O SEI-RJ: mudanças entre as edições

Edição das 20h58min de 23 de maio de 2023

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI-RJ é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério da Economia, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos. A intenção do projeto é disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio.

O SEI-RJ é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades.

Principais facilidades do SEI-RJ:

a. Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado;

b. Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;

c. Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

d. Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos públicos ou restritos e sigilosos que nesses casos, confere o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

e. Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

f. Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

g. Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

Gestão por Processo e por Desempenho

Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no SEI-RJ, o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade. (Para saber mais sobre estatísticas, consulte nosso Manual: Manual do Usuário Básico).

O SEI-RJ também possui alguns recursos que potencializam ainda mais os seus benefícios, e permitem que a celeridade e a eficiência do sistema também sejam incorporadas nas próprias rotinas de organização do trabalho nas unidades administrativas.

a. Organizar documentos e processos: recursos que abrangem não somente a edição avançada de documentos internos, com estilos de formatação, tabelas e imagens, como também permite preparar despachos, monitorar informações e organizar novos processos com muito mais rapidez e uniformidade. b. Outras operações com processos: funções que permitem a suspensão temporária de um processo ou sua anexação a outro processo. c. Conceder acesso às informações de um processo: recursos do sistema que, no paradigma do acesso à informação, permitem que servidores e usuários externos visualizem informações contidas em processos do SEI-RJ, por meio de cópias em PDF e e-mails de notificações.

Para saber mais, consulte nossos Manuais.

Gestão do SEI-RJ

A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, a SEPLAG, por intermédio da Subsecretaria de Modernização da Gestão, SUBMOG, e da Superintendência de Simplificação de Processos e Serviços (SUPSIMP), atua como o órgão central dos processos administrativos eletrônicos e, consequentemente, na gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a SEPLAG:

a. Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;

b. Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;

c. Normatizar a utilização do SEI-RJ;

d. Dirimir dúvidas do usuário.

Acessando o SEI:

Histórico e Legislação

O início da implantação de uma ferramenta capaz de atender as necessidades do Governo do Estado do Rio de Janeiro para transformar seus processos administrativos mais céleres e transparentes se dá com a publicação do decreto nº 46.126, em outubro de 2017, que regulamenta a Lei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispõe sobre a produção e tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos na administração pública estadual. Nesse normativo, a antiga Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento fica responsável pela escolha e manutenção de um sistema dotado das funcionalidades necessárias à produção e tramitação digital de documentos e processos administrativos. O que ocorreu, ainda na gestão da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, com a publicação do decreto nº 46.212, de 5 de janeiro de 2018, sendo revogado, já sob a gestão da Secretaria de Estado da Casa Civil e Governança, pelo decreto nº 46.730, de 9 de Agosto de 2019, que estabelece o Sistema Eletrônico de Informações (SEI/RJ) como sistema oficial para a autuação, produção, tramitação e consulta eletrônica de documentos e processos administrativos, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado do Rio de Janeiro. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI – é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos. É a substituição do papel como suporte para documentos institucionais. Com acesso pela web, é um software público com intenção de disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio.

Em março de 2020, cumprindo o cronograma previsto pelo decreto, foi finalizada a implantação em 100% dos órgãos no Estado do Rio de Janeiro. O SEI/RJ torna-se uma importante ferramenta de gestão para o Estado, gerando maior celeridade aos processos administrativos, assim como transparência e economicidade a máquina pública. O sistema já possui mais de 14 milhões de documentos gerados em aproximadamente dois milhões processos iniciados por oitenta e seis órgãos e conta atualmente com mais de oitenta mil usuários internos, servidores públicos estaduais, e quase vinte mil usuários externos, cidadãos e fornecedores, fazendo crescer a demanda por suporte técnico da administração. Além desses aspectos, o Sistema SEI/RJ pode ser uma alternativa interessante para redução de gastos com almoxarifado no Estado, principalmente papel, visto que a digitalização dos processos implica em um menor consumo desse material para essa finalidade. Essa redução do consumo de papel pode ser um fator importante para promoção da sustentabilidade nas repartições públicas, já que a cadeia produtiva do papel resulta em diversos impactos ambientais. Dessa maneira, o Sistema SEI/RJ pode possibilitar o incentivo a novas iniciativas de gestão adequada e monitoramento desse material nas repartições do Estado, otimizando gastos, e reduzindo o descarte.

Órgãos usuários do SEI/RJ

Perfis

Os perfis dos usuários determinam o nível de acesso ao sistema SEI!RJ. Atualmente, o sistema conta com os seguintes perfis:

SEI

Administrador
Acervo de sigilosos da Unidade
Administrador Ponto Focal
Arquivamento
Avançado
Básico
Cancelamento de Documentos
Colaborador
Consulta
Inspeção
Ordenar Árvore de Processos
Ouvidoria
Base de Conhecimento

SIP

Administrador de Sistema
Administrador Ponto Focal

Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)

Os manuais servem para auxílio nas atividades diárias do sistema, enquanto os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) trazem informações resumidas e voltadas para uma atividade em específico.

Manuais

Manuais em Vídeo

Click Aqui e Assista

Dúvidas Frequentes

Contatos

E-mail: suporte@sei.rj.gov.br
Redes sociais: YouTube

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 c. Conceder acesso às informações de um processo: recursos do sistema que, no paradigma do acesso à informação, permitem que servidores e usuários externos visualizem informações contidas em processos do SEI-RJ, por meio de cópias em PDF e e-mails de notificações.
-Para saber mais, consulte nossos [[SEIRJ:O SEI-RJ#Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)|Manuais]].
+Para saber mais, consulte nossos [[O SEI-RJ#Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)|Manuais]].
 ==Gestão do SEI-RJ==