Manual do Usuário Externo

Este material apresenta os principais conceitos e funcionalidades do SEI-RJ para usuários externos, além de abordar as normas definidas para a utilização do sistema, no âmbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Este manual é a junção dos manuais de usuário externo e peticionamento eletrônico.

Para isso, sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

A Secretaria de Estado de Transformação Digital - SETD, por intermédio da Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (COOGSEI) , atua como o órgão central da gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a COOGSEI:

• Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Normatizar a utilização do SEI-RJ;
• Dirimir dúvidas do usuário.

Responsabilidades do usuário externo

O cadastro como Usuário Externo no SEI-RJ é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

É destinado à pessoa física que não seja servidora nem integre o Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro que participe de processos junto ao órgãos, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de peticionamento (iniciar processos e inserir documentos em processos existentes), visualização de processos com restrição de acesso aos quais foram concedido acesso externo ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão.

Para realizar peticionamento ou assinar documentos é necessário cadastro prévio e autorização da Unidade Gestora do SEI-RJ, mediante a apresentação de documentos.

Listaremos agora, algumas normas sobre a utilização do SEI-RJ já definidas no decreto Nº 48.209 de 19 de setembro de 2022.

Quanto à utilização do SEI-RJ:

1. O sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem.
2. A atualização dos seus dados cadastrais.
3. A conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares.
4. A confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente.
5. A conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro para qualquer tipo de conferência.
6. A verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente.

A Interface do SEI-RJ

Mesmo sem cadastro de usuário externo no sistema, é possível requerer acesso externo para visualização e acompanhamento de processos administrativos do SEI-RJ. Para isso, você deve entrar em contato com o setor responsável pelo processo e solicitar o acesso. Quando autorizado, é enviado um link de acesso para o e-mail informado no pedido. Será informado o tipo de acesso (integral ou parcial) e o prazo de validade. Ao clicar sobre o link, o usuário externo não cadastrado terá acesso direto ao processo, enquanto o usuário externo cadastrado deverá fazer login no sistema.

O sistema SEI é amplamente usado nos órgãos governamentais. Atente-se para o endereço do SEI acessado. O SEI-RJ engloba apenas os órgãos do Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

Cadastro de Usuário Externo

O cadastro de usuário externo é necessário para inclusão de documentos em processos e assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão por meio do SEI-RJ. O cadastro também pode ser requerido para acesso a processos categorizados como restritos ou sigilosos.

Passos para o cadastro

1. Acesse o ambiente Usuário Externo do SEI-RJ;
2. Clique na opção “Clique aqui para se cadastrar”;
   
3. Leia com atenção as orientações da tela seguinte.
4. Opte por continuar e preencha todos os campos da tela “Cadastro de Usuário Externo” com os seus dados pessoais (os obrigatórios estão em negrito).
   
5. Depois de realizado o cadastro online, onde serão registrados o seu e-mail e a senha de acesso, será enviado um e-mail com as instruções para ativação do seu cadastro, que consiste em encaminhar a documentação para o órgão que deseja ter contato.

O e-mail e a senha informados no formulário de cadastro serão utilizados para acessar o sistema e assinar documentos.

Lembre-se de que este é o seu cadastro de usuário externo. Não inclua informações da sua empresa ou da pessoa jurídica que você representa. Certifique-se de que o endereço de e-mail pessoal foi digitado corretamente e em letras minúsculas. Crie uma senha segura e não a compartilhe com outras pessoas.

Sugerimos que não sejam utilizados e-mails institucionais no cadastro.

Os documentos necessários são:

• Comprovante de Residência;
• RG e CPF ou passaporte, no caso de estrangeiros;
• Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido e assinado.

Aqui temos a lista de endereços dos órgãos aptos para receber a documentação. Os documentos podem ser entregues:

• Presencialmente: No caso de entrega presencial, o usuário precisa levar cópia dos documentos juntamente com o original, para que o servidor público possa autenticar a cópia. Em caso de entrega de documentação através de terceiros, as cópias devem ser autenticadas em cartório e o Termo assinado com reconhecimento de firma.
• Por correios: Neste caso, as cópias devem ser autenticadas em cartório e o Termo assinado com reconhecimento de firma.
• Eletronicamente: Neste caso, a documentação deverá ser enviada através do e-mail disponibilizado pelo órgão ou do Atende SEI-RJ. Temos duas opções para autenticação dos documentos:
  1. As cópias devem ser assinadas eletronicamente com certificado digital (ICP-Brasil ou através do Gov.BR).
  2. Caso não tenha certificado digital, envie folha de rosto (selfie) segurando o documento de identidade original, aberto (frente e verso), onde deverá aparecer a fotografia e o número do documento legível.

Documentos complementares podem ser solicitados para a efetivação do cadastro.

Obs: o usuário externo deve guardar os documentos originais pois podem ser futuramente solicitados.

Após a análise da documentação pela unidade gestora do SEI-RJ, você receberá um e-mail confirmando a conclusão da análise e confirmação do cadastro. Só após esse e-mail é que será possível realizar login no sistema.

Alteração de dados cadastrais

Para alterar os dados cadastrados no SEI-RJ é necessária a abertura de um chamado junto ao Atende SEI-RJ. Os pedidos devem vir acompanhados de Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido com os novos dados e assinado.

Em casos de alteração de nome ou endereço do usuário, é necessário o envio do comprovante atualizado.

Atenção: apenas o portador do CPF cadastrado no sistema pode solicitar alterações em seu cadastro!

Login e Recuperação de Senha

Tela de Login

Somente depois do cadastro liberado será possível realizar login na página de Acesso Externo do SEI-RJ.

Você receberá um e-mail quando o seu cadastro for liberado, antes disso, ao tentar efetuar o login, o SEI-RJ exibirá a seguinte mensagem:

Caso já tenha recebido o e-mail informando sua liberação, acesse o sistema usando o e-mail e a senha cadastrados anteriormente e clique em "Entrar".

Recuperar Senha de Acesso

Caso tenha esquecido a senha de acesso, SOMENTE SE O CADASTRO JÁ ESTIVER LIBERADO, será possível recuperá-la, para isso basta clicar na opção “Esqueci minha senha” na tela inicial:

A tela abaixo será exibida, digite o e-mail informado no momento do cadastro online para que uma nova senha seja gerada e enviada para o e-mail cadastrado. Atenção: lembre-se de verificar a caixa de spam de seu e-mail caso a nova senha não esteja em sua caixa de entrada.

Caso o e-mail digitado esteja de acordo com o cadastrado no SEI-RJ e já possua acesso liberado ao sistema, a seguinte mensagem irá aparecer na tela.

No corpo do e-mail recebido será informada a nova senha de acesso e o link para realizar o login no sistema.

Copie e cole a senha recebida, para evitar erros de digitação.

Alterar senha

Acesse o link informado no e-mail, efetue o login com a senha gerada pelo sistema e realize a alteração da senha.

Para alterar a senha, acesse no menu lateral a opção "Alterar senha" e siga os passos abaixo:

Após preencher os campos e clicar em "Salvar", caso não haja erros de digitação, a seguinte mensagem irá aparecer, confirmando a alteração.

Controle de Acessos Externos

Após realizar o login no ambiente de usuário externo do SEI-RJ, você será direcionado para a tela "Controle de Acessos Externos". É nesta tela onde serão exibidos todos os processos que estão disponíveis para consulta ou interação com seu usuário externo.

No menu lateral são exibidas as funcionalidades disponíveis para usuários externos do SEI-RJ, são elas:

1. Controle de Acessos Externos: Retorna para a tela inicial do usuário logado;
2. Alterar Senha: Permite que o usuário altere a senha, conforme explicado aqui;
3. Pesquisa Pública: Recurso que permite que o usuário realize pesquisa de processos e documentos no âmbito do SEI-RJ, maiores detalhes abaixo;
4. Peticionamento: Funcionalidade que permite que usuários criem processos ou insiram documentos em processos existentes no SEI-RJ. Cada tipo de peticionamento será melhor detalhado a seguir;
5. Recibos Eletrônicos de Protocolo: Permite consultar o recibo de todos os peticionamentos realizados pelo usuário no SEI-RJ;
6. Intimações Eletrônicas: Permite consultar as intimações geradas para seu usuário no SEI-RJ, indicando o tipo de intimação e o prazo das mesmas.

Na tela “Controle de Acessos Externos” estarão listados os processos liberados para acesso externo, assinatura de documentos e/ou inclusão de documentos.

A mensagem "Nenhum registro encontrado" indica que, até o momento, não foi disponibilizado processo nem realizado peticionamento para seu usuário até o momento.

Os documentos liberados para assinatura são sinalizados com o ícone na coluna ações. Os processos com permissão para inclusão de documentos são sinalizados com o ícone na coluna ações.

Clique em “Ver expirados” para consultar os processos onde o prazo de disponibilização está vencido, e em “Ver válidos” para retornar à tela anterior.

Os processos e documentos disponíveis para visualização são sinalizados pela numeração em azul. Clique sobre o número azul para acessar o conteúdo.

O botão permite ocultar ou mostrar o menu lateral do sistema. Utilize o botão para sair do sistema com segurança.

Acesso Externo aos Processos

Quando é concedido Acesso Externo aos processos?

1) O acesso será concedido ao longo do trâmite do processo aos interessados, mediante a ação de um usuário interno. Ou seja, caso o usuário externo tenha realizado um peticionamento, no momento da decisão exarada pela autoridade competente, o mesmo receberá um e-mail para ciência da decisão.

2) Mediante pedido de vistas nos casos de processos restritos e que, por isso, não sejam acessíveis na “Pesquisa Pública” do SEI-RJ. Nestes casos, o usuário externo deve entrar em contato com a unidade responsável pelo processo para que estes providenciem a liberação do acesso.

A liberação do processo só pode ser feita pelo setor que está de posse do processo ou por onde o processo já tenha passado. A Equipe SEI-RJ não realiza liberação de acesso a processos de outros órgãos/setores.

Existem no SEI-RJ duas formas de acesso externo ao processo, Integral ou Parcial, e a disponibilização é realizada sempre por um período limitado de tempo. Para ter um processo disponibilizado não é necessário ter cadastro como usuário externo do SEI-RJ, mas para demais interações com o processo, como inserir documentos ou realizar peticionamento intercorrente, sim.

Caso não tenha cadastro como usuário externo do SEI-RJ, será encaminhado para seu e-mail o link de acesso ao processo.

Quando é concedido acesso a um processo, os documentos disponibilizados ficarão acessíveis e marcados pelo link em azul. É possível confirmar qual o tipo de liberação feita no topo da tela de consulta ao processo.

Acesso com permissão de inclusão de documento

Uma novidade trazida pela versão 4.0 do SEI-RJ é a possibilidade do usuário interno solicitar a inclusão de documentos ao disponibilizar um processo para o usuário externo. Quando houver uma disponibilização deste tipo, o processo aparecerá na tela Controle de Acessos Externos com o ícone na coluna ações.

Ao clicar no ícone da seta, é aberta a tela Inclusão de Documento para selecionar o tipo de documento que deseja inserir no processo. A lista mostrará os tipos que estão disponíveis para o seu usuário inserir neste processo.

Após selecionar o tipo de documento que deseja inserir no processo, clique em "Escolher Arquivo..." e o explorador de arquivos de seu computador/dispositivo será aberto para que possa selecionar o arquivo que deseja anexar ao processo.

O sistema irá carregar o arquivo escolhido e, ao final do carregamento, o nome do arquivo inserido será mostrado na tela. Agora, basta clicar em Salvar para concluir.

Ao finalizar a inclusão de documento no processo, o sistema mostrará uma confirmação no topo da tela, informando o Número SEI do documento inserido.

Assinatura Externa

Para assinar documentos como usuário externo no SEI-RJ você deve antes ter realizado seu cadastro e estar liberado para acessar o ambiente de usuário externo do SEI-RJ. Só então, a área responsável pela criação do documento poderá liberá-lo para ser assinado pelo usuário externo.

Um aviso de que o documento está disponível para a sua assinatura será enviado para o e-mail utilizado em seu cadastro, mas é importante checar periodicamente os processos e documentos disponíveis dentro do SEI-RJ.

Na tela Controle de Acessos Externos, observe que são listados os processos com Acesso Externo concedido ao Usuário Externo e a coluna “Ações” exibe os botões de funcionalidades específicas. O ícone indica que há um documento para ser assinado. Para consultar o conteúdo do documento antes de assiná-lo, basta clicar sobre o número em azul apresentado na coluna “Documento para assinatura”.

Ao clicar no ícone da caneta, é aberta a janela “Assinatura de Documento”, onde será necessário inserir a senha para confirmar a assinatura do documento. Caso não venha preenchido o campo "Cargo/Função", selecione a opção "Usuário Externo" e depois digite sua senha e clique em “Assinar”.

Intimação Eletrônica

A funcionalidade de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras comunicações necessárias. Quando uma intimação for direcionada a um usuário externo, este receberá em seu e-mail cadastrado uma notificação para verificar esta intimação.

Mesmo que o usuário não verifique este e-mail, se faz necessário o acesso ao módulo do usuário externo periodicamente para a verificação se existe ou não intimações a receber.

Consultar Intimação

As intimações são exibidas na tela de controle de processos do módulo:

Para acessar o processo e consultar a intimação, clique no ícone . A tela abaixo será exibida:

Clique no cadeado para consultar a intimação e liberar o acesso ao documento. O sistema abrirá uma tela, onde o usuário deverá confirmar à consulta a intimação. Após essa confirmação, novos ícones ficarão disponíveis por meio da coluna ações.

O ícone permite o acesso ao documento da intimação.

O ícone permite o acesso a Certidão de Intimação, gerada no momento da confirmação a consulta.

O ícone da carta com uma seta azul permite a realização de peticionamento intercorrente para resposta a uma intimação.

Os termos "Intimação cumprida" e "Intimação respondida" correspondem a situações diferentes. Uma intimação só será respondida após a efetivação do Peticionamento de Resposta à Intimação.

O ícone "Responder Intimação Eletrônica" só ficará disponível durante o prazo de resposta da intimação, máximo de 30 dias.

Também é possível consultar todas as intimações geradas para seu usuário externo clicando em "Intimações Eletrônicas" no menu lateral. As intimações serão exibidas da seguinte forma:

Responder a Intimação

As respostas às intimações são realizadas por meio de peticionamento. Ao clicar no ícone , a tela abaixo é exibida:

O campo Tipo de Resposta lista as respostas possíveis para a intimação caso ainda esteja no prazo. Caso essa opção não esteja disponível, utilize a opção de Peticionamento Intercorrente no menu principal. Para saber como realizar peticionamentos eletrônicos, clique aqui.

Para prosseguir com a resposta a intimação, selecione o tipo de resposta desejado. Com isso, o painel documentos será exibido para inclusão da petição.

Para inserir os documentos de resposta, basta seguir os passos descritos acima.

Após concluir o peticionamento, o andamento do processo será atualizado e o ícone permitirá a consulta do recibo do peticionamento de resposta realizado.

Pesquisa Pública

O Módulo de Pesquisa Pública do SEI possibilita o acesso ao andamento dos processos administrativos e documentos produzidos no âmbito do SEI-RJ, que tenham o seu nível de acesso público ou restrito. Possibilitando, assim, mais transparência para o cidadão e órgãos externos, que agora poderão acompanhar a tramitação dos processos presentes na base de dados do SEI-RJ. Este módulo permite também que documentos públicos inseridos em processos públicos possam ser visualizados por qualquer pessoa, sem necessidade de cadastro.

A Pesquisa Pública do SEI-RJ está disponível neste endereço.

A forma mais fácil de se encontrar um processo ou documento é através do número SEI.

Pesquisar Processos

Após a petição ter sido criada e o recibo eletrônico emitido, os processos podem ser consultados de duas maneiras:

1. Diretamente através do link clicando aqui; ou
2. Login como Usuário Externo, menu principal, opção Pesquisa Pública:

A tela Pesquisa Pública será exibida. Entre com as informações referentes ao processo desejado, preferencialmente informando seu número SEI no campo "Nº Processo/Documento". Caso não tenha sucesso na busca através da numeração, tente realizar a pesquisa pelo campo "Interessado/Remetente".

1. Informe o número do processo ou documento que deseja consultar;
2. Insira o código de validação. Atenção para a diferença entre letras maiúsculas e minúsculas;
3. Clique em Pesquisar.

O resultado da pesquisa será exibido. Para visualizá-lo clique no número do processo, que estará destacado em azul.

Você será direcionado para a tela com as informações gerais do processo, seus documentos e os andamentos/movimentações do processo.

O primeiro bloco de informações, chamado Autuação traz as informações gerais do processo, como data de registro, tipo processual e os interessados do processo, se houver.

Logo abaixo, virá a Lista de Protocolos, que mostra todos os documentos vinculados ao processo. Apenas documentos públicos inseridos em processos públicos ficarão disponíveis para consulta de seu conteúdo.

Por fim, a Lista de Andamentos traz as informações sobre a tramitação e interação com usuários externos realizada no processo.

Os documentos restritos não estarão disponíveis para visualização na Pesquisa Pública.

Acesso Externo aos Processos

O acesso a documentos públicos de um processo público pode ser realizado livremente, sem necessidade de cadastro como usuário externo, conforme explicado aqui.

Quando existir documentos restritos no processo, não sendo acessíveis na Pesquisa Pública do SEI, ou quando o usuário externo necessita acompanhar o andamento do processo do qual é interessado ou procurador legal, bem como assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros documentos relativos ao Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, é possivel que seja dado vistas ao processo. Para maiores informações sobre como disponibilizar esse acesso,clique aqui.