionados aos processos e documentos.

Image93.png

Se a tabela já existe, basta clicar em Ações > Assuntos da Tabela e incluir o Novo Assunto desejado.

Image90.pngImag92.pngImag93.png

Ao clicar em Novo Assunto, a tela abaixo, será exibida:

Imag96.png

Se a tabela ainda não existe o usuário administrador poderá incluí-la. Para isso, na tela Tabela de Assuntos, clique em Nova:

Imag97.png

A tela Nova Tabela de Assuntos, será exibida, entre com as informações requeridas e clique em Salvar.

Imag98.png

Pronto! A tabela de Assuntos foi criada.

O SEI permite que o usuário cadastre a temporalidade do documento. De acordo com os objetivos imediatos, frequência de uso ou em função do seu valor, cabe ao usuário classificá-lo em corrente, intermediário ou permanente em conformidade com as classificações informadas pelo Arquivo Público.

Lâmpada.pngNO CADASTRO DE NOVOS ASSUNTOS, O USUÁRIO DEVE SEGUIR AS CLASSIFICAÇÕES INDICADAS NO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO PODER EXECUTIVO DO ESTADO DO RJ, CONFORME APROVADO PELO DECRETO ESTADUAL Nº 44.012, DE 02 DE JANEIRO DE 2013.


Arquivo corrente

Conjunto de documentos com valor primário administrativo, estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execução das atividades, mantidos junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.


Arquivo Intermediário

Conjunto de documentos com valor primário probatório (legal ou fiscal), originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente e que aguardam em depósitos de armazenamento temporário sua destinação final.


Arquivo permanente

Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor secundário, recolhidos dos arquivos correntes ou intermediários.

7.3 Cidades

A tela abaixo, lista as cidades, de acordo com o código IBGE, sendo possível editá-las ou excluí-las. Para acessá-la, vá em Administração > Cidades

Imag90.png


O SEI permite que o usuário cadastre uma nova cidade, onde é necessário identificar o código IBGE. As informações sobre latitude, longitude e capital são facultativas. Os códigos estão disponiveis no link: https://www.ibge.gov.br/explica/codigos-dos-municipios.php

Imag99.png


Para listar as cidades existentes, vá em Administração > Cidades > Listar. Clique nos ícones disponiveis para consulta, alteração ou exclusão de cidades.

Imag100.png

7.4 Critérios de Controle Interno

A tela abaixo, lista os critérios de controles internos, sendo possível editá-los ou excluí-los.

Imag101.png


O SEI permite que o usuário cadastre um novo critério de controle interno. A cada novo critério o usuário poderá relacionar Unidades, Órgãos, Processos e Documentos que serão controlados, ao clicar em Administração > Critérios de Controle Interno > Novo, a tela abaixo será exibida.

Imag103.png


O usuário poderá fazer as seleções de acordo com as listas pré-definidas no SEI.

7.5 Editor

7.5.1 Modelos de Documentos

Na tela abaixo, o usuário poderá gerir Modelos de Documentos de acordo com as necessidades do Órgão e padrões definidos de layout. No menu principal, com perfil Administrador, vá em Administração > Editor > Modelos:

Imag104.png


Clique em Novo para adicionar um novo Modelo de Documento:

Imag105.png


Após criar um modelo novo, o usuário precisa criar as seções que montam a estrutura do Modelo. Algumas seções podem receber informações dinâmicas ou somente leitura. Outras são pré-definidas pelo SEI, como cabeçalho, principal, rodapé e assinatura. O usuário poderá também organizar a ordem das seções enumerando-as conforme o tipo de layout do documento, para isso clique no ícone Seções do Modelo, conforme tela abaixo:

Imag109.png


Utilize os ícones disponíveis para Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir uma Seção, conforme a necessidade.

Imag110.png


Um modelo poderá ficar desativado. Para reativá-lo basta clicar na opção Reativar e escolher o(s) modelo(s) que poderão ficar disponíveis novamente para os usuários.

7.5.2 Estilos de formatação

O SEI também possibilita que o usuário cadastre Estilos de formatação de textos, para isso vá em Administração > Editor > Estilos, conforme tela abaixo:

Imag111.png


A tela a seguir será exibida:

Imag112.png


Para criar um novo estilo clique no botão Novo:

Image113.png

7.5.3 Tarjas de assinatura

No SEI, as tarjas da assinatura eletrônica apostas nos documentos assinados e as instruções de validação da autenticidade do documento também podem ser configuradas. Para fazer a configuração das tarjas de assinatura vá em: Administração > Editor > Tarjas de Assinatura:

Imag113.png


Na tela de visualização das tarjas, selecione a ação a ser efetuada, Consultar ou Alterar Tarja:

Imag115.png

Megafone.pngNÃO É POSSÍVEL ADICIONAR NOVAS TARJAS.


Configuração das tarjas de assinaturas

Para realizar alterações nas tarjas, clique no ícone Alterar, a tela abaixo será exibida.

Imag119.png

Megafone.pngO NOME DA TARJA NÃO PODE SER ALTERADO.


Variáveis disponíveis:

Para visualizar as variáveis existentes no SEI, que podem ser utilizadas na elaboração do conteúdo das assinaturas, clique no ícone Ajuda, conforme tela abaixo:


Imag118.png


7.5.4 Formatos de imagens permitidos

O SEI permite que o usuário, com o perfil de Administrador, cadastre formatos de imagens permitidas para serem utilizadas no editor de texto do SEI, para isso vá em Administração > Formatos Permitidos.

Imag120.png

Para Adicionar um novo formato de imagem, clique em Novo conforme tela abaixo:


Imag121.png

Para exibir os tipos de formatos permitidos, vá em Administração > Formatos Permitidos > Listar, ou utilize as opções disponíveis, conforme tela abaixo:

Imag122.png

7.6 E-mails do Sistema

????

7.7 Extensões de Arquivos Permitidas

Na tela abaixo, o usuário poderá visualizar as extensões permitidas já cadastradas no SEI para arquivos externos. Vá em Administração > Extensões de Arquivos Permitidas:

Imag123.png

Na opção: Administração > Extensões de Arquivos Permitidas > Listar, são exibidas todas as extensões permitidas, para upload de arquivos no SEI. Para inclusão de novas extensões, clique em Nova, ou utilize as opções disponíveis, conforme tela abaixo:

Imag125.jpg

7.8 Grupos de E-mail Institucionais

O SEI permite envio a grupos de E-mails. O usuário poderá adicionar novos grupos de E-mails, se necessário. Para isso, vá em Administração > Grupos Institucionais > E-mail:

Imag126.png


Clique no botão Novo e a tela abaixo será exibida:


Imag127.png

Para gerenciar os grupos existentes, vá em Administração > Grupos Institucionais > Listar, os grupos serão listados, utilize as opções disponíveis, conforme necessário.

Imag128.png

7.9 Hipóteses Legais

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso dos processos e documentos (sigiloso ou restrito), para isso, no menu principal vá em Administração > Hipóteses Legais:

Imag129.png


Na tela Administração > Hipóteses Legais > Listar, serão exibidas todas as hipóteses legais, já cadastradas no SEI. Pode ser adicionada uma Nova Hipótese ou utilizadas as opções disponíveis nos ícones correspondentes, conforme tela abaixo:

Imag130.png

Para adicionar Nova Hipótese Legal, vá em Administração > Hipóteses Legais > Nova, a tela abaixo será exibida:

Imag131.png

7.10 Histórico

O Usuário, com perfil de Administrador, poderá acrescentar na opção Consultar Andamento, o histórico (completo ou resumido) relacionado as ações realizadas no processo. Para isso, no menu principal, vá em Administração > Histórico:

Imag133.png


A tela Configuração do Histórico será exibida:

Imag135.png

7.11 Novidades

O SEI permite que o usuário administrador adicione Novidades relacionadas ao sistema, para isso no menu principal, vá em Administração > Novidades:

Imag137.png


A tela abaixo será exibida, clique em Nova para adicionar novidades, ou utilize as opções disponíveis nos botões:

Imag138.png

Ao clicar em Nova a tela Nova Novidade será exibida. Após editar as informações é preciso clicar no botão Liberar, para que a novidade seja disponibilizada.

Imag139.png

Lâmpada.pngPARA VISUALIZAR AS NOVIDADES BASTA QUE O USUÁRIO COM QUALQUER PERFIL CLIQUE NO ÍCONE "NOVIDADES" NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA TELA DO SEI.


Imag140.png

7.12 Países

Nesta opção, o usuário administrador poderá adicionar Países na lista do sistema. Para isso, vá em Administração > Países:

Imag143.png


Ao clicar na opção Novo, a tela Novo País será exibida:

Imag142.png


Ao clicar na opção Listar, a tela Países será exibida, para alterar clique em Alterar País, ou utilize as opções disponíveis nos ícones Consultar ou Excluir.


Imag144.png

7.13 Publicação

7.13.1 Veículos

O SEI permite o cadastro de Veículos responsáveis por publicações oficiais internos ou externos ao Órgão, para acessar vá em Administração > Veículos de Publicação:

Imag148.png


Ao clicar em Novo a tela Novo Veículo de Publicação será exibida:

Imag149.png

Ao clicar em Listar, a tela Veículos de Publicação será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis conforme a necessidade.

Imag150.png

7.13.2 Feriados

Nesta tela é possível que o usuário Administrador gerencie os feriados, para isso, vá em Administração > Feriados:

Imag145.png


A tela Feriados, será exibida. Clique em Novo para adicionar novas datas, ou na lixeira para excluir informações já inseridas.

Imag146.png

7.14 Sistemas

Para Listar Sistemas, vá em Administração > Sistemas:

Imag151.png


Ao clicar em Novo, a tela Novo Sistema será exibida:

Imag153.jpg


Ao clicar em Listar, a tela Sistemas será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis, conforme a necessidade.

Imag154.png

7.15 Tipos de Conferência

Para verificar o Tipo de Conferência, vá em Administração > Tipos de Conferência:

19.png


Ao clicar em Novo a tela Novo Tipo de Conferência será exibida:

Imag156.png


Ao clicar em Listar a tela Tipos de Conferência será exibida, utilize as opções de ícones disponíveis, conforme a necessidade.


Imag158.png

7.16 Tipos de documento

Os tipos de documentos contidos no SEI podem ser verificados em Administração > Tipos de Documento:

Imag159.png


Ao clicar no botão Novo a tela Novo Tipo de Documento será exibida:

Imag163.png

Ao clicar no botão Listar, a tela Tipos de Documento será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em Pesquisar. Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.

Imag162.png

7.17 Tipos de Processo

Os tipos de processos contidos no SEI podem ser verificados em Administração > Tipos de Processo:

Imag164.png


Ao clicar no botão Novo, a tela Novo Tipo de Processo será exibida:

Imag166.png

Ao clicar no botão Listar, a tela Tipos de Processos será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em Pesquisar. Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.

Imag167.png

7.18 Tipos de suporte

Os tipos de Suportes contidos no SEI podem ser verificados em Administração > Suportes:

Imag168.png


Ao clicar no botão Novo, a tela Novo Tipo de Suporte será exibida:

Imag170.png

Ao clicar no botão Listar, a tela Tipos de Suporte será exibida, utilize um dos filtros disponíveis na tela, e em seguida clique em Pesquisar. Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.

Imag171.png

7.19 UFs

No tópico Países, Estados e Cidades.

8 Regras de Auditoria SIP

O usuário poderá cadastrar no SIP regras de auditoria que servirão como relatórios de Recursos e Ações feitas, diferentes dos gerados no Log (em que visualizam-se erros de sistema ou de usuário). O usuário poderá construir uma lista de regras para as diversas ações existentes que será aplicada no SEI. Não há escolha de regra no SEI no formulário de busca, todas as regras criadas no SIP serão aproveitadas no mecanismo de geração de relatórios.


Como Cadastrar as Regras?

As regras devem ser cadastradas no SIP. Todas serão utilizadas no mecanismo gerador de Relatórios de Auditoria, das ações que ocorreram no SEI por determinado Usuário de uma Unidade em determinada Data/Hora, bem como o seu IP de Acesso, Navegador, Servidor, Recurso, Requisição e Operação. A regra Geral, referente a inúmeros Recursos / Ações, já existe e podem ser criadas outras regras para atenderem as particulariedades de cada órgão.

Para verificar vá em SIP > Regras de Auditoria:

Imag174.png


Para listar as regras existentes, selecione o sistema SEI ou SIP, e clique em Pesquisar. Após isso, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis.

Imag175.png

Relatórios de Auditoria no SEI

Após o cadastro das regras no SIP, relacionadas a ações, relatórios podem ser gerados a partir da opção Infra > Auditoria, no SEI. Conforme as imagens:

Imag176.png

Para realizar consulta aos Relatórios, utilize os filtros disponíveis e clique em Pesquisar.Imag179.png

9. Infra

Para visualizar esta opção no menu esquerdo o usuário deverá ter perfil de Informática.

9.1 Agendamentos

O SEI, através do Menu Infra, permite que o usuário agende tarefas com descrição do Comando e a sua Periodicidade e Complemento. Para isso, vá em Infra > Agendamentos:

Imag180.png

Ao clicar em Agendamentos a tela Agendamentos de Tarefas será exibida. Realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones disponíveis. Imag181.png

9.2 Auditoria

O SEI possibilita que o usuário, com perfil de Auditoria, possa rastrear todas as ações praticadas e definidas como pontos de controle nos parâmetros do SEI nas diversas unidades por seus usuários.

9.3 Log

Os erros ficarão registrados no Log do Sistema. Para acesso, vá em Infra > Log:

Imag182.png


A tela Logs será exibida:

Imag184.png

9.4 Parâmetros

O Usuário poderá criar diversos parâmetros com os seus respectivos valores. Para isso, vá em Infra > Parâmetros:


Imag189.png


A tela Parâmetros será exibida, realize as ações necessárias, utilizando um dos ícones e botões disponíveis.

Imag187.png

Imag188.png

Segue abaixo a tabela de parâmetros do SEI e SIP

Tabela de Parâmetros SEI

As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros do SEI (necessária permissão no perfil Informática).

O usuário com o perfil Informática poderá alterar os parâmetros no SEI. Neste caso, o usuário deverá encontrar na lista o parâmetro SEI_HABILITAR_NUMERO_PROCESSO_INFORMADO e depois alterar para a opção 2. Sendo assim, ao gerar um processo o SEI exibirá o campo para digitação do número e da data de autuação como na imagem abaixo.

0 - desabilitado

1 - habilitado somente para unidades de protocolo

2 - habilitado para todos os usuários

Imag192.png

Tabela de Parâmetros SIP

As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros (o usuário deve ser administrador do sistema SIP – menu Sistemas/Administradores):

10. Desenvolvimento

10.1 Indexação

A indexação é um recurso do sistema que permite que seus diversos componentes, como usuários, processos e documentos possam ser localizados através de buscas no sistema.

A procedimento de indexação é realizado de forma automática e o item recém indexado leva em torno de 5 a 10 minutos para estar disponível para consulta. Porém, existem situações onde pode ocorrer falhas no procedimento de indexação e, dessa forma, o sistema SEI possui uma área que permite ao administrador do sistema a executar a indexação manualmente.

Indexação de processos e documentos

O uso mais frequente da indexação manual é para ajustar ou disponibilizar processos e documentos na ferramenta de pesquisa do sistema. Essa indexação pode ser completa, por processo ou por período.

Indexação Completa

A indexação começará pelos protocolos mais recentes, a contar da data informada no campo "Data Inicial". Este procedimento, dependendo do número de protocolos, poderá levar dias e, por esta razão, não é recomendado que seja executado pela interface do sistema. A recomendação é que este procedimento seja realizado por meio do console/linha de comando.

Indexação de Processos

Força a indexação dos processos informados com seus documentos. Os números de processos devem ser informados separados por vírgula. Esta opção é a mais recomendada quando identificamos apenas um processo que não esteja disponível na pesquisa pública.


Para executar esta ação, no menu Infra > Indexação preencha o número do processo no campo "Processos (separados por vírgula):" e clique em "Gerar Indexação de Processos e Documentos".

IndexacaoProcesso.png

Megafone.pngO número do processo deverá ser informado completo.


O sistema irá abrir uma nova janela indicando o progresso da indexação. Esse procedimento poderá levar alguns minutos, dependendo do tamanho e quantidade de processos indicados.

Indexprogresso.png

Indexcompleta.png


Indexação parcial

Este procedimento verifica tudo que foi alterado em determinado período atualizando os índices de pesquisa (alteração em níveis de acesso, protocolos gerados, protocolos excluídos, publicações,...). Os dois parâmetros são obrigatórios indicando a data/hora de início e a data/hora final. Deve ser utilizado após o servidor de indexação ficar indisponível temporariamente.

11. Relatórios

A funcionalidade “Relatórios” tem como objetivo consolidar os dados do sistema em um relatório operacional, com a finalidade de reportar determinados comportamentos do sistema. Para acessar essa funcionalidade, vá em “Relatórios”, no menu principal.

Imag193.png

Megafone.pngVALE RESSALTAR QUE OS RELATÓRIOS DO SEI SOMENTE PODEM SER GERADOS APÓS O CADASTRAMENTO DAS REGRAS RELACIONADAS ÀS AÇÕES NO SISTEMA DE PERMISSÕES (SIP).


11.1 Acervo Sigiloso da Unidade

O objetivo do relatório de processos sigilosos é consolidar todos os processos criados com o nível de acesso “Sigiloso”. Para acessar essa funcionalidade, vá em Relatórios > Acervo Sigiloso da Unidade:

Imag199.png

Após realizar autenticação, através do login e senha, a tela Acervo de Processos Sigilosos da Unidade, será exibida:

Imag200.png


Realize a pesquisa através dos filtros disponíveis, e clique em Pesquisar. Na tela de resultados, observe as legendas para verificar o status da credencial. Utilize o ícone disponível em Ações, se desejar Ativar a Credencial.

Imag201.png

11.2 Contatos Temporários

Os contatos temporários referem-se àqueles cadastrados durante o preenchimento de metadados de documentos ou de processos, tais como interessado e remetente. Para acessar vá em Relatórios > Contatos Temporarios:

Imag194.png


A tela “Relatório de Contatos Temporários” será exibida, utilize os filtros de pesquisas diponíveis e depois, clique no botão necessário, localizado na parte superior da tela.

Imag195.png


Após a pesquisa, a lista dos contatos temporários será exibida. Na coluna “Ações” é possível que o usuário com os perfis “Administrador” e “Informática” execute as funções disponíveis nos ícones:

Imag198.png

Substituição de Contatos Temporários

A substituição de contatos temporários é importante na administração do SEI, visto que novos contatos são cadastrados na criação de processos e de documentos. Muitas vezes, esses contatos são gerados sem necessidade e sobrecarregam o banco de dados. Dessa forma, possibilita que contatos repetidos sejam agrupados em apenas um. Ressalta-se que a substituição não é realizada apenas entre contatos temporários, pode-se também substituir por um usuário ou outro tipo de contato. Essa ação é realizada através do campo “Contato para Substituição”.

Após selecionar o contato desejado para alteração e clicar no botão “Substituir”, no canto superior à direita da tela, uma mensagem de confirmação é apresentada.

Imag202.png

Lâmpada.pngO USUÁRIO DEVE CLICAR NO BOTÃO “OK” PARA CONFIRMAR A OPERAÇÃO OU NO BOTÃO “CANCELAR” PARA DESISTIR DA SUBSTITUIÇÃO.


12. Vinculações e Procurações Eletrônicas

Imag217.png

13. Intimações Eletrônicas

A funcionalidade de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras comunicações necessárias. Quando uma intimação for direcionada a um usuário externo, este receberá em seu e-mail cadastrado uma notificação para verificar esta intimação. Os tipos de intimação precisam ser previamente cadastrados pela Equipe Gestora do SEI. Para isso, vá em Administração > Intimação Eletrônica:


Imag203.png

Prazo para Intimação Tácita

O Prazo para Intimação Tácita é aquele que, a partir da data de expedição, caso o Destinatário não consulte os documentos diretamente no sistema, a intimação será considerada automaticamente cumprida por Decurso de Prazo Tácito. Para configurar vá em Administração > Intimação Eletrônica > Prazo para Intimação Tácita:

Imag206.png


A tela Prazo para Intimação Tácita será exibida:

Imag207.png

Tipos de Intimação Eletrônica

Os tipos de intimação são previamente cadastrados pela Equipe Gestora do SEI. Para configurar, vá em Administração > Intimação Eletrônica > Tipos de Intimação Eletrônica:


Imag208.png

Orientações Tipo de Destinatário

Ao clicar no botão Orientações Tipo de Destinatário, a tela abaixo será exibida. As orientações descritas neste campo, serão exibidas na tela Gerar Intimação Eletrônica, disponível para os Usuários Internos.

Imag212.png

Tipos de Respostas

Para cada tipo de Intimação podem existir diferentes tipos de resposta relacionados. Existem três hipóteses de resposta em decorrência da escolha da Intimação:

  1. Exige Resposta (com prazo)
  2. Facultativa (com prazo).
  3. Sem resposta (Intimação que não permite resposta, apenas para conhecimento).


Imag213.png

Imag215.png


Ao clicar no botão Novo, a tela abaixo será exibida. Ao configurar o tipo de resposta, escreva um nome que reflita a possível resposta do Usuário Externo a ser intimado. Pode haver mais de um tipo de resposta para cada intimação.

Imag214.png

Novo Tipo de Intimação

Ao clicar no botão Novo, a tela abaixo será exibida. Como boa prática, escreva um nome que reflita o documento ou decisão que motiva a intimação e não a possível resposta do usuário Externo. Exemplos: Decisão de 1ª instância, Decisão sobre Recurso, Exigência para complementação de informações.

Imag211.png

Lâmpada.pngÉ POSSÍVEL CONFIGURAR MAIS DE UM TIPO DE RESPOSTA COM RESPOSTA FACULTATIVA PARA O USUÁRIO EXTERNO. SOMENTE É POSSÍVEL QUE O USUÁRIO EXTERNO INDIQUE UM TIPO DE RESPOSTA.


Tipos de Documentos para Intimação

Nesta funcionalidade devem ser informados os Tipos de Documentos parametrizados na configuração, com Aplicabilidade de Documentos Internos ou Interno e Externos. Por exemplo, Ofício é um documento tradicionalmente de comunicação externa e serve para ser o documento principal de uma Intimação Eletrônica. Para os documentos Gerados dos Tipos aqui indicados, após assinados, aparecerá o botão Gerar Intimação Eletrônica.

Imag222.png


Após clicar na lupa, a tela Selecionar Tipos de Documento será exibida:

Imag221.png


Clique em Fechar para retornar a página anterior e clique em Salvar, para finalizar.

Imag223.png