***Em construção***

1. Do Manual

O manual de arquivamento do SEI/RJ tem o objetivo de esclarecer a funcionalidade de localizadores, onde será possível identificar a destinação das vias físicas dos documentos externos inseridos no sistema.

2. Arquivamento

Após o cadastramento do documento externo no SEI!RJ, unidades de arquivamento poderão criar localizadores no sistema para identificar os locais de guarda das vias físicas. Para que seja possível utilizar a ferramenta de forma adequada, a unidade deve ser configurada como “Unidade de Arquivamento” e o(s) servidor(es) deve(m) possuir o perfil de “Arquivamento”. Como e quem poderá ter acesso ao perfil? Deve ser encaminhado Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI). A solicitação deve partir do responsável pelo setor de arquivamento do órgão e entidade ou seus superiores.

3. Criando localizadores no SEI pela primeira vez

Para a criação de caixas no SEI, o usuário deverá:

1. No menu principal na aba Localizadores >Tipos > escolher a opção “Novo”:

2. Na tela “Novo Tipo de Localizador”, preencha os campos “Siglas”, “Nome” e “Descrição” com os dados e clicar em “Salvar”:

(Por exemplo: A Sigla pode ser a sigla da unidade mais um identificador de um armário, COOGSEI/ARM-1 [Máximo de 20 caracteres]. O nome pode ser a localização do Armário. E a descrição é um campo de livre preenchimento, podendo descrever os documentos que são armazenados.)

3. No mesmo menu principal, na aba Localizador, escolher o botão “Novo”. A Tela de “Novo Localizador” será apresentada. No campo “Tipo” será apresentado para seleção os tipos criados na tela anterior. O campo “Identificação” é preenchido automaticamente com a sigla do tipo selecionado, permitindo o preenchimento do campo digito ao lado. O campo “Complemento” é de texto livre. O campo “Suporte” deve ser selecionado “Papel”. A localização permite selecionar dentre as unidades (SEI) de arquivamento do seu órgão. O campo “Estado” deve permanecer “Aberto”. Depois de preenchido todos os campos, clicar em “Salvar”: