Manual do Ponto Focal

Objetivo

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ.

Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ.

O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

Cadastro de usuários - SIP

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção Usuários -> Novo, conforme tela abaixo:

Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.rj.gov.br/sip/login.php?sigla_orgao_sistema=ERJ&sigla_sistema=SIP

Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.fazenda.rj.gov.br/sip/

O sistema apresentará a tela abaixo:

No campo Órgão, selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.

No campo Sigla utilize a mesma chave de identificação do usuário da rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.

No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

No campo Nome Social preencha com o modo como se autoidentifica.

ATENÇÃO: o nome social não deve ser confundido com apelidos ou alcunhas; nomes fantasia, nomes comerciais, religiosos; titulações profissionais, acadêmicas ou de qualquer ordem. A identidade do nome social é vinculada à identidade civil original.

No campo CPF preencha o número do seu cadastro de pessoa física.

O campo ID Origem será preenchido internamente com um número próprio do sistema, por esse motivo não preencha este campo, ele deve ficar em branco.

No campo E-mail Institucional preencha utilizando o e-mail institucional fornecido pela equipe de TI do seu órgão.

Após o preenchimento dos dados clique em Salvar.

Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão a ele.

Veja mais em: Atribuir Permissões de usuários.

NÃO UTILIZE LETRAS MAIÚSCULAS NESTE CADASTRO

Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida.

Orientamos que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:

Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de Ações (alterar usuário, acessos, habilitações de autenticação em 2 fatores e desativar usuário).

ATENÇÃO: Não é permitido ao Ponto Focal excluir usuários.

Alterar usuário;

Acessos;

Habilitações de Autenticação em 2 Fatores;

Desativar usuário.

Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".

Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.

Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.

3.1 Perfis do SEI-RJ

A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:

Perfil	Descrição
Consulta	Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações.
Colaborador	Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS.
Básico	Permissão para executar as seguintes funções: Receber processos na unidade; Atribuir processos; Concluir processos; Inserir anotações e marcadores; Consultar andamento do processo; Realizar consultas de processos e documentos; Manifestar ciência; Controlar prazos; Incluir e assinar documentos internos; Incluir e autenticar documentos externos; Imprimir documentos; Gerar pdf e zip de processos; Tramitar processos; Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura; Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.
Avançado	Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo: Iniciar processo; Reabrir processo; Sobrestar processo; Relacionar processo; Iniciar processo relacionado; Duplicar processo; Gerenciar acesso externo; Gerar circular.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas. A equipe de administração do SEI é capaz de atribuir o perfil especial que permite acesso a todas as unidades da estrutura do órgão.

3.2 Atribuindo nova permissão:

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione Permissões -> Nova:

A tela Nova Permissão será exibida:

No campo Órgão da unidade selecione a sigla do órgão onde o acesso será concedido;

No campo Unidade selecione a sigla do departamento/setor;

No campo Órgão do usuário selecione a sigla do órgão de lotação do usuário;

No campo Usuário digite o login ou nome completo do usuário;

No campo Perfil selecione o perfil de acesso que será concedido ao usuário.

Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

UTILIZE O CAMPO "DATA FINAL" QUANDO DESEJAR DAR PERMISSÃO TEMPORÁRIA DE UM USUÁRIO A UMA UNIDADE ESPECÍFICA.

Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:

A tela Atribuir Permissões em Bloco é apresentada:

Nesta tela, preencha as seguintes informações:

Órgão do Sistema: ERJ;

Sistema: SEI;

Órgão da Unidade: Órgão ao qual pertence à unidade do usuário que receberá a permissão;

Unidade: Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;

Perfil desejado:

Consulta;

Colaborador;

Básico;

Avançado.

Veja as descrições dos perfis aqui: Perfis do SEI-RJ

Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: A sigla é o login do usuário + a sigla do órgão, por exemplo: login/seplag treinamento

Ao clicar em Atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:

A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.

A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.

IMPORTANTE: Quando essa mensagem é exibida, nenhuma permissão é dada.

Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: Cadastro de usuários - SIP

Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:

IMPORTANTE: Após a exibição da mensagem de que os perfis foram atribuídos, clique em Cancelar para sair da tela.

3.3 Manter permissões:

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione Permissões -> Administradas:

Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:

O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.

Para copiar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:

Copiar permissão;

Consultar permissão;

Alterar;

Excluir.

Para copiar permissão:

Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.

PARA ALTERAR A PERMISSÃO É PRECISO EXCLUIR E ATRIBUIR NOVAMENTE

Complementar dados do usuário – SEI-RJ

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário.

Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.

Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisar através do login ou nome, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da Ação correspondente.

IMPORTANTE: Somente a administração central tem permissão para excluir usuários.

NAS LISTAS EXIBIDAS NO SEI-RJ, SEMPRE SELECIONE O SEU ÓRGÃO PARA FILTRAR AS INFORMAÇÕES.

Ações disponíveis:

Consultar usuário;

Alterar usuário;

Desativar usuário.

Para complementar os dados do usuário, clique no ícone Alterar Usuário. O sistema apresentará a tela Alterar Usuário correspondente ao usuário selecionado.

Caso seja necessário, selecione a opção

Selecione no painel Contato Associado o ícone . A tela Alterar Contato será exibida:

Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.

Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.

Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.

Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.

Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.

IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.

Complementar unidades – SEI

As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia é deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.

Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.

Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.

Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse Administração -> Unidades -> Listar, conforme figura abaixo:

A tela Unidades será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.

Para finalidade de consulta serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, só é permitido alterar as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.

Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição.

No campo Sinalização é possível realizar filtros específicos através das opções disponíveis, conforme tela abaixo:

Uma vez localizada a unidade, realize a manutenção utilizando os ícones de Ações.

Consultar unidade;

Alterar unidade;

Histórico da unidade;

Desativar unidade;

Excluir unidade.

Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone , a tela Alterar Unidade será exibida:

O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.

O código da unidade SEI será utilizado na composição do formato da numeração do protocolo. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.

IMPORTANTE: O código SEI é composto de 6 dígitos - sendo 2 dígitos o número do órgão, zero (0) substituindo a barra (\), seguido de 3 dígitos do número da unidade protocoladora.

EX: 120001 -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo.

.

Para complementar os dados da unidade, no painel Contato Associado, selecione o ícone Alterar Dados do Contato Associado. A tela abaixo será exibida:

Preencha as informações da unidade na tela Alterar Contato.

IMPORTANTE: As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão campos variáveis sem preenchimento.

Ainda na tela anterior -> Alterar Unidade, na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.

Para que uma unidade receba, envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado e tramite processos sigilosos, o campo e-mail precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.

Para cadastrar e-mails da unidade:

1. No campo “E-mail”: inclua endereço de e-mail institucional;
2. No campo “Descrição”: Digite a descrição para o e-mail
3. Clique no campo “Adicionar E-mail”.

É possível cadastrar mais de um e-mail para cada unidade.

Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações”

Orientamos que as unidades utilizem o e-mail “naoresponda-órgão@sei.rj.gov.br” como padrão para envio de e-mails diretamente do SEI. A utilização desta conta garante que ele será entregue ao destino, sem apresentar erros.

Como se trata de uma conta que não permite resposta, recomendamos que no corpo do e-mail a unidade informe um contato para interação com a unidade, em caso de necessidade.

Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.

Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos;

Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo.

Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade.

É necessário ter um e-mail cadastrado.

Não utilize as opções “Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”, essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.

Marque o checkbox “Unidade de protocolo” quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.

Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.

Assinatura das Unidades

O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade.

A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades:

A tela Assinatura das Unidades será exibida:

Verifique na lista se o cargo desejado está criado, se sim, selecione o ícone :

Feito isso, essa opção de cargo ficará disponível na unidade incluída:

Selecione o botão Adicionar, para cadastrar uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

Para listar as unidades existentes, selecione o ícone . É possível indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar uma unidade, basta clicar no ícone .

Após o preenchimento dos campos, selecione o botão Salvar.

Contatos

No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.

É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo:

A tela Contatos será exibida:

Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.

Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.

No painel abaixo é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, grupo ou tipo de contato.

Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida:

Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.

Selecione no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.

Selecione no painel Gênero - feminino ou masculino, e em seguida clique em Salvar. Esta opção se faz necessária por haver documentos que são gerados utilizando os tratamentos Sr. ou Sra.

Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar:

A tela Reativar Contato será exibida:

Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão Pesquisar.

Para reativar, selecione o ícone referente ao contato a ser reativado. O contato foi ativado e será exibido na lista principal de contatos.

Gerar etiquetas

Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.

Para isso acesse Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:

Ao clicar no botão Etiquetas, a tela abaixo será exibida:

Selecione o Tipo: Endereçamento ou Identificação, e preencha as Opções: Linha, Coluna e Cópias, em seguida clique em Imprimir.

Grupos institucionais

O sei permite a criação de grupos institucionais.

Para inserir novos grupos de Contatos, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Contatos -> Novo, conforme tela abaixo:

A tela Novo Grupo de Contatos será exibida:

Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.

Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo, conforme tela abaixo:

A tela Novo Grupo de E-mail será exibida:

Preencha as informações da tela, clique em e depois no botão Salvar.

Para inserir novos grupos de envio, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> Envio -> Novo, conforme tela abaixo:

A tela Novo Grupo de Envio será exibida:

Preencha as informações da tela, e clique em Salvar.

Hipóteses legais

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:

A tela hipóteses legais será exibida:

Nesta tela, é possível incluir uma nova hipótese legal, alterar uma hipótese legal já cadastrada, desativar e excluir.

Utilize os ícones existentes na coluna ações para realizar as funções desejadas:

Alterar hipótese legal;

Desativar hipótese legal;

Excluir hipótese legal.

As operações “desativar” e “excluir” também podem ser feitas em lote selecionando as hipóteses legais e clicando nos botões no canto superior direito da tela:

Por meio do botão “Nova”, conforme mostra a imagem acima, é possível criar uma nova hipótese legal:

Após preencher todos os campos necessários, clique em Salvar.

Usuários externos

No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:

Acesso ao módulo no ambiente de TREINAMENTO:

https://treinamento-sei.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

Acesso ao módulo no ambiente de PRODUÇÃO:

http://sei.rj.gov.br/externo

Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe ativá-lo realizar a liberação da credencial de acesso do usuário externo.

IMPORTANTE: Siga as orientações disponíveis no POP - Conferir documentos e liberar credencial, disponível no Portal SEI.

Para ativar a credencial do usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração-> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo:

A tela Usuários Externos é exibida:

Nesta tela é possível pesquisar utilizando os campos E-mail, CPF, Nome e Nome Social.

Insira uma dessas informações e selecione o botão Pesquisar.

Ações disponíveis:

Consultar Usuário Externo

Alterar Usuário Externo

Desativar Usuário Externo

Excluir Usuário externo

Para liberar um usuário externo clique no ícone Alterar Usuário Externo. A tela abaixo será exibida:

No painel Situação altere a opção para Liberado, e o acesso estará ativado.

Se necessário clique no ícone Alterar Dados do Contato Associado, altere as informações necessárias e clique no botão Salvar.

Observação: Essa ação só será possível caso o seu usuário tenha permissão para esse tipo de alteração.

Inspeção administrativa

A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa

A tela inspeção administrativa será exibida:

Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar;

Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:

Observação: Para sair desta tela você precisa selecionar outra opção no menu principal.

Relatórios

O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios:

Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente:

A tela relatórios de contatos temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:

Na opção Processos Sigilosos, o sistema apresentará o campo órgão para que você escolha o órgão desejado.

Importante, essa opção não permite que o conteúdo do processo sigiloso seja visualizado pelo administrador, apenas que ele veja a unidade e o usuário que está responsável pelo processo.

Cancelamento de documentos

Para os casos em que não há necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.

Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção não excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo.

Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:

Depois, clique no documento a ser cancelado. O ícone Cancelar Documento, estará disponível.

Na tela abaixo, preencha o Motivo e clique em Salvar.

Conclusão

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.