Manual do Administrador

Visão Geral

Este manual é um guia prático para efetuar os cadastramentos, configurações e parametrizações necessários para iniciar a utilização do SEI no seu órgão ou entidade. Uma das informações mais relevantes para o entendimento desde guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados entre si: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Ele foi criado de forma generalista para atender quaisquer sistemas que necessitem desses dados. Dessa forma, dados específicos, que são utilizados no âmbito de cada sistema, devem ser complementados em cada um desses sistemas. No nosso caso, o SIP atende a um único sistema, que é o SEI. Porém, como já mencionado, por ter sido o SIP criado para atender vários sistemas, dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI. Porém, não se preocupe, este guia explica o passo-a-passo a ser seguido para configurar adequadamente os sistemas SIP e SEI. Embora este guia possa ser utilizado de modo não sequencial, a disposição dos assuntos na página inicial está na ordem natural que os cadastros, configurações e parametrizações devem seguir. Assim, seguindo essa ordem, ao cadastrar uma informação, não haverá risco que uma informação anterior, que seja pré-requisito, não exista no sistema. Para realizar os cadastros, configurações e parametrizações é necessário entrar nos sistemas SIP e SEI com perfil Administrador.

2. Cadastro do Órgão

Os órgãos deverão ser cadastrados em duas etapas. Primeiramente, o órgão deve ser incluído no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em Órgãos>Novo, conforme abaixo:

Em seguida, na tela Novo Órgão, preencha os campos Sigla do Órgão e Descrição do Órgão e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Realizado o cadastro no SIP, os dados cadastrais do órgão devem ser complementados no SEI. Entre no sistema SEI com perfil Administrador e selecione Administração>Órgãos:

Em seguida, na tela Órgãos, selecione o ícone de edição:

Preencha as informações na tela Alterar Órgão:

O Campo Formato da Numeração é utilizado para criar a fórmula de numeração do protocolo. Veja instruções especificas de como configurar esse campo na página Fórmula de Protocolo

A tela abaixo será exibida:

Preencha as informações e clique em Salvar.

Ainda na tela Alterar Órgão, marque os Check Boxes a serem utilizados, e anexe o arquivo correspondente ao timbre do órgão. Ao finalizar, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela.

2.1 Fórmula de Protocolo

As regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções estabelecidas neste decreto, bem como as que venham a ser objeto de regulamentação específica publicada pelo órgão central.

Composição do Número Único de Protocolo (NUP) a ser atribuído aos documentos (avulsos ou processos):

000000/000000/0000 (16 dígitos)

O SEI permite criar algorítimo para a geração automática do número do Protocolo. No âmbito da Administração Estadual é adotado o NUP, cuja geração é realizada de acordo com a seguinte formulação:

SEI-SSPPPP/XXXXXX/AAAA

I – SEI é o conjunto fixo de letras que será utilizado por todos os processos autuados no Sistema Eletrônico de Informação;

II – SS é o número de identificação da secretaria ou órgão a ela vinculado;

III – PPPP é o número da unidade protocoladora;

IV – XXXXXX é a faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade protocoladora, reiniciada a cada ano;

V – AAAA é o ano de abertura do processo.

Para cadastrar o código da unidade protocolizadora, que corresponde ao código SSPPPP na figura acima, preencha o campo "Código SEI" da tela "Alterar Unidade" seguindo as instruções da pagina Unidades no SEI.

O SEI pode ser programado para a geração do NUP, para tal, o SEI oferece uma linguagem simples de programação e variáveis pré estabelecidas que podem ser utilizadas na codificação da fórmula. A codificação da fórmula é introduzida no SEI através do campo Formato da Numeração da tela Alterar Órgão. A codificação utilizada para a geração do NUP, no âmbito da Administração Estadual, é a seguinte:

SEI-@cod_unidade_sei_06d@=@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@/@ano_4d@

As seguintes variáveis foram utilizadas na formulação:

SEI-@cod_unidade_sei_06d@ -> variável referente a código da unidade protocoladora, esse código deve ser preenchido com campo "Código SEI" nas telas de cadastro das unidades.

@seq_anual_cod_unidade_sei_06d@ -> variável referente ao número sequencial do protocolo, reiniciado anualmente.

@ano_4d@ -> variável ano.

A quantidade de dígitos de cada variável é parametrizável, por meio da numeração que aparece ao final de cada variável.

Outro elemento utilizado na fórmula do NUP, são os caracteres utilizados na separação das variáveis. Esses caracteres são introduzidos diretamente na fórmula sem nenhum tratamento especial. No caso da fórmula do NUP, foram utilizados os caracteres"-"e"/", porém outros caracteres podem ser utilizados.

As variáveis pré formatadas no SEI, que podem ser utilizadas na programação do código gerador do número do protocolo, podem ser consultadas na opção Ajuda, na tela Alterar Órgão, conforme imagem:

3. Cadastro de Unidades

As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no sistema SIP e posteriormente configurada no próprio SEI.

3.1 Unidades no SIP

As unidades são cadastradas em duas etapas, primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para isso, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em "Unidades>Nova", conforme abaixo:

Em seguida, na tela Nova Unidade, selecione o Órgão onde a unidade será cadastrada, informe a Sigla e a Descrição e clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto! A nova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão.

Veja como fazer isso no link: Montar hierarquia.

Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no Sistema SEI. Para obter instruções de como fazer, clique em: Unidades no SEI.

Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades>Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de Ações:

3.2 Unidades no SEI

Primeiramente, faça o login no sistema SEI com o perfil Administrador. Além disso, para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no sistema SIP. Para ver as instruções de como cadastrar unidades no sistema SIP, clique neste link: Cadastro de Unidades. Para manter as unidades no sistema SEI, entre em "Administração>Unidades>Listar", conforme figura abaixo:

O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, encontre-a na lista. Você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na Descrição. Amanutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das Ações.

Agora, clique no ícone "Alterar Unidade", da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:

1) O código da unidade que será utilizado na composição do Número Único de Protocolo - NUP, se tratar-se de unidade do Poder Executivo Federal;

2) Os dados do endereço da Unidade. Esses dados compõem o cabeçalho dos documentos conforme preconizado pelo Manual de Redação da Presidência da República;

3) O(s) endereços de e-mail do(s) usuário(s) autorizados a enviar e-mails pelo sistema; e

4) Tipo de unidade.

Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Nesta tela está em destaque o campo Número SEI, que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:

Em seguida insira os dados do endereço da unidade:

Agora, insira os e-mails que serão utilizados como remetentes para enviar e-mails pelo SEI. Nada impede que seja utilizado um e-mail institucional da unidade para esse fim.

Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "Salvar" no canto superior direito da tela.

Pronto!!! Aunidade já está disponível para utilização no sistema SEI. Porém, como observação final, uma funcionalidade importante, indiretamente ligada às unidades, é a assinatura de documentos. O SEI, em regra, não é personalizado. Ou seja, todos os usuários de um mesmo perfil tem as mesmas prerrogativas, inclusive a de assinar documentos. No SEI, o qualificador do servidor que assina um documento não está vinculado ao usuário, mas à unidade à qual o usuário está cadastrado. Em outras palavras, é necessário associar os qualificadores utilizados nas assinaturas às respectivas unidades. Para fazer essa associação, veja o link Assinatura das Unidades.

Entenda-se por qualificador o cargo, a função, a profissão, a descrição de uma atividade ou outro adjetivo vinculado ao usuário que assina um documento. Exemplos: Engenheiro, Coordenador-Geral, Fiscal da Obra, Supervisor do Contrato.

4. Criação de hierarquia

Um ponto muito importante para o correto funcionamento do SEI é a montagem da hierarquia do órgão. A manutenção da hierarquia é realizado no sistema SIP. É possível criar mais de uma hierarquia, uma vez que o sistema permite o operação com diversos órgãos. Dessa forma, deve-se criar uma hierarquia para cada órgão registrado no sistema. Para criar a hierarquia do órgão, entre no sistema SIP e selecione: "Hierarquias>Nova", conforme abaixo:

Na tela Nova Hierarquia, preencha o Nome, a Descrição e a Data Inicial da nova hierarquia. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Pronto!!! A base para a nova hierarquia foi criada e já está disponível para montar a hierarquia das unidades do órgão. Para saber como montar uma unidade na hierarquia, siga para próxima sessão

4.1 Montar hierarquia

Toda unidade do órgão deve ser montada na hierarquia correspondente do órgão. Para isso, entre no sistema SIP e clique em "Hierarquias>Montar", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela para a incluir a unidade na hierarquia. Selecione a hierarquia do órgão, conforme demonstrado na tela a seguir:

Aguarde o sistema apresentar as ramificações das unidades já inseridas na hierarquia e proceda da seguinte forma:

1 - Caso a unidade seja "raiz", clique em Adicionar unidade, ou

2 - Clique no ícone "+" da ramificação na qual será incluída a unidade:

Observação: "raiz" são as unidades superiores do órgão ou entidade. Em geral, são secretarias, diretorias ou superintendências que respondem diretamente ao dirigente máximo do órgão ou entidade.

Informe os dados da tela Adicionar Unidade na Hierarquia e clique em salvar, conforme abaixo:

Existe também a possibilidade de atribuir um Coordenador à Unidade. Essa opção possibilita ao usuário selecionado atribuir permissões para qualquer usuário na unidade que ele esteja coordenando. Entretanto, ele próprio precisa ter permissão no perfil na unidade e este deve estar disponível aos coordenadores de unidade (ver opção no cadastro de perfil). Normalmente, somente o perfil Básico está disponível aos Coordenadores de Unidade.

5. Cadastro de Usuários

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI. Para inclui um usuário é necessário se logar no SIP, com perfil administrador. Em seguida, selecione "Usuários>Novo", conforme abaixo:

O sistema apresentará a tela abaixo, na qual deverão ser preenchidos os campos Sigla e o Nome do usuário. O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Se possível, utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede. Outras possibilidades para o preenchimento do campo Sigla são: um código numérico como o CPF; as iniciais do nome; ou ainda, a mesma identificação do usuário no e-mail do órgão. No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

Pronto!!! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que ocorra a integração do cadastro de usuários com o sistema SEI, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Para atribuir permissões ao usuário, siga na sessão abaixo.

5.1 Manter usuário no SIP

Para manter o cadastro de usuários no SIP, clique em "Usuários>Listar", conforme abaixo:

Em seguida, localize o usuário na lista de usuários apresentada e realize a operação desejada clicando num dos ícones de Ações (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou nos botões do canto superior direito da tela:

Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresente mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário". Nese caso, para implementar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário. Veja como excluir as permissões em Permissões de usuários. Após a alteração, não esqueça de reatribuir as permissões.

5.2 Manter usuário no SEI

É necessário complementar os dados do usuário no SEI com o respectivo CPF. O CPF é utilizado para validar a assinatura por certificação digital.

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, conforme instruções do link: Cadastro de Usuários. Após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário, conforme o link Permissões de Usuários. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI.

Para manter usuários no SEI, entre no sistema com perfil de administrador e clique em "Administração>Usuários>Listar", conforme abaixo:

O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na figura abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar ou Excluir Usuários, clicando no ícone da Ação correspondente.

Para informar ou alterar o CPF, clique no ícone da ação Alterar Usuário, conforme detalhado na figura acima. O sistema apresentará a tela Alterar Usuáriocorrespondente ao usuário selecionado, na qual deverá ser preenchido ou alterado o campo CPF. Após, clique em "Salvar" no canto superior direito da tela.

6. Permissões de Usuários

Após atribuir a permissão, entre no sistema SEI, com perfil administrador, e complemente os dados do usuário. Veja como realizar essa operação no link Manter usuário no SEI.

Atela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. O sistema já vem configurado com os seguintes perfis:

Básico permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas)

Administrador permissão para configurar itens de negócio do sistema

Arquivamento permissão para executar funções específicas da área de Arquivo

Informatica permissão para configurar itens técnicos do sistema (Habilita a opção Infra no menu para enxergar os logs no SEI)

Inspeção permissão para executar funções específicas de inspeção

Ouvidoria permissão para executar funções específicas de ouvidoria

É possível criar novo perfil no sistema, atribuindo-lhe exatamente as funções que lhe será permitido executar. Veja como criar um novo perfil no link Manter Perfil.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas

Importante: todo usuário do sistema deve ter ao menos uma permissão (Básica), mesmo os usuários com perfil de Administrador. Enquanto não lhe for atribuída permissão, o sistema SIP não compartilhará seus dados com o sistema SEI. Em outras palavras, o usuário sem permissão não terá acesso ao sistema SEI.

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione "Permissões>Nova":

Em seguida preencha os campos Sistema, Unidade, Usuário e Perfil, conforme orientado na figura abaixo. Após, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

Para excluir uma permissão

Para excluir uma permissão, selecione "Permissões>Administradas":

O sistema apresentará a tela Pemissões Administradas. Nessa tela, utilize uma das formas de pesquisa para selecionar as permissões correspondentes:

O sistema apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem ao(s) parâmetro(s) de pesquisa informados. No exemplo, foi preenchido o campo para pesquisa Perfil = Administrador. O sistema apresentou todos os usuários com o perfil Administrador. Para excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) e clique no ícone Excluir Permissão da linha correspondente.

6.1 Manter Perfil

Manter Perfil é a funcionalidade do sistema SIP que permite ativar ou desativar as funcionalidades correspondentes a cada perfil no sistema SEI. Por meio do Manter Perfil é possível também criar novos perfis e alterar ou desativar os existentes.

Para acessar a funcionalidade, entre no sistema SIP com perfil Administrador, e selecione uma das opções, conforme abaixo:

É recomendável selecionar a opçã o Listar, que mostrará os perfis existentes no sistema, bem como os ícones com as funcionalidades disponíveis para fazer a gestão de perfis:

O sistema já vem com os seguintes perfis ativados:

Básico - permissão para executar as funções básicas do sistema;

Administrador - permissão para configurar itens de negócio do sistema;

Arquivamento - permissão para executar funções específicas da área de Arquivo;

Informatica - permissão para configurar itens técnicos do sistema;

Inspeção - permissão para executar funções específicas de inspeção;

Ouvidoria - permissão para executar funções específicas de ouvidoria.

E as funcionalidades disponíveis para a gestão de perfis são as mostradas na figura abaixo:

Para entender como funciona a gestão dos perfis, segue o roteiro para criar um novo perfil. Primeiramente, é recomendável que seja clonado um dos perfis já existentes, cujas funcionalidades sejam as mais próximas possível do perfil que se deseja criar. Neste exemplo, vamos clocar o perfil Administrador para criar o perfil Administrador de Unidade. Dessa forma clique no ícone Clonar do perfil Administrador:

Na tela Clonar Perfil, informe o nome do novo perfil, Administrador de Unidade, e clique no botão Clonar:

Se tudo correu a contento o perfil clonado foi criado. Clique no ícone Alterar Perfil para alterar a descrição do novo perfil:

Na tela Alterar Perfil, informe a descrição do novo perfil e clique em Salvar:

O próximo passo é entrar em Montar Perfil e atribuir as funcionalidades desejadas para o novo perfil.

No nosso exemplo, serão ativadas apenas as funcionalidades correspondentes aos Cargos e Funções das Assinaturas da Unidades e ao Cadastro de Dados das Unidades. As funcionalidades estão dispostas em ordem alfabética. No SIP, as funcionalidades são conhecidas pelo nome Recursos. Percorra cada uma das páginas de recursos e desative todos os recursos, exceto os correspondentes às funcionalidades aqui referidas. Utilize o Check box Perfil do cabeçalho para ativar ou desativar todas os recursos da página a um único clique.

Percorra as páginas de recursos até encontrar as funcionalidades que deseja atribuir ao perfil, desativando todas as demais. Não esqueça de clicar no botão Salvar a cada página percorrida. Ao encontrar os recursos correspondentes às funcionalidades requeridas, ative-os clicando nos check boxes correspondentes.

Agora verifique o resultado da criação do novo perfil. Primeiro atribua o perfil Administrador de Unidade a um usuário. Veja como atribuir perfis a usuários na página Permissões de Usuários. Verifique o resultado entrando no sistema SEI com algum usuário que tenha o perfil "Administrador de Unidade":

O perfil Administrador de Unidade não está restrito apenas à unidade à qual o usuário está vinculado. O usuário que estiver com esse perfil terá acesso a modificações nos dados cadastrais de todas as unidades cadastradas no sistema, bem como permissão para definir os Cargos e Funções utilizados nas assinaturas de quaisquer unidades.

6.2 Coordenadores de Unidades

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7. Administração SEI

7.1 Assinatura das Unidades

O SEI permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. Essa tela apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário possa exercer em determinada unidade.

No clique do botão Adicionar, o usuário cadastrará uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

Para listar as unidades existentes, o usuário deverá clicar no ícone XXXX. O usuário poderá indicar mais de uma unidade associada ao cargo/função, caso seja necessário retirar unidade, basta clicar no ícone XXXX . Após o preenchimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão Salvar.

7.2 Assuntos

Essa tela lista a classificação dos assuntos relacionados aos processos e documentos.

O usuário poderá incluir um novo assunto.

O SEI permite que o usuário cadastre a temporalidade do documento. De acordo com os objetivos imediatos, frequência de uso ou em função do seu valor, cabe o usuário classificá-lo em corrente, intermediário ou permanente.

Arquivo corrente (Primeira idade) Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.

Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas. Destinação: Arquivo Nacional.

No cadastro de novo assunto, o usuário deve seguir a classificação indicada na Resolução 14 de

2001 do CONARQ, quando referente a assunto da área meio. No que se refere assunto da área fim, o deve ser

submeter ao Arquivo Público.

7.3 Cidades

Essa tela lista as cidades, de acordo com o código IBGE, sendo possível editá-las ou excluí-las.

O SEI permite que o usuário cadastre uma nova cidade, onde é necessário identificar o código IBGE. As informações sobre latitude, longitude e capital são facultativas.

7.4 Critérios de Controle Interno

Essa tela lista os critérios de controles internos, sendo possível editá-los ou excluí-los.

O SEI permite que o usuário cadastre um novo critério de controle interno. Acada novo critério o usuário poderá relacionar Unidades de Controle, Órgãos Controlados e Procedimentos que recebem controle.

O usuário poderá selecionar os tipos de processos, de acordo com a lista pré-definida no SEI.

7.5 Editor

7.5.1 Modelos de Documentos

O usuário poderá criar Modelos de Documentos de acordo com as necessidades do Órgão e padrões definidos de layout. Pelo menu, com perfil de Administrador, o usuário poderá ir em Administração > Editor > Modelos >Novo para adicionar um novo Modelo de Documento.

Após criar um modelo, o usuário criará as seções que montam a estrutura do Modelo. Algumas seções podem receber informações dinâmicas ou somente leitura. Outras são pré-definidas pelo SEI, como cabeçalho, principal, rodapé e assinatura. O usuário poderá também organizar a ordem das seções e numerando-as conforme o tipo de layout do documento.

Um modelo poderá ficar desativado. Para reativá-lo basta clicar na opção Reativar e escolher o(s) modelo(s) que poderão aparecer novamente para os usuários.

7.5.2 Estilos de formatação

O SEI também possibilita que o usuário cadastre Estilos de formatação de textos.

7.5.3 Tarjas de assinatura

No SEI, as tarjas da assinatura eletrônica apostas nos documentos assinados e as instruções de validação da autenticidade do documento também podem ser configuradas. Para fazer a configuração das tarjas de assinatura entre em: "Administração > Editor > Tarjas de Assinatura":

Na tela de visualização das tarjas, selecione a ação a ser efetuada:

Configuração da tarja de assinatura com certificado digital

Configuração da tarja de assinatura com sigla/senha

Variáveis disponíveis:

As variáveis preformatadas no SEI, que podem ser utilizadas na elaboração do conteúdo da assinatura com certificado digital e na assinatura com sigla/senha, são as seguintes:

Configuração das instruções de validação

7.5.4 Formatos de imagens permitidos

O SEI permite que o usuário, com o perfil de Administrador, para a ação de upload, cadastre formatos permitidos para as imagens utilizadas no editor de textos do SEI.

7.7 Extensões de Arquivos Permitidas

Nesta tela o usuário poderá visualizar as extensões permitidas já cadastradas no SEI para arquivos externos.

7.8 Grupos de E-mail Institucionais

O SEI permite envio a grupos de E-mails. O usuário poderá adicionar novos grupos de E-mails.

7.9 Hipóteses Legais

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito)

7.10 Histórico

O Usuário, com perfil de Administrador, poderá acrescentar ao histórico completo ou resumido, ações relacionadas tanto aos processos quanto aos documentos.

7.11 Novidades

O SEI permite que o usuário adicione uma série de Novidades relacionadas ao Sistema ou ao Projeto. Para visualizar as novidades basta que o usuário com qualquer perfil clique no ícone N no topo direito da tela do SEI.

7.12 Países

O Usuário poderá cadastrar Países.

7.13 Publicação

7.13.1 Veículos

O SEI permite o cadastro de Veículos responsáveis por publicações oficiais internos ou externos ao Órgão. Na tela que segue o usuário poderá alterá-lo.

7.13.2 Feriados

O Usuário poderá gerenciar Feriados.

7.14 Sistemas

Listar Sistemas.

7.18 Tipos de suporte

Lista de tipos de suporte

7.19 UFs

O usuário poderá adicionar, editar ou excluir UFs.

8 Regras de Auditoria SIP

O usuário poderá cadastrar no SIP regras de auditoria que servirão como relatórios de Recursos e Ações feitas, diferentes dos gerados no Log (em que visualizam-se erros de sistema ou de usuário). O usuário poderá construir uma lista de regras para as diversas ações existentes que será aplicada no SEI. Não há escolha de regra no SEI no formulário de busca, todas as regras criadas no SIP serão aproveitadas no mecanismo de geração de relatórios.

Como Cadastrar as Regras?

As regras devem ser cadastradas no SIP na opção Regras de Auditoria no menu esquerdo. Todas serão utilizadas no mecanismo gerador de Relatórios de Auditoria, das ações que ocorreram no SEI por determinado Usuário de uma Unidade em determinada Data/Hora, bem como o seu IP de Acesso, Navegador, Servidor, Recurso, Requisição e Operação. A regra Geral, referente a inúmeros Recursos / Ações, já existe e podem ser criadas outras regras para atenderem as particulariedades de cada órgão. Conforme imagens abaixo.

Relatórios de Auditoria no SEI

Após o cadastro das regras no SIP, relacionadas a ações, relatórios podem ser gerados a partir da opção Infra > Auditoria, no SEI. Conforme as imagens:

Exemplo de pesquisa:

9. Infra

9.1 Agendamentos

Para enxergar esta opção no menu esquerdo o usuário deverá ter perfil de Informática

9.2 Auditoria

O SEI possibilita que o usuário, com perfil de Auditoria, possa rastrear todas as ações praticadas e definidas como pontos de controle nos parâmetros do SEI nas diversas unidades por seus usuários.

9.3 Log

Os erros ficarão registrados no Log do Sistema.

9.4 Parâmetros

O Usuário poderá criar diversos parâmetros com os seus respectivos valores.

Segue abaixo a tabela de parâmetros do SEI e SIP

Tabela de Parâmetros SEI

As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros do SEI (necessária permissão no perfil Informática):

As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros do SEI (necessária permissão no perfil Informática).

O usuário com o perfil Informática poderá alterar os parâmetros no SEI. Neste caso, o usuário deverá encontrar na lista o parâmetro SEI_HABILITAR_NUMERO_PROCESSO_INFORMADO e depois alterar para a opção 2. Sendo assim, ao gerar um processo o SEI exibirá o campo para digitação do número e da data de autuação como na imagem abaixo.

0 - desabilitado

1 - habilitado somente para unidades de protocolo

2 - habilitado para todos os usuários

Tabela de Parâmetros SIP

As configurações da tabela de parâmetros podem ser realizadas através do menu Infra/Parâmetros (o usuário deve ser administrador do sistema SIP – menu Sistemas/Administradores):

10. Desenvolvimento

10.1 Indexação

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12. Formulário de Ouvidoria

O SEI possui um formulário de ouvidoria padrão que pode ser acessado através do endereço:

O parâmetro id_orgao_acesso_externo indica em qual órgão será gerado o processo (verificar campo id_orgao da tabela orgao). Também é necessário configurar a chave HostWebServices/Ouvidoria do arquivo ConfiguracaoSEI.php com o endereço dos servidores habilitados para chamada do serviço.

No SEI é permitida apenas uma unidade de ouvidoria por órgão que pode ser configurada através do menu Administração/Unidades/Listar – ação Alterar Unidade – opção “Unidade de ouvidoria”. Os tipos de processo exibidos são aqueles marcados como de ouvidoria através do menu Administração/Tipos de Processo/Listar – ação Alterar Tipo de Processo – opção “Exclusivo da Ouvidoria”.

É possível criar outro formulário com a identidade visual da instituição pois os dados montados na página (Estado, Cidade e Tipo) bem como a geração do processo são realizados através de Web Services.