Manual de Arquivamento: mudanças entre as edições
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2. Na tela “'''Novo Tipo de Localizador'''”, preencha os campos “'''Siglas'''”, “'''Nome'''” e “'''Descrição'''” com os dados e clicar em “'''Salvar'''”: | 2. Na tela “'''Novo Tipo de Localizador'''”, preencha os campos “'''Siglas'''”, “'''Nome'''” e “'''Descrição'''” com os dados e clicar em “'''Salvar'''”: | ||
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(Por exemplo: A Sigla pode ser a sigla da unidade mais um identificador de um armário, COOGSEI/ARM-1 [Máximo de 20 caracteres]. O nome pode ser a localização do Armário. E a descrição é um campo de livre preenchimento, podendo descrever os documentos que são armazenados.) | |||
3. No mesmo menu principal, na aba '''Localizador''', escolher o botão “'''Novo'''”. A Tela de “'''Novo Localizador'''” será apresentada. No campo “'''Tipo'''” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “'''Identificação'''” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “'''Complemento'''” é de texto livre. O campo “'''Suporte'''” deve ser selecionado “'''Papel'''”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “'''Estado'''” deve permanecer “'''Aberto'''”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “'''Salvar'''”: | 3. No mesmo menu principal, na aba '''Localizador''', escolher o botão “'''Novo'''”. A Tela de “'''Novo Localizador'''” será apresentada. No campo “'''Tipo'''” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “'''Identificação'''” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “'''Complemento'''” é de texto livre. O campo “'''Suporte'''” deve ser selecionado “'''Papel'''”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “'''Estado'''” deve permanecer “'''Aberto'''”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “'''Salvar'''”: | ||
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4. Ao criar o Localizador, ele fica disponível para inclusão dos documentos externos, basta acessar no menu principal a aba Localizadores > Listar: | |||
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(É possível excluir um localizador, através do botão no ícone '<nowiki/>'''Excluir Localizador'''<nowiki/>' , enquanto não há documentos arquivados nele. Também é possível editar as informações do localizador através do botão no ícone ''''Alterar''' '''Localizador'''<nowiki/>') | |||
Edição das 14h34min de 13 de maio de 2025
***Em construção***
1. Do Manual
No ano de 2020, o Governo do Estado do Rio de Janeiro finalizou a implantação do Sistema Eletrônico de Informações- SEI, instituído pelo Decreto n° 46.730/2019, que diminuiu a produção interna de documentos em suporte papel. No entanto, ainda que de maneira cada vez mais reduzida, o Estado continua a lidar com um montante considerável de documentos físicos recebidos de origem externa, que precisam de tratamento adequado, pois apesar de serem incluídos no sistema e passarem a tramitar de maneira digital dentro do sistema, tais documentos em suporte papel ainda são vias originais e possuem valor probatório.
Desta forma, o manual de arquivamento do SEI/RJ tem o objetivo de esclarecer a funcionalidade de localizadores, onde será possível identificar a destinação das vias físicas dos documentos externos inseridos no sistema.
2. Arquivamento
Após o cadastramento do documento externo no SEI!RJ, unidades de arquivamento poderão criar localizadores no sistema para identificar os locais de guarda das vias físicas. Para que seja possível utilizar a ferramenta de forma adequada, a unidade deve ser configurada como “Unidade de Arquivamento” e o(s) servidor(es) deve(m) possuir o perfil de “Arquivamento”. Como e quem poderá ter acesso ao perfil? Deve ser encaminhado Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI). A solicitação deve partir do responsável pelo setor de arquivamento do órgão e entidade ou seus superiores.
3. Criando localizadores no SEI pela primeira vez
Para a criação de caixas no SEI, o usuário deverá:
1. No menu principal na aba Localizadores >Tipos > escolher a opção “Novo”:
2. Na tela “Novo Tipo de Localizador”, preencha os campos “Siglas”, “Nome” e “Descrição” com os dados e clicar em “Salvar”:
(Por exemplo: A Sigla pode ser a sigla da unidade mais um identificador de um armário, COOGSEI/ARM-1 [Máximo de 20 caracteres]. O nome pode ser a localização do Armário. E a descrição é um campo de livre preenchimento, podendo descrever os documentos que são armazenados.)
3. No mesmo menu principal, na aba Localizador, escolher o botão “Novo”. A Tela de “Novo Localizador” será apresentada. No campo “Tipo” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “Identificação” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “Complemento” é de texto livre. O campo “Suporte” deve ser selecionado “Papel”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “Estado” deve permanecer “Aberto”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “Salvar”:
4. Ao criar o Localizador, ele fica disponível para inclusão dos documentos externos, basta acessar no menu principal a aba Localizadores > Listar:
(É possível excluir um localizador, através do botão no ícone 'Excluir Localizador' , enquanto não há documentos arquivados nele. Também é possível editar as informações do localizador através do botão no ícone 'Alterar Localizador')