Manual do Ponto Focal: mudanças entre as edições

De Wiki SEI-RJ
(Cadastro de pontos focais)
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O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.
O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.
= Como solicitar cadastro de Pontos Focais =
A solicitação de inclusão de novos pontos focais deve ser encaminhada via ofício para a unidade Gestora do SEI, o pedido deve conter assinatura do titular da pasta, juntamente com o Termo de Conduta e Confidencialidade preenchido e assinado pelo usuário indicado ao perfil.


= Cadastro de usuários - SIP =
= Cadastro de usuários - SIP =

Edição das 22h05min de 1 de outubro de 2024

Objetivo

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ.

Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ.

O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

Como solicitar cadastro de Pontos Focais

A solicitação de inclusão de novos pontos focais deve ser encaminhada via ofício para a unidade Gestora do SEI, o pedido deve conter assinatura do titular da pasta, juntamente com o Termo de Conduta e Confidencialidade preenchido e assinado pelo usuário indicado ao perfil.

Cadastro de usuários - SIP

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção Usuários -> Novo, conforme tela abaixo:

Pg3.jpg


Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.rj.gov.br/sip

Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.rj.gov.br/sip

O sistema apresentará a tela abaixo:

Cadastro SIP - imag2.jpg

No campo Órgão, selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.

No campo Sigla utilize a mesma chave de identificação do usuário da rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.

No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

No campo Nome Social preencha com o modo como se autoidentifica.

O Nome social se refere à designação pela qual a pessoa travesti ou transexual se identifica e é socialmente reconhecida. Não é uma abreviação ou nome usado socialmente (redes sociais ou abreviaturas) de pessoas que não se enquadram na condição descrita.

Megafone.pngO NOME SOCIAL NÃO DEVE SER CONFUNDIDO COM APELIDOS OU ALCUNHAS, NOMES FANTASIA, NOMES COMERCIAIS, RELIGIOSOS, TITULAÇÕES PROFISSIONAIS, ACADÊMICAS OU DE QUALQUER ORDEM. A IDENTIDADE DO NOME SOCIAL É VINCULADA À IDENTIDADE CIVIL ORIGINAL.


No campo CPF preencha o número do seu cadastro de pessoa física.

O campo ID Origem será preenchido internamente com um número próprio do sistema, por esse motivo não preencha este campo, ele deve ficar em branco.

No campo E-mail Institucional preencha utilizando o e-mail institucional fornecido pela equipe de TI do seu órgão.

Após o preenchimento dos dados clique em Salvar.

Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão a ele.

Veja mais em: Atribuir Permissões de usuários.

Lâmpada.pngNÃO UTILIZE LETRAS MAIÚSCULAS NESTE CADASTRO


Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

Pg5.jpg


A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida.

Orientamos que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:

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Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de Ações (alterar usuário, acessos, habilitações de autenticação em 2 fatores e desativar usuário).

ATENÇÃO: Não é permitido ao Ponto Focal excluir usuários.


Pg6-2.jpg

Após a realização da ação, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.

Pg7.jpg


Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".

Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.

Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.

Atribuir permissões aos usuários

3.1 Perfis do SEI-RJ

A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:

Perfil Descrição
Consulta Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações.
Colaborador Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS.
Básico Permissão para executar as seguintes funções:

Receber processos na unidade;

Atribuir processos;

Concluir processos;

Inserir anotações e marcadores;

Consultar andamento do processo;

Realizar consultas de processos e documentos;

Manifestar ciência;

Controlar prazos;

Incluir e assinar documentos internos;

Incluir e autenticar documentos externos;

Imprimir documentos;

Gerar pdf e zip de processos;

Tramitar processos;

Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura;

Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.

Avançado Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo:

Iniciar processo;

Reabrir processo;

Sobrestar processo;

Relacionar processo;

Iniciar processo relacionado;

Duplicar processo;

Gerenciar acesso externo;

Gerar circular.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas. A equipe de administração do SEI é capaz de atribuir o perfil especial que permite acesso a todas as unidades da estrutura do órgão.

3.2 Atribuindo nova permissão:

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione Permissões -> Nova:

Pg9.jpg A tela Nova Permissão será exibida:

A tela Nova Permissão será exibida:

Pg9-2-novo.jpg


No campo Órgão da unidade selecione a sigla do órgão onde o acesso será concedido;

No campo Unidade selecione a sigla do departamento/setor;

No campo Órgão do usuário selecione a sigla do órgão de lotação do usuário;

No campo Usuário digite o login ou nome completo do usuário;

No campo Perfil selecione o perfil de acesso que será concedido ao usuário.

Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

Lâmpada.pngUTILIZE O CAMPO "DATA FINAL" QUANDO DESEJAR DAR PERMISSÃO TEMPORÁRIA DE UM USUÁRIO A UMA UNIDADE ESPECÍFICA.


Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:

Pg10.jpg


A tela Atribuir Permissões em Bloco é apresentada:

Pg11.jpg

Nesta tela, preencha as seguintes informações:

Órgão do Sistema: ERJ;

Sistema: SEI;

Órgão da Unidade: Órgão ao qual pertence à unidade do usuário que receberá a permissão;

Unidade: Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;

Perfil desejado (Veja as descrições dos perfis em: Perfis do SEI-RJ

Consulta;

Colaborador;

Básico;

Avançado.

Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: A sigla é o login do usuário + a sigla do órgão, por exemplo: login/treinamento

Ao clicar em Atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:

A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.

Pg12.jpg


A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.

Pg12-2.jpg

Megafone.pngQUANDO ESSA MENSAGEM É EXIBIDA, NENHUMA PERMISSÃO É DADA.


Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: Cadastro de usuários - SIP

Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:

Pg12-3.jpg

Megafone.pngAPÓS A EXIBIÇÃO DA MENSAGEM DE QUE OS PERFIS FORAM ATRIBUÍDOS, CLIQUE EM CANCELAR PARA SAIR DA TELA.


3.3 Manter permissões:

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione Permissões -> Administradas:

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Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:

Pg13-2-old.jpg


O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.

Para copiar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:

Pg13-3.jpg


Para copiar permissão:

Pg14.jpg

Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.

Lâmpada.pngPARA ALTERAR A PERMISSÃO É PRECISO EXCLUIR E ATRIBUIR NOVAMENTE



A visualização abaixo, é apresentada nos casos em que haja permissão estendida ou vencida para o usuário.

Cor laranja -> Permissão estendida

Permissão estendida.png



Cor vermelha -> Permissão vencidaPermissão vencida.png

Complementar dados do usuário – SEI-RJ

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário.

Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.

Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

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O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisar através do login ou nome, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da Ação correspondente.

IMPORTANTE: Somente a administração central tem permissão para excluir usuários.

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Lâmpada.pngNAS LISTAS EXIBIDAS NO SEI-RJ, SEMPRE SELECIONE O SEU ÓRGÃO PARA FILTRAR AS INFORMAÇÕES.


Ações disponíveis:

Pg16-2.jpg

Para complementar os dados do usuário, clique no ícone Alterar Usuário. O sistema apresentará a tela Alterar Usuário correspondente ao usuário selecionado.

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Caso seja necessário, selecione a opção Pag 16-2.jpg

Selecione no painel Contato Associado o ícone . A tela Alterar Contato será exibida:

Pag 17.jpg

Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.

Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.

Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.

Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.

Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.

IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.

Complementar unidades – SEI

As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.

Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.

Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.Pag 18.jpg


Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse Administração -> Unidades -> Listar, conforme figura abaixo:

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A tela Unidades será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.

Lâmpada.pngNAS LISTAS EXIBIDAS NO SEI-RJ, SEMPRE SELECIONE SEU ÓRGÃO PARA FILTRAR AS INFORMAÇÕES.


Para finalidade de consulta serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, só é permitido alterar as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.

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Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição.

No campo Sinalização é possível realizar filtros específicos através das opções disponíveis, conforme tela abaixo:

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Uma vez localizada a unidade, realize a manutenção utilizando os ícones de Ações.

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Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone

Alterar Unidade, a tela abaixo será exibida:

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O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.

O código da unidade SEI será utilizado na composição do formato da numeração do protocolo. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.

Megafone.pngO CÓDIGO SEI É COMPOSTO DE 6 DÍGITOS - SENDO 2 DÍGITOS O NÚMERO DO ÓRGÃO, ZERO (0) SUBSTITUINDO A BARRA (\), SEGUIDO DE 3 DÍGITOS DO NÚMERO DA UNIDADE PROTOCOLADORA.


EX: 120001 -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo.

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Lâmpada.pngSEM CÓDIGO SEI CONFIGURADO EM CADA UNIDADE, O SISTEMA APRESENTARÁ ERROS.

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Para complementar os dados da unidade, no painel Contato Associado, selecione o ícone

Alterar.jpg

Alterar Dados do Contato Associado. A tela abaixo será exibida:

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Preencha as informações da unidade na tela Alterar Contato.

IMPORTANTE: As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão campos variáveis sem preenchimento.

Ainda na tela anterior -> Alterar Unidade, na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.

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Para que uma unidade receba, envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado e tramite processos sigilosos, o campo e-mail precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.

Para cadastrar e-mails da unidade:

  1. No campo “E-mail”: inclua endereço de e-mail institucional;
  2. No campo “Descrição”: Digite uma descrição para o e-mail;
  3. Clique no campo “Adicionar E-mail”.

É possível cadastrar mais de um e-mail para cada unidade.

Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações

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Orientamos que as unidades utilizem o e-mail “naoresponda-orgao@sei.rj.gov.br” como padrão para envio de e-mails diretamente do SEI. A utilização desta conta garante que ele será entregue ao destino, sem apresentar erros.

Como se trata de uma conta que não permite resposta, recomendamos que no corpo do e-mail a unidade informe um contato para interação com a unidade, em caso de necessidade.

Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.

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Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos;

Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo.

Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. É necessário ter um e-mail cadastrado.

Não utilize as opções “Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”, essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.

Marque o checkbox “Unidade de protocolo” quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.

Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.

Lâmpada.pngSE O E-MAIL DA UNIDADE NÃO FOR CONFIGURADO, NÃO SERÁ POSSÍVEL RECEBER E-MAIL DE AVISO QUANDO A UNIDADE RECEBER UM PROCESSO.


Assinatura das Unidades

O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade.

A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades:

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A tela Assinatura das Unidades será exibida:

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Verifique na lista se o cargo desejado está criado, se sim, selecione o ícone:Alterar.jpgAlterar Assinatura

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Feito isso, essa opção de cargo ficará disponível na unidade incluída:

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Selecione o botão Adicionar, para cadastrar uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

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Para listar as unidades existentes, selecione o ícone . É possível indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar uma unidade, basta clicar no ícone Excluir.jpg

Após o preenchimento dos campos, selecione o botão Salvar.

Contatos

No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.

É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo:

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A tela Contatos será exibida:

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Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.

Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.

No painel abaixo é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, grupo ou tipo de contato.

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Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida:

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Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.

Selecione no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.

Selecione no painel Gênero - feminino ou masculino, e em seguida clique em Salvar. Esta opção se faz necessária por haver documentos que são gerados utilizando os tratamentos Sr. ou Sra.

Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar:

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A tela Reativar Contato será exibida:

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Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão Pesquisar.

Para reativar, selecione o ícone Reativar.jpg Reativar Contato, referente ao contato a ser reativado.

Pronto! O contato foi ativado e será exibido na lista principal de contatos.

Gerar etiquetas

Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.

Para isso acesse Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:

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Ao clicar no botão Etiquetas, a tela abaixo será exibida:

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Selecione o Tipo: Endereçamento ou Identificação, e preencha as Opções: Linha, Coluna e Cópias, em seguida clique em Imprimir.

Grupos institucionais

O SEI permite a criação de grupos institucionais.

Para inserir novos grupos de Contatos, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Contatos -> Novo, conforme tela abaixo:

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A tela Novo Grupo de Contatos será exibida:

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Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.

Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo, conforme tela abaixo:

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A tela Novo Grupo de E-mail será exibida:

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Preencha as informações da tela, clique em Pag 35-3.jpge depois no botão Salvar.

Para inserir novos grupos de envio, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Envio -> Novo, conforme tela abaixo:Pag 36.jpg


A tela Novo Grupo de Envio será exibida:

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Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.

Hipóteses legais

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:

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A tela Hipóteses Legais será exibida:

Pg37-2.jpg

Nesta tela, é possível incluir uma nova hipótese legal, alterar uma hipótese legal já cadastrada, desativar e excluir.

Utilize os ícones existentes na coluna ações para realizar as funções desejadas:

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As operações “desativar” e “excluir” também podem ser feitas em lote selecionando as hipóteses legais e clicando nos botões no canto superior direito da tela:

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Por meio do botão “Nova”, conforme mostra a imagem acima, é possível criar uma nova hipótese legal:

Pg38-3.jpg

Após preencher todos os campos necessários, clique em Salvar.

Usuários externos

No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:

Acesso ao módulo no ambiente de TREINAMENTO:

https://treinamento-sei.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

Acesso ao módulo no ambiente de PRODUÇÃO:

http://sei.rj.gov.br/externo

Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe realizar a liberação da credencial de acesso do usuário externo.

Megafone.pngSIGA AS ORIENTAÇÕES DISPONÍVEIS NO POP - Conferir documentos e liberar credencial, disponível no Portal SEI https://portalsei.rj.gov.br/documentos/SEIRJ_Credenciamento_de_Usuario_Externo-email.pdf


Para ativar a credencial do usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração-> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo:

Pg39.jpg A tela Usuários Externos é exibida:

A tela Usuários Externos é exibida:

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Nesta tela é possível pesquisar utilizando os campos E-mail, CPF, Nome e Nome Social.

Insira uma dessas informações e selecione o botão Pesquisar.

Ações disponíveis:

Pg40-2.jpg


Para liberar um usuário externo clique no ícone Alterar Usuário Externo. A tela abaixo será exibida:

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No painel Situação altere a opção para Liberado, e o acesso estará ativado.

Se necessário clique no ícone Alterar Dados do Contato Associado, altere as informações necessárias e clique no botão Salvar.

Lâmpada.pngESSA AÇÃO SÓ SERÁ POSSÍVEL CASO O SEU USUÁRIO TENHA PERMISSÃO PARA ESSE TIPO DE ALTERAÇÃO.


Inspeção administrativa

A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa

A tela inspeção administrativa será exibida:

Pg42-2.jpg

Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar;

Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:


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Lâmpada.pngPARA SAIR DESTA TELA VOCÊ PRECISA SELECIONAR OUTRA OPÇÃO NO MENU PRINCIPAL.


Relatórios

O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios:

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Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente.

A tela Relatórios de Contatos Temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:


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Cancelamento de documentos

Para os casos em que não há necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.

Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção NÃO excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo. Verifique se foi selecionado no Termo, pelo usuário solicitante, a opção: Indisponibilizar conteúdo do documento, em caso positivo, o ponto focal poderá realizar o cancelamento, indisponibilizando o conteúdo do mesmo.

Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:

Pg45.jpg


Depois, clique no documento a ser cancelado. O ícone Cancelar Documento, estará disponível.

Na tela abaixo, preencha o Motivo (poderá ser incluído o número do Termo de cancelamento, como justificativa) e clique em Salvar.


Pg45-2.jpg

Desanexação de processos

Anexação de Processos é uma funcionalidade que permite juntar processos de maneira permanente, uma vez verificado que as informações poderiam estar agregadas em um único processo. Por ser uma ação permanente, a anexação não pode ser desfeita pelo usuário. Caso seja realizada uma anexação equivocadamente, será necessário realizar a desanexação dos processos pelo ponto focal.

Passo a passo:

1 - Acessar o processo principal (aquele onde o processo acessório foi anexado);

2 - Clique no número do processo e, em seguida no ícone Anexar Processo Ícone desanexar.png;

3 - Em Ações, clique em Desanexar Processo ;

4 - Digite a justificativa para a desanexação no campo Motivo e clique em Salvar.

Megafone.pngSENDO A DESANEXAÇÃO UM CASO QUE DEVE OCORRER SOMENTE EM SITUAÇÕES EXCEPCIONAIS, A FUNCIONALIDADE ESTÁ RESTRITA APENAS AOS PONTOS FOCAIS.


Conclusão

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.