Interagindo com Usuários Externos

Interface com Usuários Externos

No SEI-RJ, um Usuário Externo pode:

1. ter vistas vistas a processos e documentos do SEI-RJ classificados como restritos ou sigilosos;
2. assinar um documento que componha um processo administrativo, desde que previamente autorizado por um usuário interno (como exemplo, podemos citar a assinatura de um contrato administrativo por um fornecedor do Estado);
3. abrir processos, apresentando seu peticionamento;
4. insirir documentos em processos já existentes.

Gerenciar disponibilização de acesso Externo

O SEI-RJ permite que se conceda acesso integral ou parcial a um processo para alguém que figure como parte legitimamente interessada.

Tal operação se intitula "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo" e fica disponível quando se tem o processo selecionado.

Para isso, na Tela do Processo, clique no botão Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo . Em seguida o sistema irá abrir uma tela pedindo algumas informações.

É importante ressaltar que no campo Tipo, existem duas possibilidades de acesso para o usuário externo, onde:

• Acompanhamento integral do processo: Permite visualizar apenas a tramitação do processo;
• Disponibilização de documentos: Permite a visualização de documentos específicos, ou todos eles.

Ao selecionar a opção "Disponibilização de documentos", o sistema abrirá a tela Selecionar Protocolos para Acesso Externo, onde o usuário interno definirá quais documentos do processo serão disponibilizados para consulta do usuário externo.

Ao selecionar a opção "Permitir inclusão de documentos", o sistema disponibilizará o campo "Tipos de documentos liberados para a inclusão". Clique na lupa para selecionar qual tipo de documento pode ser incluído no processo.

Observação: Caso seu setor tenha a necessidade de disponibilizar um tipo de documento não apresentadas nas opções do sistema, peça para que o ponto focal do seu órgão entre em contato apresentando tal solicitação.

Assinatura por Usuário Externo

No SEI-RJ, também é possível dar permissão a um usuário externo para que este assine documentos no sistema. Por se tratar de uma operação mais crítica (assinatura) o usuário externo deve ter tido o seu cadastro aprovado pelo administrador ou outro usuário com esta competência dentro do SEI-RJ.

Verifique com o ponto focal do seu órgão quem pode liberar este acesso.

Para liberar assinatura para usuário cadastrado, é necessário selecionar o documento a ser assinado na árvore de documentos e selecionar o ícone na tela do documento.

O sistema abre a tela Gerenciar Assinaturas Externas.

Deverá ser selecionado e-mail da unidade disponível na barra de rolagem do campo específico. O campo “Liberar Assinatura Externa para” deverá ser preenchido com o e-mail do usuário externo previamente cadastrado. A opção com “Visualização Integral do Processo” somente deve ser marcada se o usuário externo estiver autorizado a acompanhar as atualizações e visualizar todos os documentos do processo cujo documento deva ser assinado por ele. Clicar em “Liberar”

Caso a opção "Permitir inclusão de documentos" seja marcada, o sistema abrirá uma janela para que se informe quais tipos de documentos podem ser inseridos. Clique na lupa para escolher os tipos de documentos.

O sistema exibe um quadro com a lista de liberações de assinatura externa.

O usuário externo receberá um e-mail contendo um link que dá acesso à página de login do SEI-RJ.

Observações:

1. A assinatura do documento não retira a permissão para visualização integral do processo;
2. O usuário poderá acompanhar o processo por meio de quadros com a relação de autuações, lista de documentos e lista de andamentos de maneira permanente;
3. O sistema habilita mais de uma assinatura em documentos enviados para assinatura por usuário externo;
4. A liberação de acesso externo ou de assinatura fica registrada no histórico do processo.

Módulo Intimação Eletrônica

O módulo de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras comunicações necessárias.

A intimação eletrônica é gerada a partir de tipos de documentos internos específicos e assinados. O documento mais comum a ser objeto de intimações é o Ofício.

Para gerar uma intimação, inclua um ofício, edite seu conteúdo e assine o documento: Com o documento selecionado, clique no ícone Gerar Intimação Eletrônica: Lembre-se: o documento deve estar assinado.