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| (32 revisões intermediárias pelo mesmo usuário não estão sendo mostradas) |
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| <nowiki>***</nowiki>Em construção*** | | <nowiki>***</nowiki>Em construção*** |
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| = 1. Do Manual =
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| No ano de 2020, o Governo do Estado do Rio de Janeiro finalizou a implantação do Sistema Eletrônico de Informações- SEI, instituído pelo Decreto n° 46.730/2019, que diminuiu a produção interna de documentos em suporte papel. No entanto, ainda que de maneira cada vez mais reduzida, o Estado continua a lidar com um montante considerável de documentos físicos recebidos de origem externa, que precisam de tratamento adequado, pois apesar de serem incluídos no sistema e passarem a tramitar de maneira digital dentro do sistema, tais documentos em suporte papel ainda são vias originais e possuem valor probatório.
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| Desta forma, o manual de arquivamento do SEI/RJ tem o objetivo de esclarecer a funcionalidade de localizadores, onde será possível identificar a destinação das vias físicas dos documentos externos inseridos no sistema.
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| = 2. Arquivamento =
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| Após o cadastramento do documento externo no SEI!RJ, unidades de arquivamento poderão criar localizadores no sistema para identificar os locais de guarda das vias físicas. Para que seja possível utilizar a ferramenta de forma adequada, a unidade deve ser configurada como “Unidade de Arquivamento” e o(s) servidor(es) deve(m) possuir o perfil de “Arquivamento”. Como e quem poderá ter acesso ao perfil? Deve ser encaminhado Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI). A solicitação deve partir do responsável pelo setor de arquivamento do órgão e entidade ou seus superiores.
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| = 3. Criando localizadores no SEI pela primeira vez =
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| Para a criação de caixas no SEI, o usuário deverá:
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| 1. No menu principal na aba '''Localizadores''' >'''Tipos''' > escolher a opção “'''Novo'''”:
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| [[Arquivo:Tela_1.png]]
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| 2. Na tela “'''Novo Tipo de Localizador'''”, preencha os campos “'''Siglas'''”, “'''Nome'''” e “'''Descrição'''” com os dados e clicar em “'''Salvar'''”:
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| [[Arquivo:Tela 2.1.png|569x569px|borda]]
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| {{Box|tipo=aviso|texto=POR EXEMPLO: A SIGLA PODE SER A SIGLA DA UNIDADE MAIS UM IDENTIFICADOR DE UM ARMÁRIO, COOGSEI/ARM1 [MÁXIMO DE 20 CARACTERES]. O NOME PODE SER A LOCALIZAÇÃO DO ARMÁRIO. E A DESCRIÇÃO É UM CAMPO DE LIVRE PREENCHIMENTO, PODENDO DESCREVER OS DOCUMENTOS QUE SÃO ARMAZENADOS.}}
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| 3. No mesmo menu principal, na aba '''Localizador''', escolher o botão “'''Novo'''”. A Tela de “'''Novo Localizador'''” será apresentada. No campo “'''Tipo'''” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “'''Identificação'''” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “'''Complemento'''” é de texto livre. O campo “'''Suporte'''” deve ser selecionado “'''Papel'''”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “'''Estado'''” deve permanecer “'''Aberto'''”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “'''Salvar'''”:
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| [[Arquivo:Novo_tipo_localizador.png|borda|635x635px]]
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| 4. Ao criar o Localizador, ele fica disponível para inclusão dos documentos externos, basta acessar no menu principal a aba Localizadores > Listar:
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| [[Arquivo:Localizadore listar.png|borda|582x582px]]
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| {{Box|tipo=aviso|texto=É POSSÍVEL EXCLUIR UM LOCALIZADOR, ATRAVÉS DO BOTÃO NO ÍCONE 'EXCLUIR LOCALIZADOR' , ENQUANTO NÃO HÁ DOCUMENTOS ARQUIVADOS NELE. TAMBÉM É POSSÍVEL EDITAR AS INFORMAÇÕES DO LOCALIZADOR ATRAVÉS DO BOTÃO NO ÍCONE 'ALTERAR LOCALIZADOR'}}
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| = 4.Arquivando documentos eletrônicos nas caixas do sistema =
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| Assim como os documentos físicos externos deverão ser arquivados, sua versão digitalizada também poderá ser arquivada nas caixas (localizadores) previamente criadas no sistema. Para isso, o usuário deverá:
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| 1. Selecionar, no Menu Principal, a opção “Arquivamento”
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| [[Arquivo:Arquivamento.png|borda]]
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| 2. A tela de “Arquivamento” será apresentada. Selecionar a opção no campo o “Tipo do Localizador”, no campo “Localizador” e clicar no botão “Consultar”.
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| [[Arquivo:Arquivamento Localizador.png|borda|633x633px]]
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| 3. O sistema apresenta num pop-up a tela de “Consultar para Arquivamento”. Como já foi selecionado as opções no campo anterior, basta preencher o campo “Protocolo” e clicar “Enter”.
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| [[Arquivo:Consulta para arquivamento.png|borda]]
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| {{Box|tipo=aviso|texto=O CAMPO “PROTOCOLO” DEVE SER PREENCHIDO COM O NÚMERO SEI DO DOCUMENTO QUE SERÁ ARQUIVADO.}}
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| 4. O sistema vai apresentar na mesma tela na parte de baixo o retorno da consulta. Selecione na lista o documento e clique no botão “Arquivar:
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| [[Arquivo:Consulta para arquivamento 1.1.png|borda]]
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| 5. Na mesma tela é possível verificar na lista que a coluna “Estado” foi alterada de “Não Arquivado” para “Arquivado”.
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| [[Arquivo:Consultar para arquivamento - estado.png|borda|728x728px]]
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| 6. É possível verificar na tela “Localizadores” que o documento foi arquivado. É possível através do botão do ícone “Listar protocolos arquivados”, verificar os documentos que estão naquela caixa.
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| [[Arquivo:Consultar para arquivamento - localizadores.png|borda|827x827px]]
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| 7. O sistema apresenta a tela “Documentos do Localizador”. É possível imprimir uma lista de documentos arquivados na caixa.
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| [[Arquivo:Documentos do localizador.png]]
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| 8. Na tela do processo, na árvore de documentos do processo é possível verificar o ícone 'Localizador' que representa que aquele documento externo foi arquivado em um localizador do sistema.
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| [[Arquivo:Solicitar desarquivamento 1.3.png|borda]]
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| = 5.Desarquivando documentos eletrônicos nas caixas do sistema =
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| 1. Na árvore do processo, ao selecionar o documento, clique no ícone “Solicitar Desarquivamento”.
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| [[Arquivo:Solicitar desarquivamento.png|borda]]
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| 2. A tela 'Solicitar Desarquivamento' é apresentada. Selecione o documento desejado e clique em “Solicitar”.
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| [[Arquivo:Solicitar desarquivamento 1.2.png|borda]]
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| 3. O sistema vai apresentar a mensagem para retirada do documento.
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| [[Arquivo:Mensagem para retirar arquivamento.png|borda]]
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| 4. No menu principal, selecione “Desarquivamento”.
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| [[Arquivo:Desarquivamento.png|borda]]
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| 5. Na tela de Desarquivamento, basta selecionar a unidade solicitante e quem retirou o documento.
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| [[Arquivo:Desarquivamento solicitante.png|borda|487x487px]]
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| 6. O sistema vai apresentar o documento numa lista. Basta inserir a senha, a mesma de acesso ao sistema, e clicar em 'Desarquivar'.
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| [[Arquivo:Desarquivamento 1.1.png|borda|885x885px]]
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| {{Box|tipo=aviso|texto=NESTA TELA É POSSÍVEL CANCELAR A SOLICITAÇÃO.}}
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| = 6.Conclusão =
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| Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o Usuário seja capaz de utilizar a funcionalidade de Localizadores respeitando as regras e suas permissões. Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe de suporte do sistema SEI-RJ, através dos contatos abaixo:
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| ''Equipe COOGSEI''
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| ''Superintendência de Processos Administrativos Eletrônicos''
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| ''Secretaria de Estado de Transformação Digital''
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| ''Governo do Estado do Rio de Janeiro''
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| [https://www.atendesei.rj.gov.br/marketplace/formcreator/front/formdisplay.php?id=7 ATENDE SEI]
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