Manual do Ponto Focal: mudanças entre as edições
(40 revisões intermediárias por 2 usuários não estão sendo mostradas) | |||
Linha 10: | Linha 10: | ||
O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção '''Usuários -> Novo''', conforme tela abaixo: | O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção '''Usuários -> Novo''', conforme tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg3.jpg|borda]] | |||
Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.rj.gov.br/sip | |||
Endereço do SIP no ambiente de | Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.rj.gov.br/sip | ||
O sistema apresentará a tela abaixo: | |||
[[Arquivo:Cadastro_SIP_-_imag2.jpg|borda]] | |||
No campo '''Órgão''', selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. '''''Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.''''' | |||
No campo '''Sigla''' utilize a mesma chave de identificação do usuário da rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. | No campo '''Sigla''' utilize a mesma chave de identificação do usuário da rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. | ||
Linha 28: | Linha 29: | ||
No campo '''Nome Social''' preencha com o modo como se autoidentifica. | No campo '''Nome Social''' preencha com o modo como se autoidentifica. | ||
O Nome social se refere à designação pela qual a pessoa travesti ou transexual se identifica e é socialmente reconhecida. Não é uma abreviação ou nome usado socialmente (redes sociais ou abreviaturas) de pessoas que não se enquadram na condição descrita. | |||
{{Box|tipo=aviso|texto=O NOME SOCIAL NÃO DEVE SER CONFUNDIDO COM APELIDOS OU ALCUNHAS, NOMES FANTASIA, NOMES COMERCIAIS, RELIGIOSOS, TITULAÇÕES PROFISSIONAIS, ACADÊMICAS OU DE QUALQUER ORDEM. A IDENTIDADE DO NOME SOCIAL É VINCULADA À IDENTIDADE CIVIL ORIGINAL.}} | |||
No campo '''CPF''' preencha o número do seu cadastro de pessoa física. | No campo '''CPF''' preencha o número do seu cadastro de pessoa física. | ||
Linha 38: | Linha 41: | ||
Após o preenchimento dos dados clique em '''Salvar'''. | Após o preenchimento dos dados clique em '''Salvar'''. | ||
Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão a ele. | '''Pronto'''! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão a ele. | ||
Veja mais em: ''Atribuir Permissões de usuários.'' | Veja mais em: '''''[[Atribuir Permissões de usuários.]]''''' | ||
{{Box|tipo=dica|texto=NÃO UTILIZE LETRAS MAIÚSCULAS NESTE CADASTRO}} | {{Box|tipo=dica|texto=NÃO UTILIZE LETRAS MAIÚSCULAS NESTE CADASTRO}} | ||
Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: '''Usuários -> Listar''', conforme tela abaixo: | Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: '''Usuários -> Listar''', conforme tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg5.jpg|borda]] | |||
[[Arquivo: | |||
A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida. | A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida. | ||
Orientamos que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo: | Orientamos que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg6.jpg|borda]] | |||
Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de '''Ações''' (alterar usuário, acessos, habilitações de autenticação em 2 fatores e desativar usuário). | |||
'''ATENÇÃO''': Não é permitido ao Ponto Focal excluir usuários. | |||
[[Arquivo:Pg6-2.jpg|borda|329x329px]] | |||
Após a realização da ação, selecione o botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. | |||
[[Arquivo:Pg7.jpg|borda|647x647px]] | |||
Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário". | '''Importante''': Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário". | ||
Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário. | Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário. | ||
Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões. | Veja como excluir as permissões em '''''[[Manter permissões]]'''''. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões. | ||
= Atribuir permissões aos usuários = | = Atribuir permissões aos usuários = | ||
Linha 88: | Linha 82: | ||
A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são: | A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são: | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
|Perfil | |'''Perfil''' | ||
|Descrição | |'''Descrição''' | ||
|- | |- | ||
|Consulta | |'''Consulta''' | ||
|Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações. | |Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações. | ||
|- | |- | ||
|Colaborador | |'''Colaborador''' | ||
|Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS. | |Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS. | ||
|- | |- | ||
|Básico | |'''Básico''' | ||
|Permissão para executar as seguintes funções: | |Permissão para executar as seguintes funções: | ||
Linha 130: | Linha 124: | ||
Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade. | Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade. | ||
|- | |- | ||
|Avançado | |'''Avançado''' | ||
|Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo: | |Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo: | ||
Linha 155: | Linha 149: | ||
[[Arquivo:Pg9.jpg]] | [[Arquivo:Pg9.jpg]] | ||
A tela '''Nova Permissão''' será exibida: | |||
A tela '''Nova Permissão''' será exibida: | A tela '''Nova Permissão''' será exibida: | ||
Linha 164: | Linha 156: | ||
No campo Unidade selecione a sigla do departamento/setor; | No campo '''Órgão da unidade''' selecione a sigla do órgão onde o acesso será concedido; | ||
No campo '''Unidade''' selecione a sigla do departamento/setor; | |||
No campo Órgão do usuário selecione a sigla do órgão de lotação do usuário; | No campo '''Órgão do usuário''' selecione a sigla do órgão de lotação do usuário; | ||
No campo Usuário digite o login ou nome completo do usuário; | No campo '''Usuário''' digite o login ou nome completo do usuário; | ||
No campo Perfil selecione o perfil de acesso que será concedido ao usuário. | No campo '''Perfil''' selecione o perfil de acesso que será concedido ao usuário. | ||
Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis. | Finalizado o preenchimento, clique no botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis. | ||
{{Box|tipo=dica|texto=UTILIZE O CAMPO "DATA FINAL" QUANDO DESEJAR DAR PERMISSÃO TEMPORÁRIA DE UM USUÁRIO A UMA UNIDADE ESPECÍFICA.}} | {{Box|tipo=dica|texto=UTILIZE O CAMPO "DATA FINAL" QUANDO DESEJAR DAR PERMISSÃO TEMPORÁRIA DE UM USUÁRIO A UMA UNIDADE ESPECÍFICA.}} | ||
Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione '''Permissões -> Atribuição em bloco''', conforme tela abaixo: | Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione '''Permissões -> Atribuição em bloco''', conforme tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg10.jpg]] | |||
A tela '''Atribuir Permissões em Bloco''' é apresentada: | |||
[[Arquivo:Pg11.jpg|borda|627x627px]] | |||
Nesta tela, preencha as seguintes informações: | Nesta tela, preencha as seguintes informações: | ||
Órgão do Sistema: ERJ; | '''Órgão do Sistema:''' ERJ; | ||
Sistema: SEI; | '''Sistema:''' SEI; | ||
'''Órgão da Unidade:''' Órgão ao qual pertence à unidade do usuário que receberá a permissão; | '''Órgão da Unidade:''' Órgão ao qual pertence à unidade do usuário que receberá a permissão; | ||
Linha 219: | Linha 191: | ||
'''Unidade''': Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado; | '''Unidade''': Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado; | ||
'''Perfil desejado:''' | '''Perfil desejado''' (Veja as descrições dos perfis em: '''''[[Perfis do SEI-RJ]]''''' | ||
Consulta; | Consulta; | ||
Linha 229: | Linha 201: | ||
Avançado. | Avançado. | ||
'''Sigla do Usuário/Sigla do Órgão:''' A sigla é o login do usuário + a sigla do órgão, por exemplo: '''login/treinamento''' | |||
'''Sigla do Usuário/Sigla do Órgão:''' A sigla é o login do usuário + a sigla do órgão, por exemplo: login/ | |||
Ao clicar em Atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas: | Ao clicar em '''Atribuir''', caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas: | ||
A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão. | A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão. | ||
[[Arquivo:Pg12.jpg|borda]] | [[Arquivo:Pg12.jpg|borda]] | ||
A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão. | A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão. | ||
[[Arquivo:Pg12-2.jpg|borda|278x278px]] | |||
{{Box|tipo=aviso|texto=QUANDO ESSA MENSAGEM É EXIBIDA, NENHUMA PERMISSÃO É DADA.}} | |||
[[ | Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: '''''[[Cadastro de usuários - SIP]]''''' | ||
Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem: | |||
[[Arquivo:Pg12-3.jpg|borda|281x281px]] | |||
{{Box|tipo=aviso|texto=APÓS A EXIBIÇÃO DA MENSAGEM DE QUE OS PERFIS FORAM ATRIBUÍDOS, CLIQUE EM CANCELAR PARA SAIR DA TELA.}} | |||
= 3.3 Manter permissões: = | = 3.3 Manter permissões: = | ||
Linha 266: | Linha 239: | ||
Para copiar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada: | Para copiar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada: | ||
[[Arquivo:Pg13-3.jpg|borda|226x226px]] | |||
Para copiar permissão: | Para copiar permissão: | ||
Linha 280: | Linha 248: | ||
Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão. | Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão. | ||
{{Box|tipo=dica|texto=PARA ALTERAR A PERMISSÃO É PRECISO EXCLUIR E | |||
{{Box|tipo=dica|texto=PARA ALTERAR A PERMISSÃO É PRECISO EXCLUIR E ATRIBUIR NOVAMENTE}} | |||
A visualização abaixo, é apresentada nos casos em que haja permissão estendida ou vencida para o usuário. | |||
'''Cor laranja -> Permissão estendida''' | |||
[[Arquivo:Permissão estendida.png|esquerda|900x900px]] | |||
'''Cor vermelha -> Permissão vencida'''[[Arquivo:Permissão vencida.png|900x900px]] | |||
= Complementar dados do usuário – SEI-RJ = | = Complementar dados do usuário – SEI-RJ = | ||
Linha 287: | Linha 270: | ||
Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ. | Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ. | ||
Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo: | Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em '''Administração -> Usuários -> Listar''', conforme tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pag 15.jpg]] | |||
IMPORTANTE: Somente a administração central tem permissão para excluir usuários. | |||
O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função '''Pesquisar''' através do login ou nome, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da '''Ação''' correspondente. | |||
'''IMPORTANTE:''' Somente a administração central tem permissão para excluir usuários. | |||
[[Arquivo:Pag 15-2.jpg]] | |||
{{Box|tipo=dica|texto=NAS LISTAS EXIBIDAS NO SEI-RJ, SEMPRE SELECIONE O SEU ÓRGÃO PARA FILTRAR AS INFORMAÇÕES.}} | |||
Ações disponíveis: | Ações disponíveis: | ||
[[Arquivo:Pg16-2.jpg|borda|204x204px]] | |||
Para complementar os dados do usuário, clique no ícone '''Alterar Usuário'''. O sistema apresentará a tela '''Alterar Usuário''' correspondente ao usuário selecionado. | |||
[[Arquivo:Pag 16.jpg|borda]] | |||
Caso seja necessário, selecione a opção [[Arquivo:Pag 16-2.jpg|borda]] | |||
Selecione no painel '''Contato Associado''' o ícone . A tela '''Alterar Contato''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 17.jpg|borda]] | |||
Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos. | Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos. | ||
Linha 311: | Linha 305: | ||
Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail. | Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail. | ||
Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero. | '''Observação 1''': Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero. | ||
Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo. | '''Observação 2''': Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo. | ||
Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços. | '''Observação 3''': O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços. | ||
IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ. | '''IMPORTANTE:''' A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ. | ||
= Complementar unidades – SEI = | = Complementar unidades – SEI = | ||
As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia | As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ. | ||
Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal. | Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal. | ||
Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ. | Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.[[Arquivo:Pag 18.jpg|borda]] | ||
Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse '''Administração -> Unidades -> Listar,''' conforme figura abaixo: | |||
[[Arquivo:Pag 19.jpg|borda]] | |||
A tela '''Unidades''' será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada. | |||
{{Box|tipo=dica|texto=NAS LISTAS EXIBIDAS NO SEI-RJ, SEMPRE SELECIONE SEU ÓRGÃO PARA FILTRAR AS INFORMAÇÕES.}} | |||
Para finalidade de consulta serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, só é permitido alterar as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador. | Para finalidade de consulta serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, só é permitido alterar as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador. | ||
Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. | [[Arquivo:Pag 19-2.jpg|borda]] | ||
Na tela '''Unidades''' é possível pesquisar a unidade desejada informando sua '''Sigla''', ou algum fragmento do nome no campo '''Descrição'''. | |||
No campo '''Sinalização''' é possível realizar filtros específicos através das opções disponíveis, conforme tela abaixo: | |||
[[Arquivo:Pag 20.jpg|borda]] | |||
Uma vez localizada a unidade, realize a manutenção utilizando os ícones de '''Ações'''. | |||
[[Arquivo:Pag 20-2.jpg|borda|204x204px]] | |||
Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone | |||
'''Alterar Unidade,''' a tela abaixo será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 21.jpg|borda]] | |||
O painel '''Códigos''' trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável. | |||
O código da unidade SEI será utilizado na composição do '''formato da numeração do protocolo'''. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora. | |||
{{Box|tipo=aviso|texto=O CÓDIGO SEI É COMPOSTO DE 6 DÍGITOS - SENDO 2 DÍGITOS O NÚMERO DO ÓRGÃO, ZERO (0) SUBSTITUINDO A BARRA (\), SEGUIDO DE 3 DÍGITOS DO NÚMERO DA UNIDADE PROTOCOLADORA.}} | |||
'''EX: 120001''' -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo. | |||
[[Arquivo:Pag 21-2.jpg|borda]] | |||
{{Box|tipo=dica|texto=SEM CÓDIGO SEI CONFIGURADO EM CADA UNIDADE, O SISTEMA APRESENTARÁ ERROS.}}[[Arquivo:Pag 22.jpg|borda]] | |||
. | Para complementar os dados da unidade, no painel '''Contato Associado''', selecione o ícone | ||
[[Arquivo:Alterar.jpg|esquerda|39x39px]] | |||
'''Alterar Dados do Contato Associado'''. A tela abaixo será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 23.jpg|borda]] | |||
Preencha as informações da unidade na tela '''Alterar Contato.''' | |||
'''IMPORTANTE:''' As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão campos variáveis sem preenchimento. | |||
Ainda na tela anterior -> '''Alterar Unidade''', na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta. | |||
[[Arquivo:Pag 24.jpg|borda]] | |||
Para que uma unidade receba, envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado e tramite processos sigilosos, o campo e-mail precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro. | Para que uma unidade receba, envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado e tramite processos sigilosos, o campo e-mail precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro. | ||
Linha 373: | Linha 384: | ||
Para cadastrar e-mails da unidade: | Para cadastrar e-mails da unidade: | ||
# No campo | # No campo “'''E-mail'''”: inclua endereço de e-mail institucional; | ||
# No campo | # No campo “'''Descrição'''”: Digite uma descrição para o e-mail; | ||
# Clique no campo | # Clique no campo “'''Adicionar E-mail”'''. | ||
É possível cadastrar mais de um e-mail para cada unidade. | É possível cadastrar mais de um e-mail para cada unidade. | ||
Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna | Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “'''Ações'''” | ||
[[Arquivo:Pag 24-2.jpg|borda]] | |||
Orientamos que as unidades utilizem o e-mail “naoresponda- | Orientamos que as unidades utilizem o e-mail '''“naoresponda-orgao@sei.rj.gov.br”''' como padrão para envio de e-mails diretamente do SEI. A utilização desta conta garante que ele será entregue ao destino, sem apresentar erros. | ||
Como se trata de uma conta que não permite resposta, recomendamos que no corpo do e-mail a unidade informe um contato para interação com a unidade, em caso de necessidade. | Como se trata de uma conta que não permite resposta, recomendamos que no corpo do e-mail a unidade informe um contato para interação com a unidade, em caso de necessidade. | ||
Linha 387: | Linha 400: | ||
Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. | Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. | ||
Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos; | [[Arquivo:Pag 25.jpg|borda]] | ||
Marque o checkbox '''“Disponível para envio de processos”''' quando a unidade puder receber processos; | |||
Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo. | Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo. | ||
Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. | Marque o checkbox '''“Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade”''' quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. É necessário ter um e-mail cadastrado. | ||
Não utilize as opções '''“Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”''', essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas. | |||
Marque o checkbox '''“Unidade de protocolo”''' quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico. | |||
Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. | |||
{{Box|tipo=dica|texto=SE O E-MAIL DA UNIDADE NÃO FOR CONFIGURADO, NÃO SERÁ POSSÍVEL RECEBER E-MAIL DE AVISO QUANDO A UNIDADE RECEBER UM PROCESSO.}} | |||
= Assinatura das Unidades = | = Assinatura das Unidades = | ||
O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. | O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. | ||
A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades: | A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione '''Administração -> Assinaturas das Unidades:''' | ||
[[Arquivo:Pag 26.jpg|borda]] | |||
A tela '''Assinatura das Unidades''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 26-2.jpg|borda]] | |||
Verifique na lista se o cargo desejado está criado, se sim, selecione o ícone:[[Arquivo:Alterar.jpg]]'''Alterar Assinatura''' | |||
[[Arquivo:Pag 27.jpg|borda]] | |||
Feito isso, essa opção de cargo ficará disponível na unidade incluída: | Feito isso, essa opção de cargo ficará disponível na unidade incluída: | ||
[[Arquivo:Pag 27-2.jpg]] | |||
Selecione o botão '''Adicionar''', para cadastrar uma nova '''Assinatura da Unidade''', informando o cargo/função e as unidades. | |||
Após o preenchimento dos campos, selecione o botão Salvar. | [[Arquivo:Pag 28.jpg|borda]] | ||
Para listar as unidades existentes, selecione o ícone . É possível indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar uma unidade, basta clicar no ícone [[Arquivo:Excluir.jpg]] | |||
Após o preenchimento dos campos, selecione o botão '''Salvar'''. | |||
= Contatos = | = Contatos = | ||
No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos. | No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos. | ||
É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo: | É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção '''Administração -> Contatos -> Listar''', conforme imagem a baixo: | ||
[[Arquivo:Pag 29.jpg|borda]] | |||
A tela '''Contatos''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 29-2.jpg|borda]] | |||
Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos. | Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos. | ||
Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários. | '''Observação''': Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários. | ||
No painel abaixo é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, grupo ou tipo de contato. | No painel abaixo é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, grupo ou tipo de contato. | ||
Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida: | [[Arquivo:Pag 29-3.jpg|borda]] | ||
Para criar um novo contato, selecione o botão '''Novo''', a tela '''Novo Contato''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 30.jpg|borda]] | |||
Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário. | Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário. | ||
Selecione no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento. | Selecione no painel '''Natureza''' se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento. | ||
Selecione no painel Gênero - feminino ou masculino, e em seguida clique em Salvar. Esta opção se faz necessária por haver documentos que são gerados utilizando os tratamentos Sr. ou Sra. | Selecione no painel '''Gênero''' - feminino ou masculino, e em seguida clique em '''Salvar'''. Esta opção se faz necessária por haver documentos que são gerados utilizando os tratamentos Sr. ou Sra. | ||
Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar: | Para reativar um contato desativado, selecione '''Administração -> Contatos -> Reativar''': | ||
[[Arquivo:Pag 30-2.jpg|borda]] | |||
A tela '''Reativar Contato''' será exibida: | |||
Para reativar, selecione o ícone | [[Arquivo:Pag 31.jpg|borda]] | ||
Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão '''Pesquisar'''. | |||
Para reativar, selecione o ícone [[Arquivo:Reativar.jpg|borda]] '''Reativar Contato''', referente ao contato a ser reativado. | |||
'''Pronto'''! O contato foi ativado e será exibido na lista principal de contatos. | |||
= Gerar etiquetas = | = Gerar etiquetas = | ||
Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão. | Também por meio do menu '''Contatos''', é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão. | ||
Para isso acesse '''Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas''': | |||
[[Arquivo:Pag 32.jpg|borda]] | |||
[[Arquivo:Pag 32-2.jpg|borda]] | |||
Ao clicar no botão '''Etiquetas''', a tela abaixo será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 33.jpg|borda]] | |||
Selecione o Tipo: Endereçamento ou Identificação, e preencha as Opções: Linha, Coluna e Cópias, em seguida clique em Imprimir. | Selecione o '''Tipo''': Endereçamento ou Identificação, e preencha as '''Opções''': Linha, Coluna e Cópias, em seguida clique em '''Imprimir'''. | ||
= Grupos institucionais = | = Grupos institucionais = | ||
O | O SEI permite a criação de grupos institucionais. | ||
Para inserir novos grupos de '''Contatos''', selecione no menu a opção '''Administração -> Grupos Institucionais -> Contatos -> Novo''', conforme tela abaixo: | |||
[[Arquivo:Pag 34.jpg|borda]] | |||
A tela '''Novo Grupo de Contatos''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 34-2.jpg|borda]] | |||
Preencha as informações da tela, e clique em '''Salvar'''. | |||
Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção '''Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo''', conforme tela abaixo: | |||
[[Arquivo:Pag 35.jpg|borda]] | |||
A tela Novo Grupo de | A tela '''Novo Grupo de E-mail''' será exibida: | ||
[[Arquivo:Pag 35-2.jpg|borda]] | |||
Preencha as informações da tela, clique em [[Arquivo:Pag 35-3.jpg|borda]]e depois no botão '''Salvar'''. | |||
Para inserir novos grupos de envio, selecione no menu a opção '''Administração -> Grupos Institucionais -> Envio -> Novo''', conforme tela abaixo:[[Arquivo:Pag 36.jpg|borda]] | |||
A tela '''Novo Grupo de Envio''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pag 36-2.jpg|borda]] | |||
Preencha as informações da tela, e clique em Salvar. | Preencha as informações da tela, e clique em '''Salvar'''. | ||
= Hipóteses legais = | = Hipóteses legais = | ||
O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar: | O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse '''Administração -> Hipóteses Legais -> Listar''': | ||
[[Arquivo:Pg37.jpg|borda]] | |||
A tela '''Hipóteses Legais''' será exibida: | |||
[[Arquivo:Pg37-2.jpg|borda]] | |||
Nesta tela, é possível incluir uma nova hipótese legal, alterar uma hipótese legal já cadastrada, desativar e excluir. | Nesta tela, é possível incluir uma nova hipótese legal, alterar uma hipótese legal já cadastrada, desativar e excluir. | ||
Linha 487: | Linha 553: | ||
Utilize os ícones existentes na coluna ações para realizar as funções desejadas: | Utilize os ícones existentes na coluna ações para realizar as funções desejadas: | ||
[[Arquivo:Pg38.jpg|borda|236x236px]] | |||
As operações “desativar” e “excluir” também podem ser feitas em lote selecionando as hipóteses legais e clicando nos botões no canto superior direito da tela: | |||
[[Arquivo:Pg38-2.jpg|borda|688x688px]] | |||
Por meio do botão “'''Nova'''”, conforme mostra a imagem acima, é possível criar uma nova hipótese legal: | |||
[[Arquivo:Pg38-3.jpg|borda|686x686px]] | |||
Após preencher todos os campos necessários, clique em Salvar. | Após preencher todos os campos necessários, clique em '''Salvar'''. | ||
= Usuários externos = | = Usuários externos = | ||
Linha 505: | Linha 571: | ||
Acesso ao módulo no ambiente de TREINAMENTO: | Acesso ao módulo no ambiente de TREINAMENTO: | ||
https://treinamento-sei.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0 | |||
Acesso ao módulo no ambiente de PRODUÇÃO: | Acesso ao módulo no ambiente de PRODUÇÃO: | ||
http://sei.rj.gov.br/externo | |||
Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe | Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe realizar a liberação da credencial de acesso do usuário externo. | ||
{{Box|tipo=aviso|texto=SIGA AS ORIENTAÇÕES DISPONÍVEIS NO POP - Conferir documentos e liberar credencial, disponível no Portal SEI https://portalsei.rj.gov.br/documentos/SEIRJ_Credenciamento_de_Usuario_Externo-email.pdf}} | |||
Para ativar a credencial do usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração-> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo: | Para ativar a credencial do usuário externo, selecione no menu principal a opção '''Administração-> Usuários Externos -> Listar,''' conforme tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg39.jpg|borda]] | |||
A tela Usuários Externos é exibida: | A tela Usuários Externos é exibida: | ||
A tela '''Usuários Externos''' é exibida: | |||
[[Arquivo:Pg40.jpg|borda]] | |||
Nesta tela é possível pesquisar utilizando os campos E-mail, CPF, Nome e Nome Social. | Nesta tela é possível pesquisar utilizando os campos E-mail, CPF, Nome e Nome Social. | ||
Insira uma dessas informações e selecione o botão Pesquisar. | Insira uma dessas informações e selecione o botão '''Pesquisar'''. | ||
Ações disponíveis: | Ações disponíveis: | ||
[[Arquivo:Pg40-2.jpg|borda|237x237px]] | |||
Para liberar um usuário externo clique no ícone '''Alterar Usuário Externo'''. A tela abaixo será exibida: | |||
[[Arquivo:Pg41.jpg|borda]] | |||
No painel Situação altere a opção para Liberado, e o acesso estará ativado. | No painel Situação altere a opção para '''Liberado''', e o acesso estará ativado. | ||
Se necessário clique no ícone Alterar Dados do Contato Associado, altere as informações necessárias e clique no botão Salvar. | Se necessário clique no ícone '''Alterar Dados do Contato Associado''', altere as informações necessárias e clique no botão '''Salvar'''. | ||
{{Box|tipo=dica|texto=ESSA AÇÃO SÓ SERÁ POSSÍVEL CASO O SEU USUÁRIO TENHA PERMISSÃO PARA ESSE TIPO DE ALTERAÇÃO.}} | |||
= Inspeção administrativa = | = Inspeção administrativa = | ||
A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa | A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: '''Inspeção administrativa''' | ||
A tela inspeção administrativa será exibida: | A tela inspeção administrativa será exibida: | ||
Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar; | [[Arquivo:Pg42-2.jpg|borda]] | ||
Selecione as ações desejadas, e clique em '''Pesquisar'''; | |||
Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo: | Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo: | ||
[[Arquivo:Pg43.jpg|borda|559x559px]] | |||
{{Box|tipo=dica|texto=PARA SAIR DESTA TELA VOCÊ PRECISA SELECIONAR OUTRA OPÇÃO NO MENU PRINCIPAL.}} | |||
= Relatórios = | = Relatórios = | ||
O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios: | O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção '''Relatórios''': | ||
[[Arquivo:Pg43-2.jpg|borda]] | |||
Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente | Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente. | ||
A tela | A tela '''Relatórios de Contatos Temporários''' será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir: | ||
[[Arquivo:Pg44.jpg|borda]] | |||
= Cancelamento de documentos = | = Cancelamento de documentos = | ||
Para os casos em que não há necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo. | Para os casos em que não há necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o '''Termo de Cancelamento de Documento''', incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo. | ||
Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção | Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção NÃO excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo. Verifique se foi selecionado no Termo, pelo usuário solicitante, a opção: '''Indisponibilizar conteúdo do documento''', em caso positivo, o ponto focal poderá realizar o cancelamento, indisponibilizando o conteúdo do mesmo. | ||
Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo: | Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo: | ||
Depois, clique no documento a ser cancelado. O ícone | [[Arquivo:Pg45.jpg|borda|556x556px]] | ||
Depois, clique no documento a ser cancelado. O ícone '''Cancelar Documento,''' estará disponível. | |||
Na tela abaixo, preencha o '''Motivo''' (poderá ser incluído o número do Termo de cancelamento, como justificativa) e clique em '''Salvar'''. | |||
[[Arquivo:Pg45-2.jpg|borda|505x505px]] | |||
= Desanexação de processos = | |||
Anexação de Processos é uma funcionalidade que permite juntar processos de maneira permanente, uma vez verificado que as informações poderiam estar agregadas em um único processo. Por ser uma ação permanente, a anexação não pode ser desfeita pelo usuário. Caso seja realizada uma anexação equivocadamente, será necessário realizar a desanexação dos processos pelo ponto focal. | |||
Passo a passo: | |||
1 - Acessar o processo principal (aquele onde o processo acessório foi anexado); | |||
2 - Clique no número do processo e, em seguida no ícone '''Anexar Processo''' [[Arquivo:Ícone desanexar.png]]; | |||
3 - Em '''Ações''', clique em '''Desanexar Processo ;''' | |||
4 - Digite a justificativa para a desanexação no campo '''Motivo''' e clique em '''Salvar'''.{{Box|tipo=aviso|texto=SENDO A DESANEXAÇÃO UM CASO QUE DEVE OCORRER SOMENTE EM SITUAÇÕES EXCEPCIONAIS, A FUNCIONALIDADE ESTÁ RESTRITA APENAS AOS PONTOS FOCAIS.}} | |||
= Conclusão = | = Conclusão = | ||
Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões. | Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões. |
Edição atual tal como às 18h26min de 11 de abril de 2024
Objetivo
O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ.
Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ.
O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.
Cadastro de usuários - SIP
O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção Usuários -> Novo, conforme tela abaixo:
Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.rj.gov.br/sip
Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.rj.gov.br/sip
O sistema apresentará a tela abaixo:
No campo Órgão, selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.
No campo Sigla utilize a mesma chave de identificação do usuário da rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.
No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.
No campo Nome Social preencha com o modo como se autoidentifica.
O Nome social se refere à designação pela qual a pessoa travesti ou transexual se identifica e é socialmente reconhecida. Não é uma abreviação ou nome usado socialmente (redes sociais ou abreviaturas) de pessoas que não se enquadram na condição descrita.
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
No campo CPF preencha o número do seu cadastro de pessoa física.
O campo ID Origem será preenchido internamente com um número próprio do sistema, por esse motivo não preencha este campo, ele deve ficar em branco.
No campo E-mail Institucional preencha utilizando o e-mail institucional fornecido pela equipe de TI do seu órgão.
Após o preenchimento dos dados clique em Salvar.
Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão a ele.
Veja mais em: Atribuir Permissões de usuários.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:
A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida.
Orientamos que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:
Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de Ações (alterar usuário, acessos, habilitações de autenticação em 2 fatores e desativar usuário).
ATENÇÃO: Não é permitido ao Ponto Focal excluir usuários.
Após a realização da ação, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.
Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".
Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.
Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.
Atribuir permissões aos usuários
3.1 Perfis do SEI-RJ
A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:
Perfil | Descrição |
Consulta | Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações. |
Colaborador | Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS. |
Básico | Permissão para executar as seguintes funções:
Receber processos na unidade; Atribuir processos; Concluir processos; Inserir anotações e marcadores; Consultar andamento do processo; Realizar consultas de processos e documentos; Manifestar ciência; Controlar prazos; Incluir e assinar documentos internos; Incluir e autenticar documentos externos; Imprimir documentos; Gerar pdf e zip de processos; Tramitar processos; Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura; Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade. |
Avançado | Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo:
Iniciar processo; Reabrir processo; Sobrestar processo; Relacionar processo; Iniciar processo relacionado; Duplicar processo; Gerenciar acesso externo; Gerar circular. |
É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas. A equipe de administração do SEI é capaz de atribuir o perfil especial que permite acesso a todas as unidades da estrutura do órgão.
3.2 Atribuindo nova permissão:
Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione Permissões -> Nova:
A tela Nova Permissão será exibida:
A tela Nova Permissão será exibida:
No campo Órgão da unidade selecione a sigla do órgão onde o acesso será concedido;
No campo Unidade selecione a sigla do departamento/setor;
No campo Órgão do usuário selecione a sigla do órgão de lotação do usuário;
No campo Usuário digite o login ou nome completo do usuário;
No campo Perfil selecione o perfil de acesso que será concedido ao usuário.
Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:
A tela Atribuir Permissões em Bloco é apresentada:
Nesta tela, preencha as seguintes informações:
Órgão do Sistema: ERJ;
Sistema: SEI;
Órgão da Unidade: Órgão ao qual pertence à unidade do usuário que receberá a permissão;
Unidade: Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;
Perfil desejado (Veja as descrições dos perfis em: Perfis do SEI-RJ
Consulta;
Colaborador;
Básico;
Avançado.
Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: A sigla é o login do usuário + a sigla do órgão, por exemplo: login/treinamento
Ao clicar em Atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:
A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.
A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: Cadastro de usuários - SIP
Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
3.3 Manter permissões:
Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione Permissões -> Administradas:
Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:
O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.
Para copiar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:
Para copiar permissão:
Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
A visualização abaixo, é apresentada nos casos em que haja permissão estendida ou vencida para o usuário.
Cor laranja -> Permissão estendida
Cor vermelha -> Permissão vencida
Complementar dados do usuário – SEI-RJ
O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário.
Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.
Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:
O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisar através do login ou nome, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da Ação correspondente.
IMPORTANTE: Somente a administração central tem permissão para excluir usuários.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Ações disponíveis:
Para complementar os dados do usuário, clique no ícone Alterar Usuário. O sistema apresentará a tela Alterar Usuário correspondente ao usuário selecionado.
Caso seja necessário, selecione a opção
Selecione no painel Contato Associado o ícone . A tela Alterar Contato será exibida:
Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.
Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.
Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.
Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.
Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.
IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.
Complementar unidades – SEI
As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.
Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.
Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.
Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse Administração -> Unidades -> Listar, conforme figura abaixo:
A tela Unidades será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Para finalidade de consulta serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, só é permitido alterar as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.
Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição.
No campo Sinalização é possível realizar filtros específicos através das opções disponíveis, conforme tela abaixo:
Uma vez localizada a unidade, realize a manutenção utilizando os ícones de Ações.
Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone
Alterar Unidade, a tela abaixo será exibida:
O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.
O código da unidade SEI será utilizado na composição do formato da numeração do protocolo. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
EX: 120001 -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Para complementar os dados da unidade, no painel Contato Associado, selecione o ícone
Alterar Dados do Contato Associado. A tela abaixo será exibida:
Preencha as informações da unidade na tela Alterar Contato.
IMPORTANTE: As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão campos variáveis sem preenchimento.
Ainda na tela anterior -> Alterar Unidade, na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.
Para que uma unidade receba, envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado e tramite processos sigilosos, o campo e-mail precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.
Para cadastrar e-mails da unidade:
- No campo “E-mail”: inclua endereço de e-mail institucional;
- No campo “Descrição”: Digite uma descrição para o e-mail;
- Clique no campo “Adicionar E-mail”.
É possível cadastrar mais de um e-mail para cada unidade.
Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações”
Orientamos que as unidades utilizem o e-mail “naoresponda-orgao@sei.rj.gov.br” como padrão para envio de e-mails diretamente do SEI. A utilização desta conta garante que ele será entregue ao destino, sem apresentar erros.
Como se trata de uma conta que não permite resposta, recomendamos que no corpo do e-mail a unidade informe um contato para interação com a unidade, em caso de necessidade.
Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.
Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos;
Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo.
Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. É necessário ter um e-mail cadastrado.
Não utilize as opções “Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”, essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.
Marque o checkbox “Unidade de protocolo” quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.
Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Assinatura das Unidades
O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade.
A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades:
A tela Assinatura das Unidades será exibida:
Verifique na lista se o cargo desejado está criado, se sim, selecione o ícone:Alterar Assinatura
Feito isso, essa opção de cargo ficará disponível na unidade incluída:
Selecione o botão Adicionar, para cadastrar uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.
Para listar as unidades existentes, selecione o ícone . É possível indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar uma unidade, basta clicar no ícone
Após o preenchimento dos campos, selecione o botão Salvar.
Contatos
No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.
É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo:
A tela Contatos será exibida:
Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.
Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.
No painel abaixo é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, grupo ou tipo de contato.
Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida:
Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.
Selecione no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.
Selecione no painel Gênero - feminino ou masculino, e em seguida clique em Salvar. Esta opção se faz necessária por haver documentos que são gerados utilizando os tratamentos Sr. ou Sra.
Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar:
A tela Reativar Contato será exibida:
Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão Pesquisar.
Para reativar, selecione o ícone Reativar Contato, referente ao contato a ser reativado.
Pronto! O contato foi ativado e será exibido na lista principal de contatos.
Gerar etiquetas
Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.
Para isso acesse Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:
Ao clicar no botão Etiquetas, a tela abaixo será exibida:
Selecione o Tipo: Endereçamento ou Identificação, e preencha as Opções: Linha, Coluna e Cópias, em seguida clique em Imprimir.
Grupos institucionais
O SEI permite a criação de grupos institucionais.
Para inserir novos grupos de Contatos, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Contatos -> Novo, conforme tela abaixo:
A tela Novo Grupo de Contatos será exibida:
Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.
Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo, conforme tela abaixo:
A tela Novo Grupo de E-mail será exibida:
Preencha as informações da tela, clique em e depois no botão Salvar.
Para inserir novos grupos de envio, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Envio -> Novo, conforme tela abaixo:
A tela Novo Grupo de Envio será exibida:
Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.
Hipóteses legais
O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:
A tela Hipóteses Legais será exibida:
Nesta tela, é possível incluir uma nova hipótese legal, alterar uma hipótese legal já cadastrada, desativar e excluir.
Utilize os ícones existentes na coluna ações para realizar as funções desejadas:
As operações “desativar” e “excluir” também podem ser feitas em lote selecionando as hipóteses legais e clicando nos botões no canto superior direito da tela:
Por meio do botão “Nova”, conforme mostra a imagem acima, é possível criar uma nova hipótese legal:
Após preencher todos os campos necessários, clique em Salvar.
Usuários externos
No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:
Acesso ao módulo no ambiente de TREINAMENTO:
Acesso ao módulo no ambiente de PRODUÇÃO:
Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe realizar a liberação da credencial de acesso do usuário externo.
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
Para ativar a credencial do usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração-> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo:
A tela Usuários Externos é exibida:
A tela Usuários Externos é exibida:
Nesta tela é possível pesquisar utilizando os campos E-mail, CPF, Nome e Nome Social.
Insira uma dessas informações e selecione o botão Pesquisar.
Ações disponíveis:
Para liberar um usuário externo clique no ícone Alterar Usuário Externo. A tela abaixo será exibida:
No painel Situação altere a opção para Liberado, e o acesso estará ativado.
Se necessário clique no ícone Alterar Dados do Contato Associado, altere as informações necessárias e clique no botão Salvar.
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Inspeção administrativa
A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa
A tela inspeção administrativa será exibida:
Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar;
Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:
![Lâmpada.png](/images/thumb/e/e6/L%C3%A2mpada.png/50px-L%C3%A2mpada.png)
Relatórios
O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios:
Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente.
A tela Relatórios de Contatos Temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:
Cancelamento de documentos
Para os casos em que não há necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.
Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção NÃO excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo. Verifique se foi selecionado no Termo, pelo usuário solicitante, a opção: Indisponibilizar conteúdo do documento, em caso positivo, o ponto focal poderá realizar o cancelamento, indisponibilizando o conteúdo do mesmo.
Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:
Depois, clique no documento a ser cancelado. O ícone Cancelar Documento, estará disponível.
Na tela abaixo, preencha o Motivo (poderá ser incluído o número do Termo de cancelamento, como justificativa) e clique em Salvar.
Desanexação de processos
Anexação de Processos é uma funcionalidade que permite juntar processos de maneira permanente, uma vez verificado que as informações poderiam estar agregadas em um único processo. Por ser uma ação permanente, a anexação não pode ser desfeita pelo usuário. Caso seja realizada uma anexação equivocadamente, será necessário realizar a desanexação dos processos pelo ponto focal.
Passo a passo:
1 - Acessar o processo principal (aquele onde o processo acessório foi anexado);
2 - Clique no número do processo e, em seguida no ícone Anexar Processo ;
3 - Em Ações, clique em Desanexar Processo ;
4 - Digite a justificativa para a desanexação no campo Motivo e clique em Salvar.
![Megafone.png](/images/thumb/0/0d/Megafone.png/50px-Megafone.png)
Conclusão
Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.