Manual do Administrador

Visão Geral

Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi concebido de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia deixará explícito o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de forma randômica, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá perigo que uma informação anterior, que lhe seja prerrequisito, inexista nos sistemas. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.

2. Cadastro do Órgão

Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em Órgãos>Novo, conforme abaixo:

Em seguida, na tela Novo Órgão, preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil Administrador e selecione Administração>Órgãos:

Em seguida, na tela Órgãos, selecione o ícone de edição:

Preencha os dados cadastrais do Órgão na tela Alterar Órgão:

Ainda na tela Alterar Órgão, se for o caso, marque os Check Boxes referentes ao recebimento de processos e publicação de documentos, bem como anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. O Campo Formato da Numeração é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo na página Fórmula de Protocolo

2.1 Fórmula de Protocolo

Incluir informações sobre publicações.

3. Cadastro de Unidades

As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no sistema SIP e posteriormente configurada no próprio SEI.

3.1 Unidades no SIP

As unidades são cadastradas em duas etapas.

Primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em "Unidades>Nova", conforme abaixo:

Em seguida, na tela Nova Unidade, selecione o Órgão no qual vai cadastrar a unidade, informe a Sigla da Unidade e a Descrição da Unidade. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto! Anova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão ou Entidade.

Veja como fazer isso no link: Montar hierarquia.

Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no Sistema SEI. Para obter instruções de como fazer isso, clique em: Unidades no SEI.

Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades>Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de Ações:

3.2 Unidades no SEI

Primeiramente, faça o login no sistema SEI com o perfil Administrador. Além disso, para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no sistema SIP. Para ver as instruções de como cadastrar unidades no sistema SIP, clique neste link: Cadastro de Unidades. Para manter as unidades no sistema SEI, entre em "Administração>Unidades>Listar", conforme figura abaixo:

O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, encontre-a na lista. Você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na Descrição. Amanutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das Ações.

Agora, clique no ícone "Alterar Unidade", da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:

1) O código da unidade que será utilizado na composição do Número Único de Protocolo - NUP, se tratar-se de unidade do Poder Executivo Federal;

2) Os dados do endereço da Unidade. Esses dados compõem o cabeçalho dos documentos conforme preconizado pelo Manual de Redação da Presidência da República;

3) O(s) endereços de e-mail do(s) usuário(s) autorizados a enviar e-mails pelo sistema; e

4) Tipo de unidade.

Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Nesta tela está em destaque o campo Número SEI, que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:

Em seguida insira os dados do endereço da unidade:

Agora, insira os e-mails que serão utilizados como remetentes para enviar e-mails pelo SEI. Nada impede que seja utilizado um e-mail institucional da unidade para esse fim.

Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "Salvar" no canto superior direito da tela.

Pronto!!! Aunidade já está disponível para utilização no sistema SEI. Porém, como observação final, uma funcionalidade importante, indiretamente ligada às unidades, é a assinatura de documentos. O SEI, em regra, não é personalizado. Ou seja, todos os usuários de um mesmo perfil tem as mesmas prerrogativas, inclusive a de assinar documentos. No SEI, o qualificador do servidor que assina um documento não está vinculado ao usuário, mas à unidade à qual o usuário está cadastrado. Em outras palavras, é necessário associar os qualificadores utilizados nas assinaturas às respectivas unidades. Para fazer essa associação, veja o link Assinatura das Unidades.

Entenda-se por qualificador o cargo, a função, a profissão, a descrição de uma atividade ou outro adjetivo vinculado ao usuário que assina um documento. Exemplos: Engenheiro, Coordenador-Geral, Fiscal da Obra, Supervisor do Contrato.

4. Criação de hierarquia

Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizado no sistema SIP. É possível criar mais de uma hierarquia, uma vez que o sistema permite o operação com diversos órgãos. Dessa forma, deve-se criar uma hierarquia para cada órgão registrado no sistema. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: "Hierarquias>Nova", conforme abaixo:

Na tela Nova Hierarquia, preencha o Nome, a Descrição e a Data Inicial da nova hierarquia. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, siga para próxima sessão

4.1 Montar hierarquia

Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em "Hierarquias>Montar", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme demonstrado na tela a seguir:

Aguarde o sistema apresentar as ramificações das unidades já inseridas na hierarquia e proceda da seguinte forma:

1 - Caso a unidade seja "raiz", clique em Adicionar unidade, ou

2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:

Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente ao dirigente máximo do órgão ou entidade.

Informe os dados da tela Adicionar Unidade na Hierarquia e clique em salvar, conforme abaixo:

Existe também a possibilidade de atribuir um Coordenador à Unidade. Essa opção possibilita ao usuário selecionado atribuir permissões para qualquer usuário na unidade que ele esteja coordenando. Entretanto, ele próprio precisa ter permissão no perfil na unidade e este deve estar disponível aos coordenadores de unidade (ver opção no cadastro de perfil). Normalmente, somente o perfil Básico está disponível aos Coordenadores de Unidade.

5. Cadastro de Usuários

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para inclui um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione "Usuários>Novo", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos Sigla e o Nome do usuário. O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Se possível, utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. Outras possibilidades para o preenchimento do campo Sigla são: um código numérico como o CPF; as iniciais do nome; ou ainda, a mesma identificação do usuário no e-mail do órgão. No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

Pronto!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, siga na sessão abaixo.

5.1 Manter usuário no SIP

Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em "Usuários>Listar", conforme abaixo:

Em seguida, localize o usuário na lista de usuários apresentada e realize a operação desejada clicando num dos ícones de Ações (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou nos botões do canto superior direito da tela:

Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresente mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário". Nese caso, para implementar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário. Veja como excluir as permissões em Permissões de usuários. Após a alteração, não esqueça de reatribuir as permissões.

5.2 Manter usuário no SEI

É necessário complementar os dados do usuário no SEI com o respectivo CPF. O CPF é utilizado para validar a assinatura por certificação digital.

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, conforme instruções do link: Cadastro de Usuários. Após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário, conforme o link Permissões de Usuários. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI.

Para manter usuários no SEI, entre no sistema com perfil de administrador e clique em "Administração>Usuários>Listar", conforme abaixo:

O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na figura abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir Usuários, clicando no ícone da Ação correspondente.

Para informar ou alterar o CPF, clique no ícone da ação Alterar Usuário, conforme detalhado na figura acima. O sistema apresentará a tela Alterar Usuáriocorrespondente ao usuário selecionado, na qual deverá ser preenchido ou alterado o campo CPF. Após, clique em "Salvar" no canto superior direito da tela.

6. Permissões de Usuários

Após atribuir a permissão, entre no sistema SEI, com perfil administrador, e complemente os dados do usuário. Veja como realizar essa operação no link Manter usuário no SEI.

Atela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. O sistema já vem configurado com os seguintes perfis:

Básico permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas)

Administrador permissão para configurar itens de negócio do sistema

Arquivamento permissão para executar funções específicas da área de Arquivo

Informatica permissão para configurar itens técnicos do sistema (Habilita a opção Infra no menu para enxergar os logs no SEI)

Inspeção permissão para executar funções específicas de inspeção

Ouvidoria permissão para executar funções específicas de ouvidoria

É possível criar novo perfil no sistema, atribuindo-lhe exatamente as funções que lhe será permitido executar. Veja como criar um novo perfil no link Manter Perfil.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas

Importante: todo usuário do sistema deve ter ao menos uma permissão (Básica), mesmo os usuários com perfil de Administrador. Enquanto não lhe for atribuída permissão, o sistema SIP não compartilhará seus dados com o sistema SEI. Em outras palavras, o usuário sem permissão não terá acesso ao sistema SEI.

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione "Permissões>Nova":

Em seguida preencha os campos Sistema, Unidade, Usuário e Perfil, conforme orientado na figura abaixo. Após, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

Para excluir uma permissão

Para excluir uma permissão, selecione "Permissões>Administradas":

O sistema apresentará a tela Pemissões Administradas. Nessa tela, utilize uma das formas de pesquisa para selecionar as permissões correspondentes:

O sistema apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem ao(s) parâmetro(s) de pesquisa informados. No exemplo, foi preenchido o campo para pesquisa Perfil = Administrador. O sistema apresentou todos os usuários com o perfil Administrador. Para excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) e clique no ícone Excluir Permissão da linha correspondente.

6.1 Manter Perfil

Manter Perfil é a funcionalidade do sistema SIP que permite ativar ou desativar as funcionalidades correspondentes a cada perfil no sistema SEI. Por meio do Manter Perfil é possível também criar novos perfis e alterar ou desativar os existentes.

Para acessar a funcionalidade, entre no sistema SIP com perfil Administrador, e selecione uma das opções, conforme abaixo:

É recomendável selecionar a opçã o Listar, que mostrará os perfis existentes no sistema, bem como os ícones com as funcionalidades disponíveis para fazer a gestão de perfis:

O sistema já vem com os seguintes perfis ativados:

Básico - permissão para executar as funções básicas do sistema;

Administrador - permissão para configurar itens de negócio do sistema;

Arquivamento - permissão para executar funções específicas da área de Arquivo;

Informatica - permissão para configurar itens técnicos do sistema;

Inspeção - permissão para executar funções específicas de inspeção;

Ouvidoria - permissão para executar funções específicas de ouvidoria.

E as funcionalidades disponíveis para a gestão de perfis são as mostradas na figura abaixo:

Para entender como funciona a gestão dos perfis, segue o roteiro para criar um novo perfil. Primeiramente, é recomendável que seja clonado um dos perfis já existentes, cujas funcionalidades sejam as mais próximas possível do perfil que se deseja criar. Neste exemplo, vamos clocar o perfil Administrador para criar o perfil Administrador de Unidade. Dessa forma clique no ícone Clonar do perfil Administrador:

Na tela Clonar Perfil, informe o nome do novo perfil, Administrador de Unidade, e clique no botão Clonar:

Se tudo correu a contento o perfil clonado foi criado. Clique no ícone Alterar Perfil para alterar a descrição do novo perfil:

Na tela Alterar Perfil, informe a descrição do novo perfil e clique em Salvar:

O próximo passo é entrar em Montar Perfil e atribuir as funcionalidades desejadas para o novo perfil.

No nosso exemplo, serão ativadas apenas as funcionalidades correspondentes aos Cargos e Funções das Assinaturas da Unidades e ao Cadastro de Dados das Unidades. As funcionalidades estão dispostas em ordem alfabética. No SIP, as funcionalidades são conhecidas pelo nome Recursos. Percorra cada uma das páginas de recursos e desative todos os recursos, exceto os correspondentes às funcionalidades aqui referidas. Utilize o Check box Perfil do cabeçalho para ativar ou desativar todas os recursos da página a um único clique.

Percorra as páginas de recursos até encontrar as funcionalidades que deseja atribuir ao perfil, desativando todas as demais. Não esqueça de clicar no botão Salvar a cada página percorrida. Ao encontrar os recursos correspondentes às funcionalidades requeridas, ative-os clicando nos check boxes correspondentes.

Agora verifique o resultado da criação do novo perfil. Primeiro atribua o perfil Administrador de Unidade a um usuário. Veja como atribuir perfis a usuários na página Permissões de Usuários. Verifique o resultado entrando no sistema SEI com algum usuário que tenha o perfil "Administrador de Unidade":

O perfil Administrador de Unidade não está restrito apenas à unidade à qual o usuário está vinculado. O usuário que estiver com esse perfil terá acesso a modificações nos dados cadastrais de todas as unidades cadastradas no sistema, bem como permissão para definir os Cargos e Funções utilizados nas assinaturas de quaisquer unidades.

Coordenadores de Unidades

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7. Administração SEI

7.1 Assinatura das Unidades

O SEI permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. Essa tela apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário possa exercer em determinada unidade.

No clique do botão Adicionar, o usuário cadastrará uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

Para listar as unidades existentes, o usuário deverá clicar no ícone XXXX. O usuário poderá indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar unidade, basta clicar no ícone XXXX . Após o preenchimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão Salvar.