Manual de Arquivamento

***Em construção***

1. DO MANUAL

No ano de 2020, o Governo do Estado do Rio de Janeiro finalizou a implantação do Sistema Eletrônico de Informações- SEI, instituído pelo Decreto n° 46.730/2019, que diminuiu a produção interna de documentos em suporte papel. No entanto, ainda que de maneira cada vez mais reduzida, o Estado continua a lidar com um montante considerável de documentos físicos recebidos de origem externa, que precisam de tratamento adequado, pois apesar de serem incluídos no sistema e passarem a tramitar de maneira digital dentro do sistema, tais documentos em suporte papel ainda são vias originais e possuem valor probatório.

Desta forma, o manual de arquivamento do SEI/RJ tem o objetivo de esclarecer a funcionalidade de localizadores, onde será possível identificar a destinação das vias físicas dos documentos externos inseridos no sistema.

2. ARQUIVAMENTO

Após o cadastramento do documento externo no SEI!RJ, unidades de arquivamento poderão criar localizadores no sistema para identificar os locais de guarda das vias físicas. Para que seja possível utilizar a ferramenta de forma adequada, a unidade deve ser configurada como “Unidade de Arquivamento” e o(s) servidor(es) deve(m) possuir o perfil de “Arquivamento”. Como e quem poderá ter acesso ao perfil? Deve ser encaminhado Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI). A solicitação deve partir do responsável pelo setor de arquivamento do órgão e entidade ou seus superiores.

3. CRIANDO LOCALIZADORES NO SEI PELA PRIMEIRA VEZ

Para a criação de caixas no SEI, o usuário deverá:

1. No menu principal na aba Localizadores >Tipos > escolher a opção “Novo”:

2. Na tela “Novo Tipo de Localizador”, preencha os campos “Siglas”, “Nome” e “Descrição” com os dados e clicar em “Salvar”:

Por exemplo: A Sigla pode ser a sigla da unidade mais um identificador de um armário, COOGSEI/ARM-1 [Máximo de 20 caracteres]. O nome pode ser a localização do Armário. E a descrição é um campo de livre preenchimento, podendo descrever os documentos que são armazenados.

3. No mesmo menu principal, na aba Localizador, escolher o botão “Novo”. A Tela de “Novo Localizador” será apresentada. No campo “Tipo” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “Identificação” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “Complemento” é de texto livre. O campo “Suporte” deve ser selecionado “Papel”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “Estado” deve permanecer “Aberto”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “Salvar”:

4. Ao criar o Localizador, ele fica disponível para inclusão dos documentos externos, basta acessar no menu principal a aba Localizadores > Listar:

É possível excluir um localizador, através do botão no ícone 'Excluir Localizador' , enquanto não há documentos arquivados nele. Também é possível editar as informações do localizador através do botão no ícone 'Alterar Localizador'

4.ARQUIVANDO DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NAS CAIXAS DO SISTEMA

Assim como os documentos físicos externos deverão ser arquivados, sua versão digitalizada também poderá ser arquivada nas caixas (localizadores) previamente criadas no sistema. Para isso, o usuário deverá: 1. Selecionar, no Menu Principal, a opção “Arquivamento”

2. A tela de “Arquivamento” será apresentada. Selecionar a opção no campo o “Tipo do Localizador”, no campo “Localizador” e clicar no botão “Consultar”.

3. O sistema apresenta num pop-up a tela de “Consultar para Arquivamento”. Como já foi selecionado as opções no campo anterior, basta preencher o campo “Protocolo” e clicar “Enter”.

O campo “Protocolo” deve ser preenchido com o número SEI do documento que será arquivado.

4. O sistema vai apresentar na mesma tela na parte de baixo o retorno da consulta. Selecione na lista o documento e clique no botão “Arquivar:

5. Na mesma tela é possível verificar na lista que a coluna “Estado” foi alterada de “Não Arquivado” para “Arquivado”.

6. É possível verificar na tela “Localizadores” que o documento foi arquivado. É possível através do botão do ícone “Listar protocolos arquivados”, verificar os documentos que estão naquela caixa.

7. O sistema apresenta a tela “Documentos do Localizador”. É possível imprimir uma lista de documentos arquivados na caixa.

8. Na tela do processo, na árvore de documentos do processo é possível verificar o ícone que representa que aquele documento externo foi arquivado em um localizador do sistema.

5.DESARQUIVANDO DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NAS CAIXAS DO SISTEMA

1. Na tela do processo, na árvore de documentos do processo é possível verificar o ícone que representa que aquele documento externo foi arquivado em um localizador do sistema. Ao selecionar o documento, é possível verificar o botão “Solicitar Desarquivamento”.

2. Ao clicar no botão, o sistema apresenta a tela de solicitar desarquivamento. Selecione o documento desejado e clique em “Solicitar”.

3. O sistema vai apresentar a mensagem para retirada do documento.

4. Na tela de controle de processo, selecionar “Desarquivamento”.

5. Na tela de Desarquivamento, basta selecionar a unidade solicitante e quem retirou o documento.

6. O sistema vai apresentar o documento numa lista. Basta inserir a senha, a mesma de acesso ao sistema, e clicar em desarquivar.

É possível cancelar a solicitação

6.CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o Usuário seja capaz de utilizar a funcionalidade de Localizadores respeitando as regras e suas permissões. Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe COOGSEI, através dos contatos abaixo:

Equipe COOGSEI

Superintendência de Processos Administrativos Eletrônicos

Secretaria de Estado de Transformação Digital

Governo do Estado do Rio de Janeiro

ATENDE SEI